Curso de automatización de procesos con Power Automate

Cada vez son más las personas que realizan toda su jornada laboral delante de un ordenador,  probablemente realizando en muchos casos las mismas tareas repetitivas un día tras otro. Pues bien, ¿y si te dijéramos que Microsoft nos proporciona una fantástica herramienta para automatizar todo este trabajo? ¿Y si, además, le sumamos que esta herramienta está incluida en nuestra licencia de Microsoft 365? Pues si todavía no sabes de qué estamos hablando, te presentamos a Power Automate.

Power Automate nos permite crear flujos automatizados para que realicen tareas de forma automática y desatendida. Estos flujos se pueden ejecutar de forma automática cuando se produce un evento determinado, por ejemplo, la recepción de un email, se pueden ejecutar de forma periódica en un día y hora determinados, o también, podemos forzar la ejecución del mismo de forma manual, por ejemplo, desde nuestro dispositivo móvil.

Además, gracias a la gran cantidad de conectores de los que disponemos, podremos integrarnos con multitud de servicios en la nube (tanto de Microsoft como de terceros), como pueden ser Teams, OneDrive, Outlook, Google o Twitter, pero también con servicios locales (on-premise), como SQL o incluso, con cualquier aplicación de nuestro escritorio, haciendo uso de flujos con RPA (Robotic Processing Automation).

Todo lo que te hemos contado está muy bien, pero igual te estás preguntando, ¿debo tener conocimientos técnicos o ser programador para poder utilizar Power Automate? Y la respuesta es no, ya que el diseñador de flujos está pensado para trabajar con la funcionalidad drag & drop (arrastrar y soltar), y con todo tipo de asistentes y ayudas para el usuario.

Además, tenemos a nuestra disposición una gran lista de plantillas que nos permiten automatizar tareas de escenarios de negocio muy recurrentes, que seguramente suceden en cualquier empresa, y evidentemente, nos permitirán ahorrar mucho tiempo.

No obstante, como sucede con cualquier herramienta, sí que es necesario tener una buena base para poder sacarle el máximo partido, por eso hoy te queremos presentar nuestro curso de Power Automate.

Como ya hemos comentado, no es necesario tener conocimientos técnicos para utilizar Power Automate, por lo que este curso, puede ser realizado por cualquier tipo de perfil, ya sea técnico o de negocio. El objetivo de este curso está muy claro, y no es otro que dotar a los usuarios de los conocimientos necesarios para poder automatizar sus tareas y aumentar de esta forma su productividad.

Al igual que todos nuestros cursos, ponemos mucho el foco en la parte práctica, donde realizaremos laboratorios y reproduciremos escenarios de negocio reales para que incluso puedan aprovecharse después de la formación. La formación se realiza de forma online con grupos reducidos, lo que permite una mayor interacción con el formador y en sesiones de máximo 3 horas para que los asistentes puedan asimilar correctamente todos los conocimientos y compaginar el curso con su jornada laboral.

Si tienes cualquier duda sobre el curso, o prefieres que lo adaptemos a tus necesidades, no dudes en contactar con nosotros.

Realiza ventas más cercanas con Microsoft Relationship Sales

La llegada de las redes sociales ha revolucionado la forma de contactarnos y comunicarnos diariamente. Como no podía ser de otra manera, esta tendencia se ha trasladado también al mundo de los negocios, siendo LinkedIn la red social por excelencia en este ámbito.

Hoy en día, la mayoría de las empresas y los profesionales apuestan por tener presencia en esta red social, ya que constituye una fuente de fácil acceso a nivel de contactos, relaciones profesionales, búsqueda de empleo y por supuesto ventas.

Muchos equipos de venta nos han preguntado si sería posible disponer de toda esta información que se genera en LinkedIn en el CRM.  Si tú también te lo preguntas, estás de suerte, ya que es justamente lo que nos ofrece Microsoft Relationship Sales.

¿Qué es Microsoft Relationship Sales?

Microsoft Relationship Sales es una solución que combina Dynamics 365 Sales y LinkedIn Sales Navigator, ofreciendo a los comerciales toda la información que necesitan para establecer una relación más personal con sus clientes y contactos.

Gracias a la integración entre Dynamics 365 Sales y LinkedIn Sales Navigator, tu equipo comercial tendrá en el CRM de toda la información y actualizaciones que se genere en LinkedIn de tus clientes potenciales, cuentas y contactos.

Además, las interacciones realizadas directamente en LinkedIn se verán reflejadas en el timeline de los contactos de Dynamics 365 gracias a la sincronización diaria entre ambas aplicaciones. De esta manera, tendremos una visión unificada de todas las comunicaciones que se realizan día a día con nuestros contactos.

