Curso de automatización de procesos con Power Automate

Cada vez son más las personas que realizan toda su jornada laboral delante de un ordenador,  probablemente realizando en muchos casos las mismas tareas repetitivas un día tras otro. Pues bien, ¿y si te dijéramos que Microsoft nos proporciona una fantástica herramienta para automatizar todo este trabajo? ¿Y si, además, le sumamos que esta herramienta está incluida en nuestra licencia de Microsoft 365? Pues si todavía no sabes de qué estamos hablando, te presentamos a Power Automate.

Power Automate nos permite crear flujos automatizados para que realicen tareas de forma automática y desatendida. Estos flujos se pueden ejecutar de forma automática cuando se produce un evento determinado, por ejemplo, la recepción de un email, se pueden ejecutar de forma periódica en un día y hora determinados, o también, podemos forzar la ejecución del mismo de forma manual, por ejemplo, desde nuestro dispositivo móvil.

Además, gracias a la gran cantidad de conectores de los que disponemos, podremos integrarnos con multitud de servicios en la nube (tanto de Microsoft como de terceros), como pueden ser Teams, OneDrive, Outlook, Google o Twitter, pero también con servicios locales (on-premise), como SQL o incluso, con cualquier aplicación de nuestro escritorio, haciendo uso de flujos con RPA (Robotic Processing Automation).

Todo lo que te hemos contado está muy bien, pero igual te estás preguntando, ¿debo tener conocimientos técnicos o ser programador para poder utilizar Power Automate? Y la respuesta es no, ya que el diseñador de flujos está pensado para trabajar con la funcionalidad drag & drop (arrastrar y soltar), y con todo tipo de asistentes y ayudas para el usuario.

Además, tenemos a nuestra disposición una gran lista de plantillas que nos permiten automatizar tareas de escenarios de negocio muy recurrentes, que seguramente suceden en cualquier empresa, y evidentemente, nos permitirán ahorrar mucho tiempo.

No obstante, como sucede con cualquier herramienta, sí que es necesario tener una buena base para poder sacarle el máximo partido, por eso hoy te queremos presentar nuestro curso de Power Automate.

Como ya hemos comentado, no es necesario tener conocimientos técnicos para utilizar Power Automate, por lo que este curso, puede ser realizado por cualquier tipo de perfil, ya sea técnico o de negocio. El objetivo de este curso está muy claro, y no es otro que dotar a los usuarios de los conocimientos necesarios para poder automatizar sus tareas y aumentar de esta forma su productividad.

Al igual que todos nuestros cursos, ponemos mucho el foco en la parte práctica, donde realizaremos laboratorios y reproduciremos escenarios de negocio reales para que incluso puedan aprovecharse después de la formación. La formación se realiza de forma online con grupos reducidos, lo que permite una mayor interacción con el formador y en sesiones de máximo 3 horas para que los asistentes puedan asimilar correctamente todos los conocimientos y compaginar el curso con su jornada laboral.

Si tienes cualquier duda sobre el curso, o prefieres que lo adaptemos a tus necesidades, no dudes en contactar con nosotros.

Gestión de visitas en Microsoft Teams

Microsoft ha puesto a disposición de las organizaciones una serie de plantillas para Teams totalmente integradas en la herramienta, que nos ayudarán a resolver escenarios de negocio muy comunes tales como el registro horario, la gestión de turnos, la gestión de casos de soporte o la gestión de visitas, que precisamente es el que nos ocupará en el artículo de hoy.

La gestión y registro de visitas en oficinas es una necesidad que sin duda gran parte de las organizaciones deben solucionar y, muy probablemente, ya hayan abordado con herramientas desarrolladas a medida o tal vez con una simple hoja de Excel. Sin embargo, lo que veremos a continuación es una solución proporcionada por Microsoft, llamada Visitor Management, que podremos instalar en Teams muy fácilmente, y que viene preparada para poder utilizarla desde el minuto 0, plug & play, sin necesidad de desarrollar nada. Dicha solución está formada por componentes de Sharepoint, Power Apps, Power Automate y Teams.

