Gamifica tus arranques de Dyn365FO

Gamifica tus arranques de Dyn365FO

Como bien sabemos, un proceso de arranque con cualquier aplicación es una etapa complicada tanto a nivel de empresa como a nivel personal de cada trabajador implicado en ello.

Sabiendo el impacto que tiene este estrés en la organización, ¿por qué no hacemos este proceso un poco más ameno? En este artículo te vamos a explicar como es posible gamificar tus arranques de Dyn365FO gracias a los Business Events y la Power Platform.

Gamifica tus tareas

Para hacer que los trabajadores se impliquen en un proceso de arranque, podemos incentivar a los usuarios a conseguir logros, como por ejemplo los que puedes conseguir jugando a videojuegos en PlayStation o Xbox.

Estos logros se ganarían realizando ciertas acciones empresariales dentro del ERP, como por ejemplo realizar tu primera factura. De esta forma recompensamos los avances que vayamos haciendo y celebramos cada hito alcanzado, motivando al equipo a seguir avanzando.

Podremos finalmente realizar un ranking de trabajadores, para que haya una guerra sana interna para ver quien consigue todos los logros en menos tiempo.

Desbloqueo de logros con Business Events

Los Business Events de Dynamics 365 Finance and Operations proporcionan un punto de conexión que permite que otras aplicaciones externas reciban notificaciones cuando se realice una acción en el ERP.

Por defecto, Dyn365FO tiene un catálogo de Business Events creados que podemos utilizar para realizar acciones, como por ejemplo el workflow de aprobación de pedidos de compra.

 

Pero a parte de estos eventos estándar, nosotros podemos crear y personalizar de nuevos. Por lo tanto, podemos adaptar estos eventos a los logros que queremos que consigan los usuarios.

Comunicaciones con Power Automate

Una vez un usuario realice un proceso empresarial que haga lanzar uno de los eventos de negocio que hemos creado para generar logro, podemos utilizar Power Automate para que el usuario sea consciente que esa acción le ha generado un logro nuevo.

Una vez recogido el evento de negocio, podemos enviar un email o un Flow por Teams con el logro conseguido.

Gamifica tus arranques de Dyn365FO

 

Seguimiento de los logros con Power apps

¿Y por qué no hacer un poco de competición sana dentro del equipo? Gracias a Power Apps podemos hacer una aplicación donde cada trabajador pueda ver sus logros conseguidos y los pendientes por conseguir.

Gamifica tus arranques de Dyn365FO

Además de una clasificación interna actualizada en tiempo real para ver quien posee más puntos.

Gamifica tus arranques de Dyn365FO

Conclusión

Como hemos visto, las nuevas tecnologías de Microsoft basadas en Azure nos permiten realizar conexiones entre varias aplicaciones de forma rápida y, por qué no, divertida.

Gamifica tus arranques de Dyn365FO para convertir este duro proceso en algo más ameno que fomente la participación e implicación del equipo en las tareas asignadas.

BizzSummit ES 2021

BizzSummitES

Mañana día 4 de junio empieza el BizzSummit ES 2021, uno de los eventos más importantes del año en cuanto a aplicaciones de negocio de Microsoft se refiere, tales como Dynamics 365, Power Platform o Microsoft 365, en donde podrás disfrutar de tracks tanto en español como en inglés, además de un track especialmente dedicado a los más pequeños de la casa, y atención, ¡un track con directo en plató!

BizzSummitES21

Estos tracks incluirán charlas, workshops, entrevistas y mesas redondas de la mano de muchísimos miembros de la comunidad que no han querido perderse esta cita, como nuestro compañero Miquel Vidal, que se encargará de presentar una sesión para automatizar la entrada de facturas en el ERP, haciendo uso de la solución AI Builder Invoice Processing Automation de la cual ya hablamos hace unos meses.

Y, por si fuera poco, tendremos incluso la posibilidad de ganar premios a través de los concursos y sorteos que se organizarán durante todo el evento, entre los que se incluyen bonos de Amazon y regalos de merchandising.

BizzSummitES21 regalos

No podemos olvidarnos de todos los organizadores que hay detrás de este festival, reconocidos miembros de la comunidad, muchos de ellos MVP, que han decidido juntar fuerzas para preparar este gran evento. Desde aquí, aprovechamos para dar las gracias a todos ellos.

BizzSummitES21Staff

Y para terminar de poner la guinda en el pastel, gracias a este evento tendrás la posibilidad de ayudar a los más necesitados a través de la federación española de bancos de alimentos (FESBAL).

Así pues, ¿a qué estás esperando? Consigue tu entrada para el BizzSummit ES 2021 si todavía no la tienes, y apúntate a disfrutar de un gran evento a la vez que aprendemos de los mayores expertos en aplicaciones empresariales de Microsoft.