La sincronización de ambos sistemas permite que Dynamics 365 disponga de mayor cantidad de datos referentes a las necesidades de nuestros clientes y clientes potenciales, por tanto, tendremos la capacidad de optimizar nuestro proceso de venta para adaptarlo y tener en cuenta las necesidades que queremos cubrir. Si disponemos de más datos referenciados, el seguimiento de relaciones se podrá realizar a través del sistema de scoring que nos proporciona Microsoft Sales Relationship. Un sistema de puntuación basado en las indicaciones proporcionadas por Dynamics 365 y Microsoft 365.

Por último, Microsoft Sales Relationship te ayuda a conocer mejor a tus contactos, identificando aquellas personas con poder de decisión en las organizaciones, facilitando la búsqueda de compañeros en común que puedan presentarte o bien detectando intereses o necesidades que puedan ayudarte a romper el hielo con propuestas personalizadas.

Licenciamiento

Microsoft Relationship Sales tiene un precio de 121,76€ al mes por usuario, siendo obligatoria la suscripción de al menos 10 usuarios. Sin embargo, hay que tener en cuenta que, comparado con el precio unitario de sus dos componentes, Dynamics 365 Sales Enterprise (80,10€/mes/usuario) y LinkedIn Sales Navigator Teams (111€/mes/usuario), resulta en un ahorro significativo en la suscripción mensual.

Conclusión

En resumen, gracias a Microsoft Relationship Sales tendremos la capacidad de mejorar las interacciones con nuestros clientes, contar con más medios e información para forjar nuevas relaciones, optimizar nuestro proceso de venta teniendo en cuenta las necesidades e intereses del cliente y en definitiva mejorar la productividad y las ventas de nuestro departamento comercial.

Organiza eventos online con Microsoft Teams Live Events

Una de las primeras consecuencias de la pandemia del Covid-19 fue la cancelación o aplazamiento de la mayoría de eventos, congresos y ferias presenciales, dando inicio a un boom de webinars y otros eventos online que llegaron incluso a saturar nuestras agendas.

Seis meses después seguimos viendo con incertidumbre la viabilidad de organizar actividades presenciales, y muchas de las organizaciones que habían aplazado sus eventos ya han anunciado que finalmente los harán de forma virtual o híbrida.

Delante de esta situación, en este post os queremos explicar como podéis organizar vuestros eventos online de una forma muy sencilla con Microsoft Teams Live Events, la funcionalidad de Microsoft Teams incluida en la licencia de Microsoft 365 Basic y superiores.

Cuando utilizar MS Teams Meeting o MS Teams Live Events 

Microsoft Teams es una magnífica herramienta para organizar reuniones, llamadas o eventos entre personas de dentro y fuera de la organización, con funcionalidades como compartir pantalla, videocámara o incluso interactuar en un lienzo o pizarra compartida gracias a la integración con Whiteboard.

Sin embargo, en un evento donde la comunicación es más unidireccional hacia un número masivo de asistentes, como puede ser la presentación de un producto o una master class, es cuando MS Teams Live Events entra en juego.

En primer lugar, nos permite hospedar eventos de hasta 10.000 usuarios (versus los 250 recomendados como máximo de MS Teams), compartiendo contenido de pantalla y/o video en tiempo casi real (hay tan solo entre 10 y 20 segundos de delay entre el presentador y los asistentes).

En segundo lugar, se pueden definir diferentes roles para asignar las diferentes tareas y permisos:

  • Organizador. Programa el evento y administra los permisos de los asistentes.
  • Productor. Controla el streaming para garantizar la calidad de la visualización.
  • Moderador. Presenta el audio, vídeo o pantalla o modera una sección de preguntas y respuestas.
  • Asistente. Miembro de la audiencia que puede participar en la sesión de preguntas y respuestas.

Y por último, es posible obtener el informe de asistencia, las preguntas y respuestas, el informe de uso y la grabación de la sesión.

 

Creando un Evento en directo

La creación de un evento en directo es tan sencilla como crear una reunión.

En la pestaña de programación visualizamos las opciones principales, donde además del productor, por defecto quien crea la reunión, podemos añadir moderadores para que nos asistan en gestionar las sesiones de Q&A (preguntas y respuestas) y controlar el flujo de asistentes del evento. Si lo deseamos, añadiremos la ubicación si la emisión va a realizarse desde alguna ubicación pública que pueda recibir asistentes, la planificación y duración del evento, que en el caso de Live Events puede ser de hasta un máximo de 16 horas, y el cuerpo del mensaje de invitación.

En la siguiente pantalla, decidiremos la audiencia del evento, que podrá ser de un grupo de usuarios internos especifico, disponible para toda la organización del productor, o bien público.

Además, podremos parametrizar algunas opciones adicionales, como el hecho de que la grabación del evento quede disponible para los asistentes, que se genere un informe de asistencia, y opcionalmente si deseamos generar una sección de Q&A para que los asistentes puedan plantear preguntas, y los moderadores responderlas.

