Automatiza tus procesos con Microsoft 365 y Power Automate

Nuestro día a día se compone de multitud de tareas en las que, en ocasiones, debemos interactuar con diferentes departamentos. A menudo estos procesos pueden requerir de varios niveles de aprobación o interacción, lo que en muchas organizaciones se traduce en conversaciones telefónicas, escritura de emails, mensajes por Microsot Teams… en definitiva, tiempo, interrupciones de nuestro trabajo y la posibilidad de que en algún punto se rompa la cadena y el proceso se interrumpa, incurriendo por tanto en ineficiencias.

En este post vamos a explicar  la lógica detrás de un flujo de aprobación de PowerApps mediante el cual un empleado (nuestro compañero imaginario Alex Wilber) realizará una petición de autorización de viaje a través de un formulario de Microsoft 365 Forms, como este llegará a su manager (Adele Vance ) automáticamente para que apruebe o deniegue la petición , y en caso de que la apruebe, se envíe al departamento de compras para su tramitación administrativa.

Para hacerlo necesitaremos:

  • Definir la jerarquía en Azure AD
  • Un formulario de Microsoft Forms
  • Un flujo de aprobación de Power Automate

Por cierto, todo lo que necesitamos está incluido sin coste adicional con cualquier licencia de Office 365.

¡Empecemos!

Definición de la jerarquía en Office 365 – Azure AD

La jerarquía de Office 365, es parte de los metadatos de usuario de la plataforma. Esto nos permite en esta ocasión automatizar el envío de formularios al aprobador adecuado (el mánager del usuario), pero en realidad podemos automatizar cualquier acción: peticiones de ausencias, aprobación de un documento o proceso, realizar determinada acción si un usuario no inicia sesión antes de una hora definida, etc.

Para este ejemplo es preciso comprobar si el usuario Alex tiene informado este parámetro.

Para hacerlo,  nos dirigimos al portal de Azure y accedemos al portal de administración de Azure AD

Vamos a la pestaña usuarios y seleccionamos el usuario que queramos comprobar.

Una vez en el perfil de Alex verificamos que efectivamente Adele es la responsable de Alex, y por lo tanto podríamos seguir con el proceso. La traducción que hace la plataforma de responsable es “administrador”, lo que sería una traducción literal de “manager”. Quizá no lo más acertado, pero en cualquier caso quedaros con ello porque se sigue haciendo referencia a ello durante el proceso.

En caso de que no estuviese informado, un administrador del sistema puede rellenar esta información a través del botón Editar; si bien lo deseable es que se completen los metadatos a la incorporación de cada usuario, o durante la migración en caso de que hubiésemos llegado a Office 365 desde otra plataforma.

Diseño y envío del formulario

El Proceso de diseño del formulario es tan sencillo como crear un documento en Word o correo electrónico. Nos dirigimos al portal de Office 365 , y seleccionamos la aplicación Forms (si no nos aparece presionamos «Más aplicaciones»).

Una vez dentro de la aplicación, presionamos Nuevo formulario y creamos el formulario según nuestras preferencias y necesidades.

Cuando finalicemos con el diseño, lo publicaremos obteniendo en enlace, pulsando sobre el botón “Compartir” que visualizaremos en la parte superior derecha de la pantalla.

Este enlace, podemos publicarlo en la intranet, compartirlo por correo electrónico o en general cualquier método para que nuestros usuarios puedan acceder completar las respuestas.

Creación del flujo de automatización

Llegamos a la parte más interesante que es la automatización del proceso. Para hacerlo haremos uso de Power Automate (antiguamente Flow).

A través del portal de Office 365, nos dirigiremos en esta ocasión a la app Power Automate, y presionaremos en «Crear».

 

En la siguiente pantalla, podemos elegir el tipo de flujo que nos interese, entre un flujo totalmente en blanco para hacer un diseño a medida, flujo de ejecución a petición, programado diariamente, entre otros.

Mi recomendación es empezar por alguna de las plantillas para empezar a entender el funcionamiento del sistema, y adaptarla para nuestras necesidades.