Fomenta el reconocimiento en tu organización

Fomenta el reconocimiento

Dar las gracias a un compañero, felicitarle por un buen trabajo o incluso hacerle una crítica constructiva son algunas de las acciones que podemos hacer para fomentar el reconocimiento en tu organización, generando buen ambiente y motivación entre compañeros y en definitiva una cultura de feedback positivo.

Sin embargo, en ocasiones la alta carga de trabajo del día a día o simplemente la falta de costumbre provoca que nos olvidemos de dar estas pequeñas muestras de gratitud o reconocimiento, e incluso nos puede llegar a parecer que solo abrimos conversaciones en Teams o buscamos a alguien en la oficina para pedir o reclamar tareas.

Esta falta de reconocimiento puede provocar sensación de aislamiento, desmotivación y en general sentirse poco valorado, lo que eventualmente puede derivar en un abandono de la empresa.

En este artículo te vamos a explicar como en CrossPoint nos hemos apoyado en la Power Platform para facilitar la generación de reconocimiento, hacer seguimiento del mismo para tomar medidas proactivas y ayudar a crear hábitos de feedback positivo.

Generación de reconocimiento

Para dar y recibir reconocimiento o kudos (algo similar a los «likes») nos hemos basado en la plantilla de Power App  coworker appreciation.

Fomenta el reconocimiento en tu organización

Esta aplicación nos permite no solo enviar Kudos sino también ver todos los Kudos recibidos e incluso un Ranking para aquellos que sean más competitivos.

Sobre la forma de enviarlos, realmente es muy sencilla:

  1. Buscas y seleccionas al compañero a quién quieres darle el reconocimiento.
  2. Seleccionas el tipo de Kudos que quieres darle (Innovación, Extra Mile, Gracias, etc)
  3. Escribes el cuerpo del mensaje e incluso le puedes adjuntar una imagen.
  4. Revisas que todo esté OK y lo envías.

Power App Kudos reconocimiento

Monitorización de los Kudos

Para poder hacer un seguimiento del reconocimiento entre compañeros e incluso equipos, hemos creado un informe de Power BI.

Power BI cultura

Este informe nos permite detectar las personas y equipos más activos a la hora de darse reconocimiento pero también aquellos que, por algún motivo, les cuesta más. De esta forma podemos actuar de forma proactiva para motivar a aquellas personas que no estén recibiendo tanto feedback y felicitar a las que están participando activamente.

En el informe también podéis ver el Pulso semanal, que es el resultado de una pregunta que lanzamos cada viernes para saber cómo ha ido la semana y en definitiva poder analizar tendencias de satisfacción y engagement del equipo (esto daría para otro artículo 🙂).

Flow Pulso Semanal

 

Convertir el reconocimiento en un hábito

Por último, hemos reforzado la acción de dar reconocimiento con un Power Automate que se envía cada X días desde tus últimos Kudos.

Flow Kudos reconocimiento

De esta forma, hacemos un recordatorio constante para crear el hábito de agradecer el trabajo a los compañeros y en definitiva consolidar una cultura de feedback positivo.

Resumen

Como ves, a veces no es suficiente con tener una buena aplicación para fomentar el reconocimiento en tu equipo, sino que tienes de acompañarla de procesos e informes para poder garantizar una buena adopción en tu organización.

En CrossPoint estamos comprometidos en mejorar la experiencia de los empleados para tener equipos más motivados. Quieres que te ayudemos?

Integra tus trabajadores de primera línea con Microsoft 365

Una de las situaciones que más se repite en las implantaciones de Microsoft 365 es la exclusión de los empleados de primera línea al acceso de la plataforma.  Esto, inevitablemente crea un gap tanto comunicativo como de seguridad, ya que parte de los mecanismos comunicativos y procedimentales de la organización se gestionan de forma separada al resto, y habitualmente con sistemas obsoletos o inadecuados.

Pero antes de continuar, ¿a qué nos referimos con empleados de primera línea? Consideramos como empleados de primera línea a aquellos trabajadores cuyas funciones principales no son de backoffice y que pasan gran parte del día alejados del ordenador. Ejemplos de ello serían:

  • En una empresa industrial, los operarios de fábrica.
  • En una empresa de comercio y distribución, el personal de supermercado.
  • En una tienda de ropa el personal de tienda.
  • En un centro médico el personal de asistencia.

La concepción detrás del razonamiento de no licenciar a los empleados esenciales es que no van a rentabilizar lo suficiente una licencia mensual.

En este articulo vamos a defender qué valor puede aportar el licenciar a todos los usuarios de la organización y veremos ejemplos de cómo hacerlo con el menor coste posible.

Premisa incorrecta, conclusión incorrecta

En mi opinión, el hecho de determinar de manera unilateral que un trabajador no va a rentabilizar una licencia de Microsoft 365 parte de tres premisas incorrectas.