La solución nos permitirá realizar las siguientes tareas:

  • Creación y seguimiento de visitas por parte de los empleados
  • Recepción de notificaciones cuando se confirma la visita y cuando el visitante llega a la oficina
  • Gestión de visitas para administradores (equipo de recepción)

Aplicaciones

Como se puede observar, tenemos dos roles de usuarios, los empleados y los administradores o recepcionistas, por lo que, en esta solución, dispondremos de dos aplicaciones distintas, una para cada uno de estos roles. La aplicación para los empleados la deberemos ubicar en un canal de Teams al que deberán tener acceso los empleados que puedan programar visitas, que seguramente, serán todos, por lo tanto, podría ser un canal público. Por otro lado, deberemos tener otro canal de Teams con acceso para administradores, probablemente un canal privado, que serán los encargados de recepcionar las visitas y, por lo tanto, podrán ver y gestionar las visitas de cualquier empleado.

Creación de visitas

Las visitas las podrán programar tanto los empleados como los administradores a través de un formulario muy simple como el que se puede observar a continuación, donde se deberá indicar tanto la información del anfitrión como del visitante. No obstante, si es el propio empleado quien está programando la visita, se da por entendido que él mismo será el anfitrión.

Por otra parte, cuando un empleado programe una nueva visita, los administradores recibirán una notificación automática en el canal de Teams correspondiente. A través de esta misma notificación, el administrador podrá dejar confirmada la visita.

Gestión de visitas

Una vez creada la visita, el empleado anfitrión podrá consultar, editar o eliminar la visita. Por otra parte, los administradores, únicamente podrán visualizar y confirmar la visita, pero no editarla ni por supuesto eliminarla.

Ambos perfiles también tendrán la posibilidad de filtrar las visitas por nombré del visitante, y también, dividir las visitas entre las del día actual y días posteriores.

Recepción de visitas

Cuando la visita llega a la oficina, el administrador registrará su recepción y automáticamente se le notificará al anfitrión que la visita ya ha llegado.

Por otra parte, el empleado podrá dejar un mensaje, por ejemplo avisando de que se encuentra en una sala en concreto, o avisando de que va con un retraso de 10 minutos, tal y como se puede observar en la imagen.

Por último, al recibir la confirmación por parte del empleado, el estado de la visita cambiará a “Acknowledged”, por lo que habremos llegamos al último estado de la visita. Sin embargo, aún con este estado, los administradores podrán mandar tantos avisos como sean necesarios al anfitrión, por si todavía no ha acudido a recibir a su visita.

Con esto llegamos al final del artículo, en el que esperamos haberte convencido de que gracias a la potencia y versatilidad de Microsoft 365 y Power Platform, se pueden crear aplicaciones totalmente integradas en Teams para que su adopción y uso sea todavía más fácil. Te invitamos a que eches un vistazo a todas las plantillas para Teams que hay disponibles actualmente y a aprovechar todo el potencial de la plataforma.

Toma el control de tus proyectos con CrossProjects

Hoy en día hay muchas soluciones en el mercado enfocadas a la gestión de proyectos y tareas; desde aplicaciones de negocio como Dynamics 365 Project Operations, que te permiten gestionar todo el ciclo de vida de un proyecto con multitud de funcionalidades, hasta la más básica hoja de Excel que todos en algún momento hemos utilizado. De hecho, nosotros mismos empezamos imputando las horas en un Excel (o varios para ser exactos) ya que en los inicios de CrossPoint había más ilusión que presupuesto.

Es precisamente por este motivo por lo que decidimos crear CrossProjects, una solución basada en Microsoft 365 y la Power Platform, sin necesidad de adquirir licencias adicionales y con tres objetivos claros:

  • Simplificar la gestión y mantenimiento de los proyectos y sus tareas
  • Facilitar la imputación de horas
  • Dotar de visibilidad al estado de los proyectos

A continuación vamos a explicarte los diferentes componentes de la solución:

Back Office – SharePoint

Habilitamos un site de SharePoint desde el cual se pueden acceder a las siguientes funciones y entidades:

  • Clientes. Lista de SharePoint desde la cual puedes crear y editar todos tus clientes.
  • Proyectos. Lista de SharePoint desde la cual puedes crear y editar todos tus proyectos, así como vincularlos al cliente correspondiente.
  • Tareas. Lista de SharePoint desde la cual puedes crear y editar todas las tareas, así como vincularlas al proyecto correspondiente.
  • Horas. Lista de SharePoint donde se guardan todas las horas enviadas.
  • Entrada de horas. Acceso directo a la Power App Entrada de horas.
  • Cuadro de mandos. Acceso directo al informe de Power BI Gestión de proyecto.