Una vez programado el evento, se nos muestra el resumen desde donde podemos visualizar el contenido programado, organizadores de la sesión y lógicamente el enlace para publicarlo para los asistentes a través del canal que estimemos oportuno.

Gestión del evento y contenido

Una vez unidos al evento se nos muestra el panel de presentación desde donde podemos gestionar el contenido. En la parte inferior de la pantalla, vemos las fuentes de contenido disponibles para agregar, por defecto solo vemos la cámara. Para añadir contenido adicional presionamos sobre el botón compartir.

Esto nos presenta un panel, en el que en la parte de la izquierda visualizamos los monitores del sistema y en la derecha las aplicaciones. Podemos seleccionar una o varias fuentes, para preseleccionarlas para transmisión.

Una vez seleccionada la fuente que vayamos a compartir, se ubicará en la ventana de la izquierda. Validaremos lo que queremos que vean los asistentes y presionaremos “Enviar en directo”. En ese punto la fuente se mostrará en la pantalla de la derecha, con el “delay” que corresponda, pero aún no estaremos emitiendo. Nos quedará únicamente, presionar el botón “Inicio” para empezar la emisión en directo.

Es importante tener en cuenta que, independientemente de que hayamos seleccionado la fuente de video o no, el micrófono transmitirá el audio a menos que tengamos el micro cerrado, o bien hayamos seleccionado emitir el sonido de la fuente alternativa.

El resto de las opciones como control de asistentes, configuración de Audio y video, o el cierre o finalización de la sesión los visualizamos en la parte superior derecha de la pantalla, similar a las reuniones estándar de Microsoft Teams.

Resumen

Tal y como hemos visto, Microsoft Teams Live Events es una herramienta de organización y producción de eventos online potente, robusta e incluida en la licencia de Microsoft 365 sin ningún coste adicional.

Si estás pensando en organizar un evento online tanto privado como público, desde CrossPoint podemos ayudarte en la organización y administración del mismo, para que puedas centrarte en ofrecer el mejor contenido posible.

Automatiza tus procesos con Microsoft 365 y Power Automate

Nuestro día a día se compone de multitud de tareas en las que, en ocasiones, debemos interactuar con diferentes departamentos. A menudo estos procesos pueden requerir de varios niveles de aprobación o interacción, lo que en muchas organizaciones se traduce en conversaciones telefónicas, escritura de emails, mensajes por Microsot Teams… en definitiva, tiempo, interrupciones de nuestro trabajo y la posibilidad de que en algún punto se rompa la cadena y el proceso se interrumpa, incurriendo por tanto en ineficiencias.

En este post vamos a explicar  la lógica detrás de un flujo de aprobación de PowerApps mediante el cual un empleado (nuestro compañero imaginario Alex Wilber) realizará una petición de autorización de viaje a través de un formulario de Microsoft 365 Forms, como este llegará a su manager (Adele Vance ) automáticamente para que apruebe o deniegue la petición , y en caso de que la apruebe, se envíe al departamento de compras para su tramitación administrativa.

Para hacerlo necesitaremos:

  • Definir la jerarquía en Azure AD
  • Un formulario de Microsoft Forms
  • Un flujo de aprobación de Power Automate

Por cierto, todo lo que necesitamos está incluido sin coste adicional con cualquier licencia de Office 365.

¡Empecemos!

Definición de la jerarquía en Office 365 – Azure AD

La jerarquía de Office 365, es parte de los metadatos de usuario de la plataforma. Esto nos permite en esta ocasión automatizar el envío de formularios al aprobador adecuado (el mánager del usuario), pero en realidad podemos automatizar cualquier acción: peticiones de ausencias, aprobación de un documento o proceso, realizar determinada acción si un usuario no inicia sesión antes de una hora definida, etc.

Para este ejemplo es preciso comprobar si el usuario Alex tiene informado este parámetro.

Para hacerlo,  nos dirigimos al portal de Azure y accedemos al portal de administración de Azure AD

Vamos a la pestaña usuarios y seleccionamos el usuario que queramos comprobar.

Una vez en el perfil de Alex verificamos que efectivamente Adele es la responsable de Alex, y por lo tanto podríamos seguir con el proceso. La traducción que hace la plataforma de responsable es “administrador”, lo que sería una traducción literal de “manager”. Quizá no lo más acertado, pero en cualquier caso quedaros con ello porque se sigue haciendo referencia a ello durante el proceso.

En caso de que no estuviese informado, un administrador del sistema puede rellenar esta información a través del botón Editar; si bien lo deseable es que se completen los metadatos a la incorporación de cada usuario, o durante la migración en caso de que hubiésemos llegado a Office 365 desde otra plataforma.