  • Todos necesitan la misma licencia y supondrán el mismo coste.
  • No vale la pena porque no disponen de un ordenador asignado o no pasan suficiente tiempo delante de uno.
  • La información ya les llegará por otros canales.

Los puntos 1 y 2 podrían ser ciertos, si pensamos únicamente en soluciones que históricamente han formado parte de las herramientas de backoffice, es decir, un empleado de oficina que gestiona principalmente el correo electrónico y  documentos. No cabe duda de que un operario de fábrica no enviará el mismo volumen de correo ni creará la misma documentación que un empleado de oficina, pero no hay que olvidar que con el auge de los dispositivos móviles hoy en día cualquier usuario puede disponer de un dispositivo móvil que le asista en sus funciones y, independientemente que lo planifiquemos, probablemente lo usará de todos modos. Si esto es así, ¿qué mejor que planificarlo y tenerlo controlado?

El punto 3 ciertamente es relativo porque depende de la casuística de cada empresa, pero por nuestra experiencia, vemos que a parte de los muchos beneficios que nos puede conllevar tener una organización cohesionada digitalmente, las pocas o muchas necesidades que se puedan dar para estos empleados es mejor tenerlas canalizadas a través de sistemas corporativos, porque de lo contrario sucede que se producen igualmente, solo que a través de cuentas y dispositivos no controlados, con un gran riesgo tanto de fuga de datos como de seguridad IT.

Tipos de licencias

A continuación,  explicaremos algunos casos de uso que ilustran cómo estas licencias pueden aportar valor, pero antes, empezaremos enumerando las características de 3 de las principales licencias pensadas para los empleados de primera línea:

Microsoft 365 F1 – 1,90  € / usuario y mes

  • EOL Kiosk sin buzón (solo calendario)
  • Sharepoint online (solo lectura) à Acceso a documentación corporativa.
  • Teams à Chat, colaboración en equipo, fichaje, comunicación (App Walkie).
  • Intune à Control de los dispositivos y aplicaciones corporativas
  • Onedrive à Almacenaje en la nube (2 GB)
  • Azure Information Protectionà Controlar y proteger información sensible dentro de los documentos corporativos en toda la plataforma.

Office 365 F3 – PVP 3,40 € / usuario y mes

  • Instalación de Office en pantallas de hasta 10,1” de diagonal
  • Correo: EOL Kiosk (Buzón solo web de 2 GB)
  • Teams
  • Sharepoint
  • Stream à Plataforma de video corporativo
  • Power Apps y Power Automate à Aplicaciones y automatizacion
  • Planner y To-Do à Gestión y asignación de tareas y planificación
  • Forms à Creación y gestión de formularios en línea.
  • Bookings

Microsoft 365 F3 – 6,7 € / usuario y mes

  • Offfice en pantallas de hasta 10,1” de diagonal
  • Teams
  • Sharepoint Online
  • Correo electrónico de hasta 50 GB
  • Visualización de videos en Stream.
  • OneDrive: 2GB
  • Azure Information protection
  • Upgrade a Windows 10 Enterprise (desde cualquier licencia OEM Pro)
  • Acceso a Windows Virtual Desktop
  • Power Virtual Agents à Acceso a un chatbot de soprote interno para filtrage y organización de consultas
  • Intune
  • Azure Information Protection

Casos de uso

Ejemplo 1: empleado de fábrica, con una licencia de Microsoft 365 F1

En este ejemplo, imaginamos un empleado de fábrica con un dispositivo móvil o Tablet. El empleado podrá darle todo este valor con una licencia de 1,90 €:

  • Consultar las instrucciones de montaje de las piezas o máquinas en las que trabaja, publicadas en Sharepoint Online. Instrucciones digitalizadas, ahorro en papel impreso, errores por datos obsoletos y trazabilidad de publicación y acceso.
  • Comunicarse con Microsoft Teams, desde cualquier dispositivo móvil. Con la aplicación Walkie-Talkie, se podrá ahorrar en sistemas de telefonía, dispositivos y circuitos de radio.
  • Ser notificado a tiempo real de cambios en políticas corporativas a través de Teams, y acceder a los comunicados corporativos, publicados en Sharepoint. Mejora del engagement y comunicación corporativa.
  • Participar en reuniones departamentales o All-hands, desde una plataforma corporativa y controlada. Mejora del engagement y comunicación corporativa.
  • Control del flujo de toda la información generada, de qué tipo, a quien se envía, qué se permite / no se permite, gracias a AIP. Evita fugas de información
  • Control del software y políticas de seguridad en los dispositivos gracias a Intune. Mejora de la seguridad a todos los niveles y el compliance.

