Controla en tiempo real la salud de tu empresa con informes Power BI

Controla en tiempo real la salud de tu empresa con informes Power BI

Tener el control de todo lo que sucede en una empresa no es tarea fácil. Contar con una visión global y en tiempo real del estado de salud de la organización en áreas críticas como la productividad, la gestión de clientes o el bienestar del equipo es clave para detectar problemas, intervenir a tiempo, tomar mejores decisiones y, en definitiva, garantizar la viabilidad y el crecimiento de la empresa. En CrossPoint lo hemos conseguido al centralizar y automatizar los datos a través de informes Power BI.

Ya te avanzamos cómo le estamos sacando partido a Power BI para la organización interna de la empresa. Gracias al trabajo conjunto de los departamentos de Business Intelligence y UX, contamos con tableros compartidos, de fácil acceso y visualización, y con diseño 100% corporativo, con los que analizamos y filtramos en tiempo real datos que dan respuesta a las preguntas clave en la gestión de la empresa.

Los tableros del feedback de las formaciones de los que hablamos hace un par de semanas son buen ejemplo. Al poder automatizar encuestas de formación y analizar los resultados en tiempo real con Microsoft 365 a través de informes Power BI, sabemos en todo momento si estamos haciendo bien las cosas, si hay puntos que necesitan corrección y si le estamos dando a los usuarios lo que necesitan. Y con la ventaja de poder hacerlo desde un mismo canal que, además, se integra a la perfección con el resto de herramientas de Microsoft 365, como es Teams.

Informes Power BI de las encuestas de satisfacción de formaciones, integrado en Teams

Es solo un ejemplo de cómo la herramienta de BI de Microsoft nos permite controlar en tiempo real el estado de salud de esa área de negocio. Veremos otros usos reales con los que esperamos ayudarte a hacerte una idea de hasta dónde puedes llegar con los informes Power BI. Y sin tener que invertir en complejos proyectos ni en desarrollo de código, ya que lo tienes a tu alcance sin salir de Microsoft 365.

Te puede interesar: Crea informes desde cero con Power BI

Informes Power BI para las distintas áreas estratégicas de la empresa

Por si no estás familiarizado con la herramienta, Power BI es la plataforma de Business Intelligence de Microsoft que te permite convertir tus datos en informes y tableros configurables en formato y diseño, y tener la información disponible de manera accesible, en tiempo real, sin necesidad de conocimientos técnicos ni grandes inversiones de tiempo, garantizando en todo momento la seguridad de los datos.

Aquí tienes algunos de los informes de Power BI que, junto con el reporte de feedback de formaciones, nos dan la visión global de la salud de la empresa:

Informes Power BI de rendimiento del templeado

Informe del trabajador. Con este informe para uso personal, recogemos y explotamos las imputaciones de horas que los compañeros del equipo realizamos en Project Service (ahora parte de Dynamics 365 Project Operations. Nos ofrece información tan importante como el total de horas destinado a cada proyecto (interno o clientes), el estado de las horas entradas o las horas invertidas en cada tipo de tarea. Gracias a este informe, al filtrado y al cruce de datos tenemos la capacidad de detectar horas no enviadas o devueltas y contamos con el cálculo del índice de productividad. Como complemento a esta completa vista, añadimos una pestaña donde recogemos el historial de kudos enviados a compañeros y recibidos y los casos de soporte gestionados, con índices de efectividad y promedio de respuesta, entre otros indicadores.

Informe de Vacaciones. En lugar de echar mano de herramientas de terceros o de los engorrosos tradicionales Excel, la gestión de vacaciones también la realizamos a través de informes de Power BI. ¿Por qué? Porque de nuevo centralizamos la información y porque es una manera sencilla pero muy potente de compartir el calendario global de la empresa. De esta manera, no solo permitimos a cada compañero tener visibilidad del estado de sus vacaciones solicitadas y aprobadas, sino conocer la disponibilidad del resto del equipo en todo momento, con el plus del filtrado de información por persona, facilitando de esta forma la organización interna, por áreas y por proyecto.