Diseño y envío del formulario

El Proceso de diseño del formulario es tan sencillo como crear un documento en Word o correo electrónico. Nos dirigimos al portal de Office 365 , y seleccionamos la aplicación Forms (si no nos aparece presionamos «Más aplicaciones»).

Una vez dentro de la aplicación, presionamos Nuevo formulario y creamos el formulario según nuestras preferencias y necesidades.

Cuando finalicemos con el diseño, lo publicaremos obteniendo en enlace, pulsando sobre el botón “Compartir” que visualizaremos en la parte superior derecha de la pantalla.

Este enlace, podemos publicarlo en la intranet, compartirlo por correo electrónico o en general cualquier método para que nuestros usuarios puedan acceder completar las respuestas.

Creación del flujo de automatización

Llegamos a la parte más interesante que es la automatización del proceso. Para hacerlo haremos uso de Power Automate (antiguamente Flow).

A través del portal de Office 365, nos dirigiremos en esta ocasión a la app Power Automate, y presionaremos en «Crear».

 

En la siguiente pantalla, podemos elegir el tipo de flujo que nos interese, entre un flujo totalmente en blanco para hacer un diseño a medida, flujo de ejecución a petición, programado diariamente, entre otros.

Mi recomendación es empezar por alguna de las plantillas para empezar a entender el funcionamiento del sistema, y adaptarla para nuestras necesidades.

Veamos a continuación las diferentes partes del flujo ya completado, comentando los aspectos más interesantes.

En el primer paso, el desencadenador, es decir el elemento que provoca que se arranque el proceso. En este caso seleccionamos como desencadenador “Cuando se crea una respuesta a un formulario”, seleccionando el formulario en cuestión desde el desplegable. Si nuestro formulario no aparece en el desplegable, podemos pegar su enlace.

A continuación, obtenemos las respuestas desde el formulario para su proceso dentro de la lógica de trabajo. Acto seguido, obtenemos el nombre del “administrador” o el mánager / responsable de la persona que ha mandado el formulario (responder’s email) y empezamos con la lógica de proceso. Los metadatos que podemos incluir en cada paso vienen definidos por los métodos que hemos usado durante el flujo.

Podemos personalizar totalmente la lógica y el condicionado desde el tipo de aprobación (aprueba el primero que lo recibe, aprueban varios, aprobación en cadena), a quien se asigna la petición, título de la petición de aprobación que recibirá el mánager, y los detalles de la respuesta que acabamos en enviar, que podemos cumplimentar con los campos dinámicos disponibles.

Finalmente, nos centramos en la lógica de resolución:

Vemos que en caso de que se apruebe se envía un correo electrónico a compras, con el peticionario en copia (esto se especifica en las opciones avanzadas), con todos los detalles de la petición para su tramitación. En caso negativo notificamos al usuario para que revise los comentarios de la denegación para corregirlo. Utilizamos el contenido dinámico, para adaptar los correos con los metadatos del formulario que queramos.

En este caso hemos terminado el flujo en un correo, pero bien podría terminarse en que se realizara una entrada en una lista de SharePoint, que, a su vez, estuviese conectada un flujo que automatizara una notificación a un tercero, o cualquier otra acción. Las posibilidades son infinitas.

Look & Feel

Vamos a ver finalmente que verían los implicados en el proceso:

  • La persona que rellena el formulario, al que accedería a través del enlace, publicado en su intranet:

  • El aprobador puede recibir la petición a través de un mensaje de correo electrónico, en un canal de Microsoft Teams, o en la propia aplicación de Flow. Desde todos ellos podrá interactuar directamente para aprobarla o denegarla.

  • El peticionario y el departamento de compras una vez aprobada o denegada la solicitud por el mánager. Aquí podríamos trabajar el aspecto gráfico, o el contenido que queramos que el destinatario final visualice o incluso el enlace a la respuesta del formulario.

Resumen

Tal y como hemos visto, Microsoft 365 no es solo un ecosistema de ofimática y gestión documental en la nube,  sino toda una plataforma de productividad que, combinado con Power Automate, nos brinda capacidades de automatización de procesos e integración de aplicaciones desde cualquier origen, hacia cualquier destino.

Bienvenido Microsoft Dataflex, te estábamos esperando

Ayer, Microsoft aprovechó el evento anual de partners Microsoft Inspire para publicar lo que sin duda será una de las grandes novedades del año, Microsoft Dataflex. Además, también se anunció el cambio de nombre de Common Data Service (CDS) a Microsoft Dataflex Pro.

En este artículo os vamos a explicar qué es Dataflex y por qué puede ser una gran mejora en la funcionalidad de los usuarios de Microsoft 365 (antiguo Office 365).