Ejemplo 2: Empleado de tienda de ropa, con una licencia Office 365 F3

En este caso, pensamos en un empleado de una cadena de distribución de ropa, que dispone de una Tablet de 10,1 pulgadas. Estos son algunos ejemplos de lo que se podría realizar en este escenario con una licencia de tan solo 3,40 € / mes:

  • Comunicación corporativa con Microsoft Teams, desde cualquier dispositivo móvil. Con la aplicación Walkie-Talkie, se podrá ahorrar en sistemas de telefonía, dispositivos y circuitos de radio.
  • También con Teams participar en los equipos de trabajo, tanto de tienda como regionales o departamentales. Mejora del engagement y flujo de la información.
  • Gestionar los turnos de la tienda y el fichaje, también gracias a Microsoft Teams.
  • Desde su dispositivo, podrá elaborar o colaborar en los informes de ventas en Word y Excel y publicarlos en la intranet corporativa en Sharepoint, o compartirlos en Teams. Ahorro en licencias de ofimática y mejora de la comunicación.
  • Visualizar las nuevas campañas de video corporativo publicadas en Stream.
  • Acceder a una aplicación Power Apps de consulta de Stock a tiempo real (o cualquier otra aplicación de este tipo) con datos alimentados desde Microsoft 365.
  • Crear, asignar o participar de la planificación de tareas propias de equipo o de organización, con propietario, fecha de finalización y visualización en calendario, con Microsoft Planner y To-Do
  • Crear y analizar formularios de satisfacción o colección de feedback de empleados, clientes o proveedores con Microsoft Forms.
  • Crear y gestionar un calendario de reservas y cita previa para los clientes, publicable via web o Facebook sin conocimientos técnicos con Microsoft Bookings

Ejemplo 3: Personal médico de primera línea, con una licencia Microsoft 365 F3

Una persona del equipo médico, con un equipo convertible de 10 pulgadas, y una licencia de 6,7 € puede:

  • Participar de reuniones de grupales, dinámicas de colaboración y análisis datos, tendencias y documentos en Microsoft Teams
  • Crear, editar, compartir y consultar informes médicos con Microsoft Office.
  • Almacenar, compartir y organizar esta información corporativa en Sharepoint Online y OneDrive.
  • Atender al correo electrónico con un buzón de tamaño completo en Exchange Online.
  • Visualización de video corporativo de carácter interno en Stream.
  • Acceso a un chatbot de soporte con el que se puede interactuar con lenguaje natural, que facilita el acceso a la información corporativa, especialmente en situaciones de estrés, gracias a Power Virtual Agents.
  • Posibilidad de actualizar su dispositivo, desde cualquier versión OEM de Windows 10 Pro, a Windows 10 Enterprise, para acceder a las características de empresariales más avanzadas. Esto es especialmente útil en un entorno como el sanitario, donde se requieren políticas de control de datos, aplicaciones y encriptación.
  • En caso de que queramos gestionar el núcleo de las estaciones en un entorno Azure especialmente securizado, esta licencia nos cubre el licenciamiento de acceso a Windows Virtual Desktop

Dejamos la parte más interesante para el final, con algunas ideas de lo que podríamos conseguir con una aplicación moderna desarrollada en un orden de magnitud de horas con Power Apps:

  • Consulta del historial del paciente, con control de pruebas e introducción de resultados a tiempo real, desde cualquier ubicación dentro del centro médico.
  • Consultar una aplicación de seguimiento y control de la medicación, con una interfaz ultra simplificada, con avisos y recordatorios de medicación, incluso con reconocimiento facial del paciente.

Y desde luego, como no puede ser de otra forma en un entorno en el que deben cumplirse las regulaciones más estrictas a nivel de privacidad y control de la información, disponemos de las herramientas más avanzadas para asegurar la información a todos los niveles. A nivel de dispositivo, encriptación total y políticas centralizadas para evitar el acceso no autorizado a la información, e incluso destrucción remota en caso de robo, gracias a Intune.  Control del flujo de datos sensibles, para bloquear, prevenir o monitorizar el acceso a los datos, pudiendo ver donde se almacenan, quién accede, cuando, y desde dónde, a quién se pueden enviar, a quién no, todo ello con detección a través inteligencia artificial y machine learning gracias a Azure Information Protecion

Resumen y conclusión

Tal y como hemos visto, incluir a los trabajadores de primera línea en la plataforma Microsoft 365 es una inversión que genera valor tanto a nivel de seguridad de datos y procesos como de engagement de los empleados en la propia organización.

Si tienes alguna duda sobre cómo hacerlo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros en info@crosspoint365.com

Roquet Hydraulics apuesta por la Power Platform para facilitar la entrada de pedidos de venta en el ERP

App Roquet

Presentación Roquet:

Roquet Hydraulics (en adelante Roquet), con más de 70 años de experiencia en el sector, es especialista en diseño, desarrollo y fabricación de componentes y sistemas hidráulicos. Actualmente, cuentan con presencia en más de 30 países de todo el mundo.