Veamos a continuación las diferentes partes del flujo ya completado, comentando los aspectos más interesantes.

En el primer paso, el desencadenador, es decir el elemento que provoca que se arranque el proceso. En este caso seleccionamos como desencadenador “Cuando se crea una respuesta a un formulario”, seleccionando el formulario en cuestión desde el desplegable. Si nuestro formulario no aparece en el desplegable, podemos pegar su enlace.

A continuación, obtenemos las respuestas desde el formulario para su proceso dentro de la lógica de trabajo. Acto seguido, obtenemos el nombre del “administrador” o el mánager / responsable de la persona que ha mandado el formulario (responder’s email) y empezamos con la lógica de proceso. Los metadatos que podemos incluir en cada paso vienen definidos por los métodos que hemos usado durante el flujo.

Podemos personalizar totalmente la lógica y el condicionado desde el tipo de aprobación (aprueba el primero que lo recibe, aprueban varios, aprobación en cadena), a quien se asigna la petición, título de la petición de aprobación que recibirá el mánager, y los detalles de la respuesta que acabamos en enviar, que podemos cumplimentar con los campos dinámicos disponibles.

Finalmente, nos centramos en la lógica de resolución:

Vemos que en caso de que se apruebe se envía un correo electrónico a compras, con el peticionario en copia (esto se especifica en las opciones avanzadas), con todos los detalles de la petición para su tramitación. En caso negativo notificamos al usuario para que revise los comentarios de la denegación para corregirlo. Utilizamos el contenido dinámico, para adaptar los correos con los metadatos del formulario que queramos.

En este caso hemos terminado el flujo en un correo, pero bien podría terminarse en que se realizara una entrada en una lista de SharePoint, que, a su vez, estuviese conectada un flujo que automatizara una notificación a un tercero, o cualquier otra acción. Las posibilidades son infinitas.

Look & Feel

Vamos a ver finalmente que verían los implicados en el proceso:

  • La persona que rellena el formulario, al que accedería a través del enlace, publicado en su intranet:

  • El aprobador puede recibir la petición a través de un mensaje de correo electrónico, en un canal de Microsoft Teams, o en la propia aplicación de Flow. Desde todos ellos podrá interactuar directamente para aprobarla o denegarla.

  • El peticionario y el departamento de compras una vez aprobada o denegada la solicitud por el mánager. Aquí podríamos trabajar el aspecto gráfico, o el contenido que queramos que el destinatario final visualice o incluso el enlace a la respuesta del formulario.

Resumen

Tal y como hemos visto, Microsoft 365 no es solo un ecosistema de ofimática y gestión documental en la nube,  sino toda una plataforma de productividad que, combinado con Power Automate, nos brinda capacidades de automatización de procesos e integración de aplicaciones desde cualquier origen, hacia cualquier destino.

Bienvenido Microsoft Dataflex, te estábamos esperando

Ayer, Microsoft aprovechó el evento anual de partners Microsoft Inspire para publicar lo que sin duda será una de las grandes novedades del año, Microsoft Dataflex. Además, también se anunció el cambio de nombre de Common Data Service (CDS) a Microsoft Dataflex Pro.

En este artículo os vamos a explicar qué es Dataflex y por qué puede ser una gran mejora en la funcionalidad de los usuarios de Microsoft 365 (antiguo Office 365).

Crea apps y chatbots directamente en Microsoft Teams

Microsoft Dataflex es una base de datos para aplicaciones low-code que permite crear Power Apps embebidas directamente en Teams, a la vez que gestionas su gobernanza y seguridad de los datos. Además, también es posible implementar chatbots  con los Power Virtual Agents para mejorar los canales de comunicación.

Por lo tanto, Dataflex va a permitir que cualquier organización con Microsoft 365 pueda crear aplicaciones y chatbots personalizados para poder cubrir las diferentes necesidades y escenarios de negocio, integrando lo mejor de Teams y la Power Platform.

Licenciamiento

Hasta ahora, si querías desarrollar Power Apps dentro de la licencia de Microsoft 365, uno de los recursos habituales era utilizar listas de SharePoint como origen de datos. Sin embargo, SharePoint no es una base de datos como tal, lo cual implicaba una serie de limitaciones como no tener datos relacionados, índices, etc.