Crea apps y chatbots directamente en Microsoft Teams

Microsoft Dataflex es una base de datos para aplicaciones low-code que permite crear Power Apps embebidas directamente en Teams, a la vez que gestionas su gobernanza y seguridad de los datos. Además, también es posible implementar chatbots  con los Power Virtual Agents para mejorar los canales de comunicación.

Por lo tanto, Dataflex va a permitir que cualquier organización con Microsoft 365 pueda crear aplicaciones y chatbots personalizados para poder cubrir las diferentes necesidades y escenarios de negocio, integrando lo mejor de Teams y la Power Platform.

Licenciamiento

Hasta ahora, si querías desarrollar Power Apps dentro de la licencia de Microsoft 365, uno de los recursos habituales era utilizar listas de SharePoint como origen de datos. Sin embargo, SharePoint no es una base de datos como tal, lo cual implicaba una serie de limitaciones como no tener datos relacionados, índices, etc.

Dataflex en cambio sí está incluido dentro de la licencia de Microsoft 365, por lo que por el mismo precio de suscripción que pagamos para disponer de todas las funcionalidades de M365, ahora también dispondremos de un base de datos para Teams.

En aquellos escenarios dónde la aplicación requiera conectarse con otros orígenes de datos, por ejemplo Dynamics 365, será necesario Dataflex Pro, que como comentábamos al inicio, es el nuevo nombre del antiguo CDS.

Siguientes pasos

Sin duda Dataflex es una gran oportunidad para aquellas organizaciones que quieran dar un paso más en su transformación digital, empoderando a sus equipos y usuarios a acceder a sus datos de una forma ágil, segura y totalmente adaptada a sus necesidades de negocio.

Si ya tienes o estás pensando en suscribirte a Microsoft 365, no desaproveches todo el potencial que ofrece este nuevo servicio para mejorar la productividad y competitividad de tu empresa.

Power App para el control de calidad en expediciones de AUSA

Con más de 60 años de experiencia en el sector industrial, AUSA es un fabricante global en diseño y fabricación de vehículos compactos para el movimiento de materiales y mantenimiento vial. Actualmente tienen una capacidad de producción de más de 10.000 vehículos anuales y presencia en 90 países de los 5 continentes con una red de 500 distribuidores.

Calidad como señal de identidad

Sin duda la calidad es una de principales ventajas competitivas de AUSA. A pesar del gran volumen de vehículos fabricados, cada uno de ellos es minuciosamente revisado durante las diferentes fases de fabricación y entrega para poder garantizar la perfección.

Para ello, cuentan con un departamento de calidad experto y comprometido, además de unos procesos gestionados desde el módulo de calidad del ERP Dynamics AX 2012 y totalmente integrados con los módulos de ventas, compras, fabricación y proyectos.

Digitalización en la calidad de las expediciones de venta

A pesar de gestionar el back-office desde Dynamics AX, seguía habiendo algunos procesos que se realizaban de forma más manual y sin integración directa con el sistema, especialmente cuando estos procesos requerían de movilidad o se hacían fuera del espacio de oficinas.

Uno de los procesos pendientes de digitalizar era el de las pruebas de calidad en la fase de expediciones de venta, dónde las máquinas son revisadas por última vez antes de ser enviadas al cliente. Este proceso se llevaba a cabo de forma totalmente analógica, apuntando las pruebas con papel y lápiz, registrándolas a posteriori en un Excel y finalmente guardando la documentación en una carpeta física.

Esta forma de trabajar no solo implicaba duplicar trabajo de entrada de datos, sino que comportaba un riesgo de pérdida de documentación y dificultaba la búsqueda de información.

Solución: Power Apps con Dynamics AX

Desde CrossPoint tuvimos claro que la solución escogida debía ser una Power Apps de tipo lienzo integrada con el back-office de Dynamics AX.

Por un lado, la facilidad de diseño de la Power App nos permitía hacer un proyecto muy lean, desarrollando un prototipo con poco esfuerzo que podíamos ir iterando con el feedback de AUSA de una forma muy ágil.

Por otro lado, y a pesar de no existir conector oficial con Dynamics AX 2012, pudimos desarrollar unos webservices que nos permitían tener comunicación en tiempo real entre la app y el ERP. Además, esta integración ya nos podría servir de cara a una posible migración a Dynamics 365 for Finance and Operations, minimizando los costes de futuros desarrollos.

Resultados

Gracias a a la implementación de la Power App de Expediciones de venta hemos conseguido:

  • Reducir el tiempo de entrada de las pruebas de calidad gracias a una interfase sencilla e intuitiva.
  • Evitar la duplicidad en la entrada de datos, unificándolos en el mismo entorno.
  • Facilitar la realización de las comprobaciones de calidad mediante instrucciones escritas e imágenes de referencia en la propia app.
  • Digitalización de la documentación, incluido la captura de imágenes desde la propia app, facilitando su posterior búsqueda y comunicación al cliente.
  • Total integración en tiempo real con el back office, Dynamics AX, logrando una comunicación fluida entre diferentes equipos.