Dada su globalización y su firme apuesta por la digitalización de procesos, Roquet ha decidido renovar su actual portal de clientes, a través del cual, sus clientes podían gestionar sus pedidos y consultar la disponibilidad y acuerdos comerciales de los productos, entre otras funcionalidades.

Es importante mencionar que recientemente han implantado en su organización el ERP Dynamics AX, por lo que la solución propuesta, deberá convivir e integrarse con el nuevo sistema de gestión empresarial.

Apuesta por Power Apps:

Si estás familiarizado con la gestión de pedidos de venta en un ERP, y en este caso concreto en Dynamics, seguramente coincidirás con nosotros en que la entrada de pedidos no siempre es lo suficientemente ágil e intuitiva que debería ser, sobre todo cuando son los propios clientes quienes tienen que introducir los datos, ya que evidentemente, no están familiarizados con el sistema y el proceso puede volverse complejo.

Para cubrir esta necesidad, los últimos años hemos estado lidiando con el ya famoso Enterprise Portal (EP) de Dynamics, y también con aplicaciones desarrolladas a medida, que suponían un elevado coste de desarrollo y mantenimiento.

Por suerte para todos, este proceso ha mejorado gracias a la aparición de Power Apps, que nos permite crear aplicaciones de forma muy ágil y rápida, e integradas 100% con el ERP. En Roquet no dudaron ni un segundo en apostar firmemente por el producto y de esta forma proporcionar a sus clientes una aplicación innovadora e intuitivita, disponible en varios idiomas, que les permite gestionar sus pedidos y consultar la disponibilidad los productos, todo ello gracias a una conexión en tiempo real con el ERP, y pudiéndolo hacer desde cualquier dispositivo.

Pedidos de venta

Integración con el ERP (Dynamics AX):

Como ya hemos avanzado, en Roquet están utilizando Dynamics AX como sistema de gestión empresarial, por lo que dada la integración total con Power Apps, esta fue la combinación ganadora desde el primer momento. Además, con vistas a una futura migración hacia Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management, era importante garantizar que toda la inversión realizada con esta versión del ERP pudiera aprovecharse, haciendo el mínimo de modificaciones posible.

Uno de los puntos clave del proyecto consistía en la posibilidad de consultar la disponibilidad de los productos en tiempo real, así como una previsión de envío acorde a dicha disponibilidad. Esto implicó importantes desafíos en cuanto a rendimiento, que pudimos resolver gracias al uso de filtros y otras técnicas más avanzadas.

Tarifas

Metodología agile:

Como solemos hacer en todos nuestros proyectos de Power Apps, el producto nos permite seguir una metodología agile durante el desarrollo para obtener un prototipo de forma muy rápida, e ir mejorando y modificando la solución en distintas iteraciones (sprints) gracias al feedback de los usuarios.

Este caso no fue una excepción y pudimos presentar un primer prototipo en una fase muy inicial del proyecto, que nos sirvió para terminar de convencer a los usuarios de que esta era la mejor opción, a la par que ellos mismos, y en base a este prototipo, fueron proponiendo distintas modificaciones y mejoras de forma proactiva, implicándose de lleno en el proyecto, un aspecto fundamental para el éxito de cualquier proyecto de software.

Agile

Resultado:

Después de varios sprints quincenales, la aplicación se puso a disposición de algunos clientes que, tras dar su visto bueno, nos garantizó que el producto ya estaba preparado para salir a producción.

Estas son algunas de las funcionalidades presentes en la aplicación:

  • Consulta de saldo
  • Consulta de referencias (disponibilidad, tarifas y descuentos)
  • Consulta de líneas pendientes de envío
  • Gestión de pedidos (creación, tramitación, consulta)
  • Multidispositivo
  • Multidioma

Cabe destacar que esta aplicación se ha complementado con un portal web desarrollado también con Power Apps. A través de este portal, los clientes pueden, entre otras cosas, consultar y descargar sus facturas o albaranes, y acceder directamente a la aplicación para gestionar los pedidos de venta.

Portal Roquet

Conclusión:

A día de hoy, tanto trabajadores internos como clientes siguen pidiendo mejoras que se van incorporando de la misma forma que en las fases iniciales del proyecto, haciendo uso de sprints e identificando siempre los puntos prioritarios.

Gracias a esta aplicación y al nuevo portal, los clientes pueden gestionarse sus propios pedidos, por lo que en Roquet están ahorrando mucho tiempo invertido anteriormente en contestar peticiones de disponibilidad de productos, condiciones comerciales, etc.… sin contar el tiempo necesario en crear y tramitar el pedido en el ERP.