Dataflex en cambio sí está incluido dentro de la licencia de Microsoft 365, por lo que por el mismo precio de suscripción que pagamos para disponer de todas las funcionalidades de M365, ahora también dispondremos de un base de datos para Teams.

En aquellos escenarios dónde la aplicación requiera conectarse con otros orígenes de datos, por ejemplo Dynamics 365, será necesario Dataflex Pro, que como comentábamos al inicio, es el nuevo nombre del antiguo CDS.

Siguientes pasos

Sin duda Dataflex es una gran oportunidad para aquellas organizaciones que quieran dar un paso más en su transformación digital, empoderando a sus equipos y usuarios a acceder a sus datos de una forma ágil, segura y totalmente adaptada a sus necesidades de negocio.

Si ya tienes o estás pensando en suscribirte a Microsoft 365, no desaproveches todo el potencial que ofrece este nuevo servicio para mejorar la productividad y competitividad de tu empresa.

Encuentra lo que necesitas con Microsoft Search

Microsoft 365, antes Office 365, no ha dejado de evolucionar y mejorar tanto en nuevos productos como funcionalidades en los ya casi 10 años que lleva entre nosotros.

Sin embargo, uno de los puntos con margen de mejora respecto a otras soluciones de la competencia era disponer de una herramienta de búsqueda centralizada, unificada y efectiva. En su lugar disponíamos de una serie de buscadores centrados en cada una de las aplicaciones, con tecnologías de búsqueda diversas y por lo general no demasiado efectivas.

En el escenario actual de transformación digital, dónde gradualmente tenemos más volumen de información y de diferentes fuentes, no es extraño saber que se estima que los usuarios dedican el 20% de su tiempo simplemente buscando la información que necesitan para hacer su trabajo.

Con el objetivo de cambiar la experiencia de búsqueda empresarial y aumentar la productividad , Microsoft puso sus esfuerzos en adaptar la potencia de búsqueda de su buscador Bing para integrarlo en la plataforma Microsoft 365, lanzando el servicio Microsoft Search que ya se ha desplegado de forma automática en la mayoría de tenants.

Como acceder a Microsoft Search

La forma más sencilla de acceder al buscador es dirigirse al panel principal de office.com. Ahí veremos un nuevo panel de búsqueda en la parte superior de la pantalla:

Desde ese panel podemos localizar cualquier tipo de contenido generado en Office 365 para el que tengamos permiso; equipos o chats de Teams, correo electrónico, sites de Sharepoint, etc.

Sorprende positivamente la efectividad y eficiencia de la búsqueda, siendo posible encontrar información de manera muy sencilla, y comprobando que la búsqueda no se limita al nombre de archivo sino también a su contenido.

 

También podemos buscar información de nuestros compañeros de trabajo, ver sus datos de contacto, últimos archivos en los que han trabajado, a quien reportan, quiénes son sus compañeros de equipo, a que grupos pertenecen, etc.

 

Accediendo a través de Bing

Otra forma de acceder es desde el navegador de internet Bing, iniciando sesión con nuestra cuenta corporativa.

Con esta experiencia, el buscador nos presentará primero, los resultados corporativos que aquí remarcamos en Azul, y a continuación y de forma bien diferenciada los resultados de internet para nuestra búsqueda.

Pulsando sobre el enlace correspondiente, nos ampliará los resultados de la búsqueda corporativa, con una experiencia similar a la obtenida en el panel de Microsoft 365.

Creación de marcadores personalizados

Una de las opciones interesantes de Microsoft Search, es que desde el centro de administración de Microsoft 365, podemos crear marcadores personalizados para que nuestros colaboradores encuentren de forma directa determinado contenido cuando hagan búsquedas a través de ciertas palabras o expresiones.

Por ejemplo, podemos crear un marcador que presente en primer lugar el formulario de petición de ausencias y vacaciones cuando alguien busque “como pedir vacaciones” o “petición de vacaciones”.