Más allá de la app

Gracias al éxito de la implementación de la Power App, AUSA no solo ha seguido digitalizando otros procesos mediante nuevas apps, sino que ha adoptado otras soluciones de la plataforma como Power BI para analizar sus datos o Microsoft 365 para mejorar la productividad y trabajo en equipo.

Encuentra lo que necesitas con Microsoft Search

Microsoft 365, antes Office 365, no ha dejado de evolucionar y mejorar tanto en nuevos productos como funcionalidades en los ya casi 10 años que lleva entre nosotros.

Sin embargo, uno de los puntos con margen de mejora respecto a otras soluciones de la competencia era disponer de una herramienta de búsqueda centralizada, unificada y efectiva. En su lugar disponíamos de una serie de buscadores centrados en cada una de las aplicaciones, con tecnologías de búsqueda diversas y por lo general no demasiado efectivas.

En el escenario actual de transformación digital, dónde gradualmente tenemos más volumen de información y de diferentes fuentes, no es extraño saber que se estima que los usuarios dedican el 20% de su tiempo simplemente buscando la información que necesitan para hacer su trabajo.

Con el objetivo de cambiar la experiencia de búsqueda empresarial y aumentar la productividad , Microsoft puso sus esfuerzos en adaptar la potencia de búsqueda de su buscador Bing para integrarlo en la plataforma Microsoft 365, lanzando el servicio Microsoft Search que ya se ha desplegado de forma automática en la mayoría de tenants.

Como acceder a Microsoft Search

La forma más sencilla de acceder al buscador es dirigirse al panel principal de office.com. Ahí veremos un nuevo panel de búsqueda en la parte superior de la pantalla:

Desde ese panel podemos localizar cualquier tipo de contenido generado en Office 365 para el que tengamos permiso; equipos o chats de Teams, correo electrónico, sites de Sharepoint, etc.

Sorprende positivamente la efectividad y eficiencia de la búsqueda, siendo posible encontrar información de manera muy sencilla, y comprobando que la búsqueda no se limita al nombre de archivo sino también a su contenido.

 

También podemos buscar información de nuestros compañeros de trabajo, ver sus datos de contacto, últimos archivos en los que han trabajado, a quien reportan, quiénes son sus compañeros de equipo, a que grupos pertenecen, etc.

 

Accediendo a través de Bing

Otra forma de acceder es desde el navegador de internet Bing, iniciando sesión con nuestra cuenta corporativa.

Con esta experiencia, el buscador nos presentará primero, los resultados corporativos que aquí remarcamos en Azul, y a continuación y de forma bien diferenciada los resultados de internet para nuestra búsqueda.

Pulsando sobre el enlace correspondiente, nos ampliará los resultados de la búsqueda corporativa, con una experiencia similar a la obtenida en el panel de Microsoft 365.

Creación de marcadores personalizados

Una de las opciones interesantes de Microsoft Search, es que desde el centro de administración de Microsoft 365, podemos crear marcadores personalizados para que nuestros colaboradores encuentren de forma directa determinado contenido cuando hagan búsquedas a través de ciertas palabras o expresiones.

Por ejemplo, podemos crear un marcador que presente en primer lugar el formulario de petición de ausencias y vacaciones cuando alguien busque “como pedir vacaciones” o “petición de vacaciones”.

 

Conexión de servicios externos

Microsoft Search no se limita a la búsqueda del contenido de Microsoft 365. Si lo deseamos podemos conectar por ejemplo una BBDD de SQL Server, a través de los conectores diseñados específicamente a ese efecto y que interactúan con la plataforma a través de Microsoft Graph API.

Actualmente existen conectores, para Azure Data Lake, SQL Server, Sitios web corporativos, Servidores de Ficheros, entre muchos otros.

La peculiaridad de estas conexiones es que nos dan toda la flexibilidad para personalizar las consultas que se realizaran a dichos servicios y como se presentarán los resultados, pero atención, eso también nos hace responsables de afinar las consultas adecuadamente para que no se produzcan fugas de información.

Resumen

Microsoft Search es una herramienta imprescindible y largamente esperada por todos los usuarios de Microsoft 365. Nos permite encontrar e indexar nuestra información de forma sencilla y sin ningún esfuerzo, ya que se ha desplegado de forma automática para todos los clientes de la plataforma. Además nos da la flexibilidad para añadir fuentes de datos personalizadas, haciendo de Microsoft 365 un producto aún mejor y más completo.

Power Apps, ¿por dónde empezar?