Por otro lado, los clientes tienen a su disposición una plataforma innovadora adaptada a las necesidades actuales con la que podrán gestionar todas sus operaciones, mejorando de esta forma la experiencia de usuario y muy probablemente, reafirmando su apuesta por su proveedor, en este caso, Roquet Hydraulics.

Referencia Roquet

NetCoreConf y Scottish Summit

Eventos

Después del Global Power Platform Bootcamp que tuvo lugar el pasado fin de semana, terminamos el mes de febrero con dos eventos muy reconocidos para todos los interesados en las tecnologías de Microsoft.

<NetCoreConf/>

La NetCoreConf ya es un clásico y un imperdible dentro de la comunidad de Microsoft. Este año, dispondrá de 3 tracks con casi un centenar de speakers, que podremos seguir por Twitch y YouTube.

NetCoreConf 2021

Scottish Summit

Por otro lado, tenemos el Scottish Summit, que este año, como ya es habitual, lo podremos disfrutar en modalidad virtual, y además, tendremos la posibilidad de disfrutar de un track totalmente en español.

Scottish Summit 2021

Toma el control de tus proyectos con CrossProjects

Hoy en día hay muchas soluciones en el mercado enfocadas a la gestión de proyectos y tareas; desde aplicaciones de negocio como Dynamics 365 Project Operations, que te permiten gestionar todo el ciclo de vida de un proyecto con multitud de funcionalidades, hasta la más básica hoja de Excel que todos en algún momento hemos utilizado. De hecho, nosotros mismos empezamos imputando las horas en un Excel (o varios para ser exactos) ya que en los inicios de CrossPoint había más ilusión que presupuesto.

Es precisamente por este motivo por lo que decidimos crear CrossProjects, una solución basada en Microsoft 365 y la Power Platform, sin necesidad de adquirir licencias adicionales y con tres objetivos claros:

  • Simplificar la gestión y mantenimiento de los proyectos y sus tareas
  • Facilitar la imputación de horas
  • Dotar de visibilidad al estado de los proyectos

A continuación vamos a explicarte los diferentes componentes de la solución:

Back Office – SharePoint

Habilitamos un site de SharePoint desde el cual se pueden acceder a las siguientes funciones y entidades:

  • Clientes. Lista de SharePoint desde la cual puedes crear y editar todos tus clientes.
  • Proyectos. Lista de SharePoint desde la cual puedes crear y editar todos tus proyectos, así como vincularlos al cliente correspondiente.
  • Tareas. Lista de SharePoint desde la cual puedes crear y editar todas las tareas, así como vincularlas al proyecto correspondiente.
  • Horas. Lista de SharePoint donde se guardan todas las horas enviadas.
  • Entrada de horas. Acceso directo a la Power App Entrada de horas.
  • Cuadro de mandos. Acceso directo al informe de Power BI Gestión de proyecto.

En todas las listas de SharePoint se pueden personalizar los campos con mucha facilidad, así como administrar la propia seguridad de acceso y permisos.

Front end – Power App Entrada de horas

Para la entrada de horas creamos una app en formato dispositivo móvil para facilitar la imputación de horas a las tareas y proyectos desde cualquier lugar.

Además, la app te indica por cada día si ya has imputado todas las horas previstas (verde), si en un día te falta alguna hora por imputar (amarillo) o si no has imputado ninguna hora (rojo).

Dashboard – Power BI

Con el informe de Power BI podrás tener visibilidad del estado de tus proyectos y las imputaciones de un equipo. De esta forma podrás hacer una gestión proactiva, anticipándote a posibles desviaciones.

A diferencia del resto de funcionalidades, el informe de Power BI no está cubierto con las licencias de Microsoft 365, y por lo tanto es necesario adquirir una licencia de Power BI Pro.

Notificaciones y avisos – Power Automate

Por último, con CrossProjects también podrás automatizar avisos para ahorrarte la siempre desagradable tarea de recordar la imputación de las horas, o simplemente enviar notificaciones a tus compañeros.

 

En el caso de que tengas alguna duda de la solución o directamente quieras programar una demo, puedes contactar con nosotros en info@crosspoint365.com o directamente desde nuestro formulario web.

Global Power Platform Bootcamp 2021

Hoy empieza el Global Power Platform Bootcamp, uno de los eventos más importantes de Power Platform a nivel mundial, y que cuenta con multitud de sedes locales para que podamos elegir la que mejor se adapte a nuestras necesidades y/o intereses.

Por culpa de la pandemia este año los bootcamps serán virtuales, pero esto nos permitirá acceder de forma simultánea a varios eventos, ya que tendremos la posibilidad de acceder a un streaming global de 24h, o conectarnos a una sede en concreto que, en el caso de España, son las siguientes:

También podrás seguir el evento en Twitter, a través de su cuenta oficial y del hashtag #GPPB2021.