En todas las listas de SharePoint se pueden personalizar los campos con mucha facilidad, así como administrar la propia seguridad de acceso y permisos.

Front end – Power App Entrada de horas

Para la entrada de horas creamos una app en formato dispositivo móvil para facilitar la imputación de horas a las tareas y proyectos desde cualquier lugar.

Además, la app te indica por cada día si ya has imputado todas las horas previstas (verde), si en un día te falta alguna hora por imputar (amarillo) o si no has imputado ninguna hora (rojo).

Dashboard – Power BI

Con el informe de Power BI podrás tener visibilidad del estado de tus proyectos y las imputaciones de un equipo. De esta forma podrás hacer una gestión proactiva, anticipándote a posibles desviaciones.

A diferencia del resto de funcionalidades, el informe de Power BI no está cubierto con las licencias de Microsoft 365, y por lo tanto es necesario adquirir una licencia de Power BI Pro.

Notificaciones y avisos – Power Automate

Por último, con CrossProjects también podrás automatizar avisos para ahorrarte la siempre desagradable tarea de recordar la imputación de las horas, o simplemente enviar notificaciones a tus compañeros.

 

En el caso de que tengas alguna duda de la solución o directamente quieras programar una demo, puedes contactar con nosotros en info@crosspoint365.com o directamente desde nuestro formulario web.

Global Power Platform Bootcamp 2021

Hoy empieza el Global Power Platform Bootcamp, uno de los eventos más importantes de Power Platform a nivel mundial, y que cuenta con multitud de sedes locales para que podamos elegir la que mejor se adapte a nuestras necesidades y/o intereses.

Por culpa de la pandemia este año los bootcamps serán virtuales, pero esto nos permitirá acceder de forma simultánea a varios eventos, ya que tendremos la posibilidad de acceder a un streaming global de 24h, o conectarnos a una sede en concreto que, en el caso de España, son las siguientes:

También podrás seguir el evento en Twitter, a través de su cuenta oficial y del hashtag #GPPB2021.

Automatiza tu soporte con Power Virtual Agents

Agentless support, inteligencia artificial, lógica determinística… Son conceptos que todos hemos oído en alguna ocasión, y muchos, por lo menos de entrada lo vemos como algo poco comprensible, una especie de caja negra, pero ¿qué hay detrás de ello?

Hoy vamos a presentar una herramienta del ecosistema Microsoft 365, que nos introducirá de una forma muy suave en todo este mundo: Power Virtual Agents (de ahora en adelante PVA).

PVA nos permite diseñar autómatas de atención al cliente y soporte, utilizando un framework de diseño en el que no escribiremos ni una línea de código. A lo sumo, utilizaremos herramientas de las que ya hemos hablado en entradas anteriores, como Power Automate, y lógicamente el uso de variables que nos permitirán recopilar y tratar los datos de la interacción con los usuarios, para desarrollar una experiencia completa e integrada entre los distintos componentes de la suite Microsoft 365.

El objetivo final de la creación de un bot es resolver las preguntas más comunes y repetitivas que llegan a nuestro departamento de atención al cliente, y que implican una dedicación relevante del tiempo por parte de nuestro equipo de soporte. Si conseguimos reducirlas en gran parte, automatizando esta atención a través de un bot, conseguiremos aumentar el valor de nuestro equipo.

El hecho de no necesitar conocimientos avanzados de programación hace que esta tarea sea mucho más accesible. Deberemos centrarnos únicamente en el diseño determinístico: Preguntarnos, como piensan “los humanos”, cuáles son los disparadores que nos permitirán identificar los problemas de forma concisa, como hacer las preguntas para encauzar la conversación hacia donde nosotros queremos y no entrar en una divagación. Al fin y al cabo, la inteligencia artificial conceptualmente es eso, analizar el entorno a través de variables, y diseñar los mecanismos que nos permitirán llegar a las respuestas que esperen nuestros usuarios.

Vamos a empezar.

Creación del Bot

Para experimentar con la creación de bots, necesitaremos una licencia trial de Power Virtual Agents que podéis encontrar en el enlace. Como prerrequisito, se requerirá una cuenta de Microsoft 365, que podemos dar de alta también gratuitamente. El trial de PVA incluirá la capacidad necesaria para la base de datos de Common Data Service, los recursos de Power Automate y otros complementos que podamos usar en la solución.