En el último año las Power Apps se han convertido en una de las herramientas estrellas del ecosistema Microsoft. Para aquellos que aún no las conozcáis, Power Apps es el componente de la Power Platform que nos permite crear aplicaciones empresariales multiplataforma y responsive, sin apenas tener que «picar» código (el debate del low-code / no-code lo dejamos para otro post).

El continuo crecimiento tanto en funcionalidades como en adopción ha venido acompañado con la proliferación de documentación, recursos y una comunidad muy activa.

Como sabemos que los inicios en una nueva solución pueden ser abrumadores, hemos decidido hacer este artículo dónde vamos a proporcionar recursos y consejos para estar preparado antes de empezar a trabajar con la herramienta.

Documentación oficial

Uno de los principales recursos es sin duda la documentación oficial de Microsoft.  Además, en este caso está muy bien redactada y estructurada, por lo que sin duda, es un recurso que siempre debemos tener en cuenta como primera opción de consulta.

La documentación se divide en 4 bloques principales, en función del rol:

  • Usuario
  • Creador
  • Administrador
  • Programador

Tipos de aplicaciones

La elección del tipo de aplicación puede ser un aspecto clave para el éxito del proyecto. Estos son los factores principales que deben considerarse para tomar la mejor decisión:

  • Canvas: Aplicaciones donde el diseño, la usabilidad y la experiencia de usuario juegan un papel fundamental.
  • Model-driven: En este tipo de aplicaciones no podremos aplicar un diseño personalizado, pero sí que podremos crear flujos de negocio, validaciones empresariales y todo tipo de mecanismos que garantizarán la integridad de los datos.
  • Portal: El elemento diferencial de los portales es que permiten la autenticación de usuarios externos, permitiéndoles interactuar con datos de nuestra organización. Además, el acceso a los portales se realiza a través de una página web.

Normalmente se utilizan aplicaciones canvas o model-driven para procesos corporativos internos, mientras que los portales se suelen publicar para usuarios externos. Por otra parte, dentro de la organización, las tareas relacionadas con back-office suelen gestionarse con model-driven, mientras que las tareas de campo, operarios, comerciales, etc… suelen apoyarse en aplicaciones de tipo canvas.

Plantillas

Una de las mejores formas de familiarizarse con Power Apps es haciendo uso de plantillas. Estas nos inspirarán con sus diseños y, en algunos casos, incluso podremos aprovecharnos de funcionalidades preconstruidas como pueden ser: solicitudes de ausencias, gestión de casos, onboarding de empleados, entre otras.

Además, podremos modificar la plantilla para añadir funcionalidades propias y adaptar el diseño acorde a nuestras necesidades.

Nos gustaría destacar especialmente la plantilla Power Apps Training, muy útil para el aprendizaje de Power Apps.

Conectores

Otro de los puntos clave para sacarle partido a Power Apps es conocer bien los conectores con los que podemos trabajar, ya que nos permitirán integrar nuestra aplicación con otros sistemas, tanto propios del ecosistema de Microsoft como externos. Hoy en día existen mas de 300 conectores disponibles:

Algunos de los Conectores más populares son:

  • Common Data Service (CDS)
  • Dynamics 365
  • Sharepoint
  • Office 365
  • SQL
  • OneDrive

Evidentemente, es recomendable hacer uso de estos siempre que sea posible, pero si ninguno cumple con nuestras necesidades, en última instancia siempre podemos crear un conector personalizado a través de una API, que se comunique con cualquier sistema externo. Claro está que, en este escenario, el correcto funcionamiento del conector depende de nosotros, y no de Microsoft.

Controles

Si nos decantamos por el uso de una aplicación de tipo lienzo (canvas), es importante conocer los elementos con los que trabajaremos, así como algunas de sus propiedades más utilizadas. Los controles permiten a los usuarios interactuar de distintas formas con la aplicación, por lo que vale la pena invertir algún tiempo en practicar con ellos e identificar los escenarios donde mejor se adaptan:

Estos son algunos los controles más utilizados:

  • Etiquetas / Entradas de texto
  • Listas desplegables
  • Botones / Iconos
  • Selectores de fecha
  • Galerías

Especial mención para el control Galería, el cual se utiliza para mostrar información procedente de una lista o colección de datos. También se pueden utilizar para tal propósito las tablas o los formularios, pero no proporcionan el nivel de personalización de una galería.

Funciones

Además de los controles, las aplicaciones de tipo lienzo nos proporcionan una serie de fórmulas, que podremos utilizar y combinar para manipular datos, variables y colecciones. Estas fórmulas tienen una sintaxis muy parecida a Excel, por lo que el aprendizaje es relativamente sencillo para usuarios acostumbrados a trabajar con fórmulas de Excel.