 

Conexión de servicios externos

Microsoft Search no se limita a la búsqueda del contenido de Microsoft 365. Si lo deseamos podemos conectar por ejemplo una BBDD de SQL Server, a través de los conectores diseñados específicamente a ese efecto y que interactúan con la plataforma a través de Microsoft Graph API.

Actualmente existen conectores, para Azure Data Lake, SQL Server, Sitios web corporativos, Servidores de Ficheros, entre muchos otros.

La peculiaridad de estas conexiones es que nos dan toda la flexibilidad para personalizar las consultas que se realizaran a dichos servicios y como se presentarán los resultados, pero atención, eso también nos hace responsables de afinar las consultas adecuadamente para que no se produzcan fugas de información.

Resumen

Microsoft Search es una herramienta imprescindible y largamente esperada por todos los usuarios de Microsoft 365. Nos permite encontrar e indexar nuestra información de forma sencilla y sin ningún esfuerzo, ya que se ha desplegado de forma automática para todos los clientes de la plataforma. Además nos da la flexibilidad para añadir fuentes de datos personalizadas, haciendo de Microsoft 365 un producto aún mejor y más completo.

Nuevo curso de gobernanza avanzada en Microsoft 365

Seguimos ampliando nuestro catálogo de cursos para Microsoft 365, en esta ocasión con nuestra formación de  gobernanza avanzada. Nuestra intención es profundizar en la administración de Microsoft 365 y todos sus componentes, entendiendo los mecanismos de los que disponemos para realizar una gestión automatizada y segura de nuestra organización.

Para ello, hemos estructurado el curso en 3 módulos; un primer módulo donde nos centraremos en la administración de Office 365, un segundo módulo donde entraremos en los mecanismos de gestión y gobernanza de Azure AD y la gestión de MDM (Mobile Device Management) con Intune, y finalmente un tercer módulo donde conoceremos los aspectos más importantes de Microsoft Azure.

Al finalizar el curso seremos capaces de llevar a cabo acciones como las siguientes:

  • Crear políticas que impidan la eliminación de documentos, por ejemplo facturas, almacenados en nuestra gestión documental, al menos durante 5 años o el periodo que legalmente esté establecido.
  • Evitar que los correos electrónicos que contengan determinadas palabras o expresiones sean leídos por destinatarios no autorizados.
  • Evitar que se envíe o se comparta correos electrónicos o documentos que contengan partes de código o propiedad intelectual corporativa.
  • Aplicar políticas de seguridad a todos los dispositivos móviles que acceden a la información corporativa para que podamos formatearlos remotamente en caso de pérdida o robo, así como mantener su información encriptada.
  • Realizar instalación remota de software de forma masiva y automatizada.

Como siempre, si quieres más información de los cursos o quieres saber como podemos ayudarte a implantar Microsoft 365 en tu organización, puedes hacerlo a través de nuestro catálogo web o  contactarnos directamente a info@crosspoint365.com

Facilita el onboarding con Intune

Con la reciente irrupción forzosa del teletrabajo se ha hablado mucho sobre aspectos claves en cualquier organización como son la comunicación entre equipos, acceso a documentación o trabajo colaborativo. Sin embargo, otro de los puntos que ha cobrado especial importancia ha sido el de la gobernanza de los datos y los dispositivos, de forma que se pueda tener bajo control los dispositivos de nuestra empresa y la información sensible que puedan contener, para una gestión eficiente y segura de la movilidad.

Para dar respuesta a esta necesidad tenemos Microsoft Intune, un servicio basado en la nube e incluido en el conjunto de programas de Enterprise Mobility + Security (EMS) que nos va a permitir:

  • Gestionar de forma centralizada nuestros dispositivos, y la información que contienen.
  • Aplicar políticas de cumplimiento para garantizar que solo los dispositivos conformes acceden a nuestros sistemas.
  • Aplicar configuraciones de manera centralizada e individualizada.
  • Automatizar la instalación y despliegue de software.
  • Parametrizar el nivel de información y alertas que queremos recibir.