Una vez dentro de la experiencia de prueba, la creación de nuestro primer bot será muy sencilla; en la parte superior derecha de la pantalla presionamos sobre el icono Bots -> Nuevo bot y rellenamos la información solicitada: nombre del bot, idioma en el que se comunicará con nuestros usuarios y en que entorno Common Data Service se provisionará.

Pasados unos minutos nuestro bot estará listo para su edición.

En la pantalla principal, veremos en la parte izquierda el menú donde accedemos a los distintos elementos de edición, en la parte central, el Chatbot donde en todo momento podemos testear los cambios que vamos realizando sobre el mismo, y en la derecha, un asistente con un guion y resumen de los principales pasos a seguir para publicar nuestro primer chatbot.

Antes de proceder a editarlo, tenemos que entender cómo funciona el sistema. De forma muy resumida: El bot estructura su “cerebro” en “Temas”. Los temas son ítems que definiremos para segmentar las conversaciones, e ir redirigiéndolas a través de estos micro relatos. Es clave, para controlar la complejidad del bot llevar la iniciativa de la conversación y hacer que esta fluya por cauces controlados. Por ejemplo; dando opciones para que el usuario elija entre una serie de elementos, por contraste a dejar preguntas abiertas que hacen que la conversación divague, y sea muy difícil llegar a puntos concretos.

Por defecto, se nos suministran una serie de temas preconfigurados, también dichos De sistema, que son elementos conversativos que sabemos que se deben incluir en cualquier conversación, como, por ejemplo, un saludo, o una despedida.

Si vamos Temas -> ¿Qué tal?  entraremos en el modo edición de las frases de entrada. Aquí, veremos los desencadenadores, que son las palabras que el chatbot estará esperando para mandar al usuario hacia esta línea de conversación. En todos los temas, excepto en los de sistema, se puede modificar los desencadenadores, y crear los que deseemos.

Si pulsamos sobre lienzo de creación, podemos entrar en la edición de la lógica de conversación, personalizar, los mensajes que se muestran en pantalla, y definir variables y condiciones.

Si pulsamos sobre el botón + que aparece al pasar el cursor entre cada nodo, podemos definir las acciones anteriormente comentadas.

Por ejemplo, si formulamos una pregunta, podremos gestionar la respuesta del usuario, y tratarla como una variable, que podemos determinar si estará disponible, solo en esta conversación, o en todo el contexto de la Power Platform, para tratarse en otras herramientas. En este caso, la respuesta a esta pregunta se almacenará en la variable PayIssue.

Aunque no profundizaremos en ello, las preguntas planteadas pueden capturar distintos tipo de variables, booleano, entero, texto, etc, e incluso podemos crear Entidades para deteriminar opciones que estarán disponibles en mas de un tema.

Una vez realizada toda la lógica del proceso, podemos cerrar cada una de las ramas lógicas del tema de varias maneras:

Si la lógica de la conversación va a través de un cauce que consideremos que resuelve la pregunta del usuario, o en la que se toma una acción para corregir su problema en la que no se requiere más interacción por parte de este, lo lógico será terminar con una encuesta de Dynamics 365 Customer Voice que dará por cerrada este línea.

Si la acción ha quedado pendiente, lo podríamos transferir a un agente de soporte técnico “humano” (Requiere de determinados módulos de Dynamics 365 Customer Service de los que no hablaremos hoy) para que el usuario recibiese soporte en tiempo real.

Finalmente, también podríamos dejar la conversación abierta, terminando con una pregunta. El sistema escanearía la entrada del usuario, buscaría entre los desencadenadores de los temas definidos, e intentaría redirigir la conversación a alguno de estos.

Enlazando con Power Automate.

Como en cualquier componente de la Power Platform, tenemos la posibilidad de utilizar el contenido del flujo de conversación y capturarlo en variables que podemos pasar entre los distintos sistemas. En este caso, utilizaremos el nombre de nuestro interlocutor, y el problema con el que se está enfrentando, que hemos capturado previamente en variables, y lo enviaremos a Power Automate para que este envíe un mensaje de Teams para que un miembro del equipo se ponga en contacto con el usuario, con el fin de resolver su problema.

Al pulsar sobre crear un flujo, se abrirá la ventana de edición de Power Automate, donde el primer paso será definir las entradas de información provenientes del flujo. En este ejemplo capturaremos el nombre de la persona que está interactuando con el chatbot y el tipo de problema que reporta, en este caso ambas entradas son de tipo texto.