Automatiza el procesamiento de facturas con AI Builder

Si estás leyendo este artículo, seguramente sea porque todavía no has encontrado una solución óptima para procesar automáticamente las facturas de tus proveedores.

Pues tenemos buenas noticias, ya que gracias a un producto presentado hace poco más de un año por Microsoft, llamado Invoice Processing Automation, en adelante IPA, esta automatización puede ser una realidad en menos tiempo de lo que imaginas.

Esta solución, que se apoya en algoritmos de inteligencia artificial para extraer los datos de los documentos, nos proporcionará una base muy sólida con la que empezar a trabajar desde el minuto 0 y, además, podremos personalizarla en base a nuestras necesidades, como, por ejemplo, introduciendo una integración directa con nuestro ERP, implementado un sistema de aprobaciones para facturas que superen cierto importe o para aquellas en las que la fiabilidad de los datos leídos no sea la adecuada.

Para poder utilizar la solución IPA, primero de todo tendremos que ir a este enlace de AppSource e instalar el paquete en nuestro entorno de Power Platform.

Una vez instalada la solución, lo primero que tendremos que hacer es crear un modelo de AI Builder, en el cual cargaremos los distintos diseños de factura de nuestros proveedores y, posteriormente, identificaremos los campos que queremos extraer de dichos documentos.

Después de publicar el modelo, ya estamos en disposición de dar de alta los proveedores y las regiones asociadas a estos. Gracias a las regiones, podremos decidir qué campos son necesarios en función de las necesidades específicas de cada región.

Es importante mencionar que las regiones quedan vinculadas a un equipo dentro de la organización, por lo que los usuarios asignados a este equipo únicamente podrán visualizar las facturas de sus regiones.

A continuación, daremos de alta los proveedores, que como hemos comentado, quedarán asociados a una región. En este punto, es importante configurar correctamente el o los emails(s) del proveedor, ya que estas direcciones se utilizarán para procesar las facturas recibidas por correo electrónico. Si se recibe una factura de un remitente cuya dirección no está asociada a ningún proveedor, la factura quedaría pendiente de procesar.

Con esta configuración tan sencilla, ya estamos preparados para probar el producto. Para ello, enviaremos una factura adjunta desde la dirección de correo m.vidal@crosspoint365.com, por lo que la factura debería quedar vinculada al proveedor CrossPoint.

Dicho y hecho, justo después de recibir el correo, comprobamos como la factura ya aparece automáticamente en la aplicación:

Si entramos en el detalle de la factura, podremos observar el documento adjunto en el email (que podría ser tanto una imagen como un PDF) y lo más importante, comprobar que el modelo de AI Builder ha sido capaz de extraer correctamente toda la información del documento. Por último, desde esta misma aplicación, podremos corregir la información que consideremos incorrecta y dar por validada la factura.

Todo esto estÁ genial, ya que, con muy poco esfuerzo, habremos automatizado gran parte de nuestro proceso, pero que pasa si, por ejemplo, ¿queremos que se envíe la factura automáticamente a nuestro ERP o queremos recoger las facturas desde un directorio en vez de hacerlo por correo electrónico?

Pues bien, aquí es donde entra en juego la potencia de Power Platform (tecnología en la que se basa esta solución), ya que nos permitirá modificar la solución para adaptarla a nuestras necesidades. Es importante recordar que la Power Platform es una tecnología low-code, por lo que seremos capaces de realizar muchas mejoras sin apenas escribir código.

Por ejemplo, gracias a este flujo de Power Automate, si la factura no supera cierto importe, la registraremos directamente en el ERP, en caso contrario, solicitaremos una aprobación al responsable del proveedor:

Las aprobaciones las podemos recibir en la aplicación móvil de Power Automate, por correo electrónico e incluso directamente en el chat del propio Teams, al igual que disponemos de un histórico de todas nuestras aprobaciones, ya sean enviadas o recibidas.

Licenciamiento

Por último, y no menos importante, tenemos que hablar de cuanto nos costará a nivel económico implantar esta solución. Para poder utilizar el producto tal y como lo proporciona Microsoft, serían necesarias las siguientes licencias:

  • 1 licencia de Power Automate para el administrador de la solución
  • 1 licencia de Power Apps para el administrador de la solución
  • N unidades de AI Builder, en función del nº de documentos mensual (500$ / mes por 1600 facturas)
  • OPCIONAL: N licencias de Power Apps para los usuarios que validarán las facturas
    • Solo sería necesario si los usuarios quieren utilizar la app. Si las facturas entran directamente en el ERP o a través del sistema de aprobaciones no sería necesario, ya que las facturas se podrían consultar directamente en el ERP.