Por ejemplo, dos de las funciones más utilizadas son sin duda Set y Collect, que nos permiten crear variables y colecciones, respectivamente.

Las variables y colecciones son dos elementos fundamentales en las aplicaciones de tipo canvas, ya que nos permiten almacenar temporalmente información en memoria, que no necesitamos guardar en ningún repositorio de datos.  Por ejemplo, podemos utilizar una variable con un valor booleano para que, dadas unas condiciones, nos indique si podemos hacer visibles unos determinados controles en la aplicación. Por otra parte, se podría utilizar una colección para cargar toda la información del usuario justo al iniciar la aplicación, y no tener que consultar el conector de Office365 constantemente.

Common Data Service (CDS)

No se puede, o no se debería empezar con Power Apps, sin antes conocer Common Data Service (de ahora en adelante CDS). CDS es el repositorio de datos integrado en la Power Platform, y lo utilizan aplicaciones de Dynamics cómo Sales, Customer Service o Marketing, entre otras.

CDS es una base de datos relacional formada por entidades (tablas) que a su vez están compuestas de campos, claves, vistas, formularios, reglas de negocio, dashboards y gráficos.

Pero CDS es mucho más que un simple repositorio de datos. Nos aporta una potente capa de seguridad que aplica a toda la Power Platform. Esto significa que, si un usuario solo tiene acceso a ciertas entidades, dicha restricción se aplicará automáticamente tanto en una Power App, un Flow de Power Automate y un informe de Power BI.

No obstante, que sea el repositorio de datos de la Power Platform, no significa que sea obligatorio utilizarlo en todas las aplicaciones, al menos en las aplicaciones de tipo lienzo, ya que, en las aplicaciones basadas en modelos o portales, todos los datos tienen que proceder directa o indirectamente de CDS. Decimos de forma indirecta, cuando nos referimos a que CDS actuará de intermediario entre el repositorio de datos original y las aplicaciones, replicando los datos originales en entidades.

Sin embargo, si nuestra aplicación de lienzo no tiene un repositorio de datos definido como por ejemplo SQL, CDS es sin lugar a duda una de las mejores opciones, ya que tendremos a nuestra disposición multitud de entidades procedentes del Common Data Model, que podemos reutilizar o modificar para adaptarlas a nuestras necesidades.

¿Te imaginas tener los datos de Dynamics 365 y todas tus aplicaciones centralizados en un único sitio? CDS lo hace posible.

Ejemplos

Como añadido a las plantillas, también tenemos la opción de consultar aplicaciones que han publicado usuarios de la comunidad y partners de Microsoft:

Formación

A parte de la documentación oficial de Microsoft, otro recurso muy interesante para formarse en Power Apps, y mucho más ameno e interactivo, es Microsoft Learn, en el que podremos encontrar rutas de aprendizaje especializadas en distintos aspectos de Power Apps.

Conclusión

Con la formación termina nuestra lista con los que consideramos los aspectos más importantes a tener en cuenta antes de empezar con Power Apps. De todas formas, como en cualquier proceso de aprendizaje, el mejor consejo que te podemos dar es que practiques lo aprendido todo lo que puedas, centrándote sobre todo en conseguir pequeños hitos, que poco a poco, irán formando una solución completa.

Esperamos que te haya resultado útil y que puedas empezar a hacer tus primeras aplicaciones en muy poco tiempo. Y recuerda, less code, more power 😉

Nuevos cursos de Microsoft 365

Tal y como ya se anunció a finales del pasado mes de marzo, el 21 de abril la marca Office 365 pasó a denominarse Microsoft 365. Este cambio incluirá nuevas aplicaciones y servicios a los planes vigentes sin añadir ningún coste adicional.

En nuestra opinión, Microsoft pretende dejar claro que la suscripción de Microsoft 365 va mucho más allá del tradicional Office. En otras palabras, la suite no solo te ayuda en tu productividad, sino que también te ofrece aplicaciones de colaboración y comunicación, acceso e integración total con la nube y seguridad de primer nivel.

Desde CrossPoint, seguimos apostando por la formación como la mejor forma de adoptar una herramienta y empoderar a los equipos, por lo que hemos decidido publicar dos nuevos cursos de Microsoft 365:

  • Gobernanza de Microsoft 365. Esta formación está enfocada a equipos de IT que quieran entender la arquitectura de M365, administrar el licenciamiento y conocer las principales características de gestión y securización de la plataforma.
  • Productividad y colaboración en Microsoft 365. En este curso veremos las principales herramientas de la plataforma enfocadas a la productividad y al trabajo en equipo con ejercicios prácticos que podamos aplicar en nuestro día a día.

Como siempre, si quieres más información de los cursos o quieres saber como podemos ayudarte a implantar Microsoft 365 en tu organización, puedes contactarnos a info@crosspoint365.com