Posteriormente, haremos el tratamiento de estas variables, en este caso utilizaremos el nombre y el tipo de problema para enviar un mensaje personalizado de Teams a través del conector relevante. Realmente, aquí podemos conseguir todo aquello que nos permite Power Automate, es decir casi cualquier cosa.

Una vez realizadas las acciones de automatización, se devuelve la acción a Power VA para continuar con el proceso de la lógica.

De vuelta a PVA, especificaremos que variables de las que hemos capturado durante nuestra conversación con el usuario, son las que le pasaremos a Power Automate para su tratamiento, según definidas en sus entradas.

Publicación

Una vez terminado el diseño del Bot, recordar que podemos ir testeando los cambios en la ventana de chat, podemos publicarlo para que los cambios sean visibles a través de todos los canales. Para publicar los cambios hechos hasta el momento iremos al menú Publicar -> Publicar

Una vez publicado, podremos hablar con el bot a través de Teams como si fuera un usuario más de nuestra organización, desde una web independiente dedicada para el bot, integrándolo con código iframe en un site de SharePoint o en nuestra web corporativa, publicándolo como una App móvil, desde Facebook… y mucho más.

Resumen y cierre

En este articulo hemos visto los principales componentes y conceptos de Power Virtual Agent, una primera aproximación potente, sencilla y sin código al mundo de los chatbots, que bien diseñada nos pueda ayudar a optimizar la carga y rendimiento de nuestro departamento de soporte y atención al cliente.

Automatiza tus encuestas con Customer Voice y Power Automate

Ha pasado poco más de un año desde que Microsoft anunciara Microsoft Forms Pro, un producto con el que crear, distribuir y analizar encuestas y cuestionarios de forma sencilla y ágil, y que aportaba funcionalidades extra en comparación a su hermano pequeño Microsoft Forms, como la integración con Common Data Service (CDS).

Siguiendo con el constante cambio de nombres al que los de Redmond ya nos tienen acostumbrados, en el Inspire del pasado Julio se anunció Dynamics 365 Customer Voice, la nueva aplicación que sustituye a Microsoft Forms Pro que se incorpora a la plataforma de  Dynamics 365, lo que permite, entre otras cosas, una integración total con productos como Sales o Customer Service.

El objetivo de este post no es hablar de todas las funcionalidades de Customer Voice, ni de las diferencias con Microsoft Forms, si no presentar un escenario concreto que hemos tenido internamente en CrossPoint, y mostrar la forma en la que finalmente se ha abordado utilizando esta herramienta, juntamente con Power Automate.

Escenario

En CrossPoint tenemos muy claro que la mejor forma de saber si un cliente está satisfecho con nuestros servicios es preguntando. Es por ello que, periódicamente una vez al año, o al finalizar un curso de formación o la entrega de un proyecto, solemos enviar una encuesta de satisfacción para aprender en qué podemos seguir mejorando.

Para tal propósito, ya hace un tiempo decidimos crear una encuesta en Forms Pro que se enviaba a todos los participantes de un curso una vez finalizadas todas las sesiones. Hasta aquí, no había ningún problema, ya que Forms Pro nos permitía enviar la encuesta de forma masiva a todos los asistentes y consolidar sus respuestas en el mismo espacio.

No obstante, surgió algún problema para identificar el cliente y el curso cuando varias formaciones terminaban los mismos días, ya que al recibir las respuestas nos era difícil identificar a que curso y cliente correspondían (las respuestas son anónimas para fomentar la sinceridad).

Solución

Una posible solución pasaba por crear una encuesta para cada curso de nuestro catálogo de formación, y posteriormente personalizar el email para cada cliente. Una solución que quedó descartada rápidamente, ya que además de tener que mantener múltiples encuestas con las mismas preguntas, también implicaba más trabajo manual. Además, las métricas quedaban registradas en distintas encuestas, cosa que hacía complicado el poder analizar el servicio de formación en general.

En este punto, el objetivo era claro: disponer de una única encuesta de satisfacción, en la que poder analizar los resultados por cliente, formador o curso, entre otros.

Fue entonces cuando descubrimos las variables de encuestas. Las variables nos permiten especificar el cliente, curso o formador al que hace referencia la encuesta, antes de enviarla.

 

Incluso se puede utilizar el valor de las variables tanto en las preguntas como en las plantillas de correo.