Conclusión

En resumen, gracias a la solución Invoice Processing Automation, obtendremos muchas ventajas respecto a soluciones desarrolladas a medida, ya que automatizaremos el procesamiento de las facturas de nuestros proveedores de forma muy rápida, obteniendo una fiabilidad muy alta gracias a la inteligencia artificial, con la posibilidad de poder adaptar la solución a nuestras necesidades mediante el uso de la Power Platform y, además, estaremos siempre a la última gracias a las actualizaciones y mejoras continuas por parte de Microsoft.

 

Feliubadaló confía en Power Apps para mejorar su control logístico

Feliubadaló, con más de 30 años de experiencia en el sector, es el mayorista líder nacional en la distribución de productos de dietética y complementos para la salud.

Una de sus premisas es proporcionar un servicio de atención al cliente de calidad, respaldado por todo el conocimiento obtenido durante todos estos años, además de un sistema optimizado de logística que les permite hacer entregas durante el mismo día en que se realiza el pedido en el caso de Catalunya y hasta 24/48 horas para el resto de la península ibérica.

Digitalización en la trazabilidad de logística

Para gestionar el sistema de logística cuentan con un potente ERP como back-office, a través del cual se gestiona la operativa diaria de la compañía.

Sin embargo, uno de los temas pendientes de mejorar era la visibilidad de las entregas a través de su ERP, con el fin de tener la información en una única fuente centralizada de gestión y lo que es más importante, en tiempo real.

Prototipo

Valorando la solución empresarial de gestión usada por Feliubadaló basada en soluciones empresariales de Microsoft, acordamos que la mejor opción y más eficiente era utilizar Power Apps que, combinada con un conector, podíamos comunicar en tiempo real con el sistema de gestión.

Con Power Apps pudimos crear rápidamente un prototipo para que el cliente pudiera validar la propuesta, evitando una inversión de tiempo y recursos innecesaria.

La necesidad de esta solución era exclusivamente el volcado de datos para facilitar al equipo comercial y de administración las tareas de gestión de los procesos que involucran las entregas como las liquidaciones de las mismas, hasta su finalización.

Metodología Agile

Gracias al uso de la metodología Agile, en este caso concreto utilizando sprints y reuniones de seguimiento quincenales, tanto CrossPoint como Feliubadaló teníamos un control total sobre el proyecto.

Trabajar con esta metodología nos permitió ir adaptando y modificando la app de forma dinámica, consiguiendo con cada iteración acercarnos más al resultado esperado.

Resultado

Después de varios sprints, en los que se detectaron nuevas necesidades e incluso se eliminaron funcionalidades previstas al inicio del proyecto, terminamos por obtener una aplicación sencilla e intuitiva que puede ser utilizada desde cualquier dispositivo, y conectada en tiempo real con el ERP.

Gracias a esta app, se pueden realizar las siguientes tareas que sustituyen a lo que actualmente se hacía en papel y que, además, permite al back-office de Feliubadaló tener visibilidad en tiempo real de todo lo que sucede en las expediciones.

  • Carga de bultos en almacén con escaneo de códigos de barras
  • Entrega, devolución y recogida en destino
  • Traspaso de expediciones
  • Liquidación al final del día
  • Recogida de imágenes y firmas

Almacenamiento de imágenes y firmas

Aprovechando la integración de Power Apps con todos los servicios de Microsoft, decidimos utilizar el servicio de almacenamiento en Azure (Azure File Storage).

Gracias a Azure File Storage, tienen la posibilidad de escalar fácilmente el tamaño del almacenamiento acorde a sus necesidades, garantizando la seguridad de los datos en todo momento, así como el cumplimiento de las normativas de protección de datos.

Conclusión

Los resultados obtenidos gracias a la implantación de Power Apps han sido los siguientes:

  • Dar visibilidad a Feliubadaló del trabajo logístico, evitando errores por la entrada manual de datos, y asegurando la integridad de estos.
  • Proporcionar control y visibilidad al departamento de gestión, gracias a una integración en tiempo real entre la aplicación y el ERP
  • Digitalizar imágenes y firmas, garantizando tanto la seguridad como el cumplimiento de todas las normativas vigentes.

Siguientes pasos

Gracias al uso de Power Apps, Feliubadaló no tiene que preocuparse de una posible migración de su ERP, ya que la plataforma permite conectarse sin problemas a cualquier origen de datos, sea o no de un producto de Microsoft, manteniendo toda la funcionalidad de la aplicación.

Además, dado que ahora los datos enviados por la app están homogeneizados y se dispone de ellos en tiempo real, se está planteando una segunda fase del proyecto haciendo uso de herramientas como Power BI o Jet Analytics para poder explotar la información del ERP y tomar decisiones que ayuden a mejorar todavía más el sistema logístico de Feliubadaló.