En este post, vamos ver un caso práctico dónde gracias a la integración entre Intune, Microsoft 365 y Azure Active Directory desde el departamento de IT podremos facilitar el proceso de onboarding de nuevos usuarios, permitiéndonos la puesta a punto de su usuario y dispositivo de forma totalmente automatizada y desasistida.

Configuraciones previas

Como pasos previos, habremos configurado las políticas de cumplimiento y configuración de Intune, según las necesidades y requerimientos de nuestra organización.

En Microsoft Intune, preconfiguraremos los programas que queremos enviar a los dispositivos de los usuarios, los cuales asignaremos a todos los usuarios, o solo para algunos, vinculándolos a grupos de seguridad o de Office 365.

Gracias a Azure Active Directory P1, podremos configurar la pertenencia a grupos de forma dinámica, de forma que al informar por ejemplo el departamento al cual pertenecerá el usuario, se determine a qué grupos de seguridad debe pertenecer. En este caso, definiremos que los usuarios del departamento de administración pertenezcan a un grupo de seguridad con el mismo nombre.

Gracias a las políticas configurables de Azure AD, haremos que a los usuarios del grupo de administración se les asígnen las licencias de Microsoft 365 necesarias y relevantes a su puesto de trabajo.

Experiencia de usuario

Una vez hemos creado el usuario en el panel de Office 365 le entregamos las credenciales y su estación de trabajo, preinstalada con Windows 10 Professional o superior.

El usuario iniciará sesión con sus credenciales de Microsoft 365 (antiguamente Office 365):

El sistema realizará la configuración de políticas e instalación de programas, según hayamos definido.

Y en pocos minutos, estará listo para empezar a trabajar con todo el software necesario para su puesto de trabajo, configurado de forma óptima y con mínima interacción por nuestra parte.

En resumen, gracias a Intune, Microsoft 365 y Azure AD conseguimos facilitar el proceso y ahorrar tiempo:

  • En la provisión del usuario automatizando la pertenencia a grupos y asignación de licencias
  • En el onboarding ya que no requeriremos ninguna interacción con el equipo de IT.
  • No necesitamos crear nuevas plantillas cada vez que queramos añadir software o nuevas versiones del sistema operativo.
  • En la reinstalación y restablecimiento de equipos actuales por cualquier motivo.

Además, automatizando estas tareas minimizamos la posibilidad de error humano e implantamos políticas de trabajo más eficientes y seguras.

Si quieres aprender más sobre Microsoft Intune, puedes consultar nuestro curso de formación en el siguiente enlace.

 

 

Nuevos cursos de Microsoft 365

Tal y como ya se anunció a finales del pasado mes de marzo, el 21 de abril la marca Office 365 pasó a denominarse Microsoft 365. Este cambio incluirá nuevas aplicaciones y servicios a los planes vigentes sin añadir ningún coste adicional.

En nuestra opinión, Microsoft pretende dejar claro que la suscripción de Microsoft 365 va mucho más allá del tradicional Office. En otras palabras, la suite no solo te ayuda en tu productividad, sino que también te ofrece aplicaciones de colaboración y comunicación, acceso e integración total con la nube y seguridad de primer nivel.

Desde CrossPoint, seguimos apostando por la formación como la mejor forma de adoptar una herramienta y empoderar a los equipos, por lo que hemos decidido publicar dos nuevos cursos de Microsoft 365:

  • Gobernanza de Microsoft 365. Esta formación está enfocada a equipos de IT que quieran entender la arquitectura de M365, administrar el licenciamiento y conocer las principales características de gestión y securización de la plataforma.
  • Productividad y colaboración en Microsoft 365. En este curso veremos las principales herramientas de la plataforma enfocadas a la productividad y al trabajo en equipo con ejercicios prácticos que podamos aplicar en nuestro día a día.

Como siempre, si quieres más información de los cursos o quieres saber como podemos ayudarte a implantar Microsoft 365 en tu organización, puedes contactarnos a info@crosspoint365.com

Gestiona los horarios de tu equipo con Microsoft Teams

Aún sigue siendo habitual gestionar el calendario de los equipos con Excel o incluso de forma totalmente analógica como formularios en papel. Sin embargo, estas prácticas pueden suponer todo un reto hoy en día, cuando la adopción del teletrabajo ha dejado de ser una opción sino una necesidad para la gran mayoría de empresas.