Además, las variables se almacenan en el CDS asociadas a cada encuesta, por lo que explotar las respuestas recibidas en base a estas variables, utilizando por ejemplo Power BI, es una tarea relativamente sencilla. Dicho de otra forma, y en nuestro contexto, gracias a estas variables podemos desglosar las respuestas por formador, curso o cliente.

Aunque las variables solucionaban nuestro principal problema, aún quedaba algo por mejorar, y es que se seguía perdiendo mucho tiempo en modificar el contenido de las variables y enviar el email al cliente. Necesitábamos automatizar el proceso, y evidentemente, la mejor herramienta para tal propósito es Power Automate.

Lo que se hizo es crear un Flow que se activa a través de un botón y al que se le proporcionan los siguientes parámetros: cliente, curso, formador y asistentes. A través de estos parámetros, podemos utilizar el conector de Customer Voice para Power Automate y enviar la encuesta automáticamente. Hay que destacar que el propio conector, ya detecta las variables asociadas a la encuesta.

Con todo esto, podemos afirmar que hemos conseguido lo siguiente:

  • Mantener una única encuesta de satisfacción para los cursos de formación en Customer Voice.
  • Mantener una única plantilla de correo.
  • Posibilidad de explotar los resultados por cliente, curso y formador.
  • Minimizar el tiempo de envío de las encuestas con la automatización de Power Automate.

Siguientes pasos

Aunque Customer Voice ya incorpora por defecto una parte de BI, e incluso de IA, actualmente no hace un desglose de la información utilizando las variables de la encuesta.

Por lo que aprovechando que todas las preguntas y respuestas de la encuesta quedan almacenadas en CDS, una buena idea sería crear un informe de Power BI analizando la información en función de las variables, en nuestro caso, cliente, curso o formador, junto con todas las métricas de las respuestas.

Con esto llegamos al final de artículo, y esperamos que este caso práctico te ayude a sacarle aún más partido a Customer Voice.

 

Automatiza tus procesos con Microsoft 365 y Power Automate

Nuestro día a día se compone de multitud de tareas en las que, en ocasiones, debemos interactuar con diferentes departamentos. A menudo estos procesos pueden requerir de varios niveles de aprobación o interacción, lo que en muchas organizaciones se traduce en conversaciones telefónicas, escritura de emails, mensajes por Microsot Teams… en definitiva, tiempo, interrupciones de nuestro trabajo y la posibilidad de que en algún punto se rompa la cadena y el proceso se interrumpa, incurriendo por tanto en ineficiencias.

En este post vamos a explicar  la lógica detrás de un flujo de aprobación de PowerApps mediante el cual un empleado (nuestro compañero imaginario Alex Wilber) realizará una petición de autorización de viaje a través de un formulario de Microsoft 365 Forms, como este llegará a su manager (Adele Vance ) automáticamente para que apruebe o deniegue la petición , y en caso de que la apruebe, se envíe al departamento de compras para su tramitación administrativa.

Para hacerlo necesitaremos:

  • Definir la jerarquía en Azure AD
  • Un formulario de Microsoft Forms
  • Un flujo de aprobación de Power Automate

Por cierto, todo lo que necesitamos está incluido sin coste adicional con cualquier licencia de Office 365.

¡Empecemos!

Definición de la jerarquía en Office 365 – Azure AD

La jerarquía de Office 365, es parte de los metadatos de usuario de la plataforma. Esto nos permite en esta ocasión automatizar el envío de formularios al aprobador adecuado (el mánager del usuario), pero en realidad podemos automatizar cualquier acción: peticiones de ausencias, aprobación de un documento o proceso, realizar determinada acción si un usuario no inicia sesión antes de una hora definida, etc.

Para este ejemplo es preciso comprobar si el usuario Alex tiene informado este parámetro.

Para hacerlo,  nos dirigimos al portal de Azure y accedemos al portal de administración de Azure AD

Vamos a la pestaña usuarios y seleccionamos el usuario que queramos comprobar.

Una vez en el perfil de Alex verificamos que efectivamente Adele es la responsable de Alex, y por lo tanto podríamos seguir con el proceso. La traducción que hace la plataforma de responsable es “administrador”, lo que sería una traducción literal de “manager”. Quizá no lo más acertado, pero en cualquier caso quedaros con ello porque se sigue haciendo referencia a ello durante el proceso.