Ya se ha hablado mucho de las grandes ventajas de Microsoft Teams como herramienta para fomentar el trabajo en remoto, incrementando la productividad y el trabajo en equipo. No obstante, poco se sabe que Teams también cuenta con la aplicación Turnos (Shifts), que permite justamente poder gestionar los horarios de tu personal.

En esta entrada te vamos a explicar cómo configurar esta app en Teams para que puedas gestionar los horarios de tu equipo desde donde quieras y cuando quieras.

Gestión del calendario de turnos

En la parte izquierda de Teams debes pulsar en los tres puntos y buscar la aplicación Turnos (Shifts):

En la parte superior izquierda de esta pantalla podrás ver y añadir programaciones (Schedule):

Estas programaciones* corresponden a los Equipos que se definen en Teams, y por lo tanto podrás añadir los horarios a ese equipo. Como equipo podemos tener una planta de producción, un departamento, una tienda, etc.

*Es importante destacar que actualmente no se puede borrar una programación una vez creada.

Una vez creado, aparecerá la siguiente pantalla:

Vamos a hacer un ejemplo sencillo de una persona con un horario semanal de 08:00 a 17:00:

Primero vamos a crear un grupo denominado Consultoría. Para crearlo basta poner el nombre en agregar nombre del grupo y en la opción marcada en amarillo añadir el usuario:

A continuación, creamos el turno. Para hacerlo, nos hemos de situar en una celda y nos aparecerán unos tres puntos donde podremos acceder a diferentes opciones:

Al darle a la opción Agregar turno nos abre la ventana para introducir toda la información necesaria:

Introducimos el rango horario; podemos etiquetarlo para una mejor visualización, incluir una parada, notas y las actividades a desarrollar en el turno:

Una vez creado el turno se puede ir asignando mediante la opción de lupa (buscar turno):

También podremos añadir permisos, es decir solicitudes de tiempo libre (time off).

Una vez definido el horario podemos usarlo de base para copiarlo al resto de integrantes del equipo:

Al final el cuadrante nos queda de la siguiente forma:

Una vez entrados los turnos y las personas, podemos visualizar la información de diferentes maneras. Para ello, habrá que ir a la opción ver:

Esta información, a su vez, se puede visualizar por día, semana o mes, imprimir y compartir.

En el área superior podemos exportar e importar la programación en Microsoft Excel:

El fichero generado presenta el siguiente formato:

Una vez asignado los turnos y los horarios los usuarios podrán visualizarlos e interactuar con ellos.

Desde Teams el usuario podrá realizar solicitudes…

Como por ejemplo peticiones de vacaciones, permiso parental, etc:

También son interesantes las opciones de ofrecer e intercambiar turnos entre usuarios, muy comunes en sectores como retail o manufacturing.

En resumen, con la app de Turnos incluida en Microsoft Teams podrás seguir gestionando los horarios de turnos de tu equipo de una forma sencilla, eficiente y totalmente en remoto.

Por último, te dejamos un par de enlaces con la documentación oficial de Microsoft. Si te queda alguna duda o necesitas ayuda para implementarlo, no dudes en contactar con nosotros.

Información general sobre los turnos.

Request para añadir la funcionalidad de eliminar programación.

Consejos y herramientas para el teletrabajo

En el post anterior te contábamos nuestra experiencia con el trabajo en remoto durante los últimos años. Siguiendo con esta temática, nos gustaría complementar esta información con algunos consejos y herramientas para que tu día a día con el teletrabajo sea lo más eficiente posible.

Comunicación

Es evidente que la herramienta básica que necesitaremos para poder trabajar desde casa tiene que permitir comunicarnos de forma ágil con nuestros compañeros, colaboradores y clientes. Cierto es que ya disponemos de nuestro correo electrónico para tal propósito, pero en este caso precisaremos de una herramienta que permita la comunicación en tiempo real, dotada de funcionalidades de videollamada y posibilidad de compartir nuestra pantalla, entre otras.

Dicha herramienta esta en boca de todos últimamente, y no es otra que Microsoft Teams. Además de las características comentadas anteriormente, Teams nos permitirá compartir documentos, mantener conversaciones privadas o en grupo, así como la interacción con otras aplicaciones sin tener que salir de la aplicación, ya sean propias de Microsoft, tales como Power BI, Dynamics 365 o Planner, o incluso de terceros, como por ejemplo Trello o Jira. Gracias a esta última funcionalidad, Teams se está convirtiendo en nuestra oficina móvil, un hub que nos permitirá conectar personas, documentos y aplicaciones.

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Cabe destacar que aunque Teams es una gran herramienta, debe utilizarse con cautela y sentido común. De nada nos servirá estar conectados en tiempo real con nuestros compañeros, si esto nos impide hacernos cargo de nuestro trabajo y responsabilidades. La clave pues, como la mayoría de cosas en esta vida, está en buscar el equilibrio. Debemos respetar el tiempo de nuestros compañeros, interrumpiéndoles únicamente cuando sea necesario, aunque por otro lado, también es importante mantener conversaciones, normalmente en grupo, comentando y debatiendo temas incluso externos a nuestro trabajo.

Bien, ahora ya estamos conectados, pero en algunos casos se nos planteará la necesidad de realizar acciones que ayuden a nuestra audiencia, tales como zoom o anotaciones en pantalla. Teams no dispone por el momento de esta funcionalidad, por lo que por el momento tenemos que complementarlo con otra aplicación, ZoomIt, muy recomendable sobre todo cuando estamos haciendo sesiones de formación.

Si estamos realizando labores de soporte, en muchas ocasiones la persona al otro lado necesitará compartir su pantalla con nosotros para evaluar la incidencia conjuntamente. En los casos en que dicha persona no disponga de Teams, ya sea por desconocimiento o porque simplemente no dispone de cuenta de Microsoft, nuestra recomendación es utilizar los programa AnyDesk o TeamViewer, ambos disponen de una versión gratuita.

Concentración

Sin duda, este es otro de los aspectos clave que influye en la productividad del trabajo en remoto. Es evidente que trabajando desde casa, las distracciones son mayores que si trabajamos en la oficina. Nosotros y solo nosotros podemos controlar estas distracciones, pero existen herramientas que pueden ayudarnos a no caer tan fácilmente en la tentación. La herramienta que recomendados en este caso es Forest, que utiliza la técnica Pomodoro para dividir el tiempo de trabajo en intervalos productivos sin interrupción, e intervalos de descanso, normalmente de 25 y 5 minutos respectivamente. De la misma forma que es esencial mantener periodos productivos sin interrupciones, igual o mas importante es mantener periodos de descanso,  Podemos instalar esta aplicación en nuestro smartphone o bien instalar una extensión en el navegador Chrome.

Existen muchas aplicaciones que utilizan la técnica Pomodoro, pero esta aporta un matiz especial, y es que la aplicación está pensada como un juego, en el cual tenemos que plantar nuestro bosque. Si abandonamos durante los intervalos de tiempo productivo, los árboles mueren, mientras que si persistimos, conseguimos monedas para plantar nuevos tipos de árboles. Pero aún va mas allá, y es que Forest colabora con la ONG Trees for the future, y podemos invertir nuestras monedas ayudando a esta organización, que promueve la plantación de árboles en zonas deforestadas.

Planificación

El trabajo en remoto normalmente viene acompañado de flexibilidad horaria, un aspecto muy valorado por los trabajadores en los últimos años, pero cuidado, ya que puede convertirse en un arma de doble filo. Es esencial que nos marquemos un horario de trabajo, de la misma forma que lo haríamos en la oficina. Este puede ser flexible, sí, pero es muy importante establecer límites, ya que en caso contrario, nuestra vida profesional terminará por mezclarse, o incluso peor, sustituir a nuestra vida personal.