En caso de que no estuviese informado, un administrador del sistema puede rellenar esta información a través del botón Editar; si bien lo deseable es que se completen los metadatos a la incorporación de cada usuario, o durante la migración en caso de que hubiésemos llegado a Office 365 desde otra plataforma.

Diseño y envío del formulario

El Proceso de diseño del formulario es tan sencillo como crear un documento en Word o correo electrónico. Nos dirigimos al portal de Office 365 , y seleccionamos la aplicación Forms (si no nos aparece presionamos «Más aplicaciones»).

Una vez dentro de la aplicación, presionamos Nuevo formulario y creamos el formulario según nuestras preferencias y necesidades.

Cuando finalicemos con el diseño, lo publicaremos obteniendo en enlace, pulsando sobre el botón “Compartir” que visualizaremos en la parte superior derecha de la pantalla.

Este enlace, podemos publicarlo en la intranet, compartirlo por correo electrónico o en general cualquier método para que nuestros usuarios puedan acceder completar las respuestas.

Creación del flujo de automatización

Llegamos a la parte más interesante que es la automatización del proceso. Para hacerlo haremos uso de Power Automate (antiguamente Flow).

A través del portal de Office 365, nos dirigiremos en esta ocasión a la app Power Automate, y presionaremos en «Crear».

 

En la siguiente pantalla, podemos elegir el tipo de flujo que nos interese, entre un flujo totalmente en blanco para hacer un diseño a medida, flujo de ejecución a petición, programado diariamente, entre otros.

Mi recomendación es empezar por alguna de las plantillas para empezar a entender el funcionamiento del sistema, y adaptarla para nuestras necesidades.

Veamos a continuación las diferentes partes del flujo ya completado, comentando los aspectos más interesantes.

En el primer paso, el desencadenador, es decir el elemento que provoca que se arranque el proceso. En este caso seleccionamos como desencadenador “Cuando se crea una respuesta a un formulario”, seleccionando el formulario en cuestión desde el desplegable. Si nuestro formulario no aparece en el desplegable, podemos pegar su enlace.

A continuación, obtenemos las respuestas desde el formulario para su proceso dentro de la lógica de trabajo. Acto seguido, obtenemos el nombre del “administrador” o el mánager / responsable de la persona que ha mandado el formulario (responder’s email) y empezamos con la lógica de proceso. Los metadatos que podemos incluir en cada paso vienen definidos por los métodos que hemos usado durante el flujo.

Podemos personalizar totalmente la lógica y el condicionado desde el tipo de aprobación (aprueba el primero que lo recibe, aprueban varios, aprobación en cadena), a quien se asigna la petición, título de la petición de aprobación que recibirá el mánager, y los detalles de la respuesta que acabamos en enviar, que podemos cumplimentar con los campos dinámicos disponibles.

Finalmente, nos centramos en la lógica de resolución:

Vemos que en caso de que se apruebe se envía un correo electrónico a compras, con el peticionario en copia (esto se especifica en las opciones avanzadas), con todos los detalles de la petición para su tramitación. En caso negativo notificamos al usuario para que revise los comentarios de la denegación para corregirlo. Utilizamos el contenido dinámico, para adaptar los correos con los metadatos del formulario que queramos.

En este caso hemos terminado el flujo en un correo, pero bien podría terminarse en que se realizara una entrada en una lista de SharePoint, que, a su vez, estuviese conectada un flujo que automatizara una notificación a un tercero, o cualquier otra acción. Las posibilidades son infinitas.

Look & Feel

Vamos a ver finalmente que verían los implicados en el proceso:

  • La persona que rellena el formulario, al que accedería a través del enlace, publicado en su intranet:

  • El aprobador puede recibir la petición a través de un mensaje de correo electrónico, en un canal de Microsoft Teams, o en la propia aplicación de Flow. Desde todos ellos podrá interactuar directamente para aprobarla o denegarla.

  • El peticionario y el departamento de compras una vez aprobada o denegada la solicitud por el mánager. Aquí podríamos trabajar el aspecto gráfico, o el contenido que queramos que el destinatario final visualice o incluso el enlace a la respuesta del formulario.

Resumen

Tal y como hemos visto, Microsoft 365 no es solo un ecosistema de ofimática y gestión documental en la nube,  sino toda una plataforma de productividad que, combinado con Power Automate, nos brinda capacidades de automatización de procesos e integración de aplicaciones desde cualquier origen, hacia cualquier destino.