Para planificar las tareas pendientes os recomendamos la aplicación To Do, incluida en cualquier licencia de Office 365. To Do nos permitirá crear tareas tanto personales como compartidas, establecer recordatorios y fechas de vencimiento, así como añadir archivos y crear pasos. Tanto las tareas que nos asignen desde Planner, como las ya conocidas Tareas de Outlook, se integran directamente con To Do, por lo que dispondremos de un único lugar desde el cual podremos controlar todas nuestras tareas.

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Tan importante es planificar bien el día mediante tareas, como imputar el tiempo invertido en estas, para poder reportarlo después a nuestros responsables o clientes. Para tal propósito, podemos utilizar repositorios de datos propios de Office365, como Sharepoint, complementándolo con una aplicación para facilitar la entrada de datos, como por ejemplo, nuestro producto CrossTimeSheet. No obstante, existen otras aplicaciones fuera del contexto de Office365, y nuestra preferida es Timely, que nos permite realizar la imputación de horas de forma muy ágil, a través de un calendario, y con la posibilidad de agrupar las horas por cliente y proyecto.

Productividad

La correcta implementación de los 3 anteriores puntos, comunicación, concentración y planificación, junto con nuestra propia actitud, darán lugar a que nuestra productividad en la modalidad de teletrabajo sea la adecuada. No obstante, ahí van algunos consejos adicionales para conseguir nuestro objetivo.

Es primordial disponer de un espacio de trabajo habilitado para tal propósito dentro de tu casa, preferiblemente con mucha luz, y con el mínimo acceso posible a distracciones, tales como la televisión, o la nevera. Mantén tu puesto de trabajo ordenado, con herramientas al alcance de tu mano para realizar tus tareas habituales.

Aunque uno de los puntos mas atractivos del teletrabajo es la posibilidad de ir en pijama, lo debemos evitar a toda costa. Aunque estemos trabajando desde casa, tenemos que mantener la profesionalidad de cara a nuestros compañeros y clientes que tal vez no disponen del privilegio de trabajar desde casa, sobretodo, en las videollamadas. Evidentemente, tampoco es necesario estar por casa con traje y corbata.

¿Quieres conocer al final del día en que has gastado tu tiempo y si realmente has sido productivo? Puedes utilizar herramientas como MyAnalytics, de Microsoft, o otras externas a Office365, como RescueTime. En ambos casos, recibiremos informes periódicos que nos indicarán las tareas en las que solemos invertir más tiempo, colaboradores habituales, y también el periodo de tiempo que disponemos para concentrarnos, así como el tiempo que solemos utilizar para reuniones o visitas.

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Esperamos que estos consejos te sirvan para mejorar tu trabajo en remoto y la conciliación con tu vida personal. Y tú, ¿te animas a compartir algún consejo o herramienta con nosotros?

 

Nuevos cursos de Flow y PowerBI

Empezamos el año añadiendo dos nuevos cursos en nuestro catálogo de formación:

  • Microsoft Flow: aprender a crear, gestionar y automatizar flujos de trabajo entre aplicaciones y servicios.
  • Crear una solución de PowerBI: ver todos los pasos necesarios para crear una solución de BI desde zero.

Con la incorporación de estos dos cursos, y junto los ya publicados de PowerApps y PowerBI, completamos nuestra oferta formativa en las aplicaciones de la Microsoft Power Platform, apostando firmemente por estas soluciones para ayudar a nuestros clientes en su proceso de digitalización.

Para aquellos que aún no la conozcan, la Power Platform, formada por PowerApps, PowerBI y Microsoft Flow, es una plataforma integrada que permite que cada organización pueda crear y gestionar soluciones personalizadas sin grandes conocimientos de código o programación.

Estas soluciones van desde la automatización de procesos, apoyo en tareas de movilidad o acceso y análisis de datos.

Si quieres conocer más a fondo el potencial de estas herramientas, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a info@crosspoint365.com

Nuevos cursos de Access, Outlook y OneNote

Seguimos ampliando nuestro catálogo de formación, con la incorporación de los cursos de Access, Outlook y OneNote.

A pesar de ser herramientas de sobra conocidas, los cursos están planteados para aprovechar todo el potencial del producto y así poder mejorar la productividad del usuario.

Como siempre, puedes ver más información del curso y el temario en nuestra sección de Formación.