CrossPoint informes Power BI personalizados para la gestión de clientes

Informe de Gestión de Proyectos. Si hay una parte crítica que toda empresa debe tener bajo supervisión esa es la del rendimiento de los proyectos puestos en marcha y la gestión de las horas con los clientes. En nuestro caso, contamos con visibilidad total de este aspecto gracias a nuestro informe de Gestión de Proyectos, con el que accedemos a la información del total de horas invertidas por proyecto, equipo implicado, rendimiento por trabajador, horas por tarea… Un tablero muy completo que nos permite tener conocimiento en tiempo real del estado de salud de los proyectos, detectar cuándo las bolsas de hora están cercanas a agotarse y contar con un valioso análisis de cómo se están gestionando los casos de soporte: tiempos de respuesta, casos abiertos y cerrados, análisis por responsable, temas más solicitados, origen de los casos… Y todo ello con máxima transparencia al estar compartido con todo el equipo.

Informe de Bienestar del Equipo. Tan importante como hacer seguimiento del estado de salud de los proyectos, es conocer el bienestar del equipo. Por eso contamos con un informe en el que monitorizamos el índice de satisfacción de los compañeros y sus comentarios en respuesta al pulso semanal que recogemos mediante Power Automate., así como el tráfico de kudos. De esta forma, tenemos la capacidad de detectar picos o tendencias a la baja para tratar de solventar el origen de esas valoraciones negativas. Los permisos de Power BI para este informe se han configurado para no ser compartido con el equipo, por una cuestión lógica de privacidad.

Informe de CrossPoint de seguimiento de experiencia de empleado

Datos centralizados y transparencia con el equipo

Con este post de hoy queríamos compartir contigo nuestra experiencia real en el uso de informes Power BI para la gestión interna. Nos dan una visión global del estado de salud de la organización en gestión de clientes, proyectos, productividad, rendimiento de las líneas de negocio o incluso de bienestar del equipo. Centralizar esta información y compartirla con el equipo nos permite, además, seguir siendo fieles a nuestros principios de transparencia y honestidad, y facilitar la organización en remoto.

Como beneficios, tenemos un mayor control en la gestión global de la empresa, más capacidad de tomar decisiones de manera proactiva e informada, atajamos tendencias negativas en tiempo real y, en definitiva, conseguimos ahorro de costes y mejora continua. Si crees que también puedes sacar partido a los informes de Power BI para tu empresa, te interesa profundizar en el tema o tienes alguna consulta, no dudes y contacta con nosotros siempre que necesites.

 

Curso de Power BI para directivos

Ofrece autonomía, recursos y valor añadido a tus equipos integrando tus vídeos de Stream en Microsoft Teams

Stream en Teams

Si cuentas con Microsoft 365 en tu organización, seguro que ya te suena Stream, la plataforma para subir y compartir vídeos de manera interna. Una herramienta sencilla pero de gran impacto en aspectos esenciales de la experiencia del empleado, como fomentar su autonomía o dar acceso a recursos de conocimiento claves. En CrossPoint nos hemos propuesto rescatarla del olvido, ponerla a punto y sacarle todo el partido, y lo cierto es que estamos muy gratamente sorprendidos y satisfechos con el resultado, especialmente con la integración de Stream en Microsoft Teams.

Como no hay nada mejor que hablar desde la experiencia, estamos muy contentos de poder compartir contigo la nuestra para ayudarte a ver las posibilidades que ofrece Microsoft Stream. En nuestro caso, como decíamos, nos ha ayudado a generar una potente red de recursos para facilitar el trabajo diario, para compartir conocimientos sobre proyectos y tecnologías de los compañeros, para facilitar los procesos de onboarding y, en definitiva, mejorar la experiencia de empleado fomentando la autonomía, el bienestar, la proactividad y la productividad del equipo.

Con Stream hemos dado solución la reto de generar todos los recursos básicos y facilitar su acceso a ellos de manera intuitiva y fácil, sin afrontar grandes inversiones ya que aprovechamos una herramienta con la que ya contábamos y que está disponible desde las más básicas licencias de Microsoft 365. Tanto si no conoces o no utilizas Microsoft Stream, y por lo tanto te estás perdiendo una oportunidad de oro, como si ya la utilizas pero quieres sacarle el mayor partido para tu organización, esperamos poder ayudarte con este post.

 

El reto: hacer accesibles los recursos necesarios para el día a día

En CrossPoint buscamos siempre vías que faciliten compartir conocimiento y promuevan la autonomía de los equipos, como parte de nuestra filosofía de base. Creemos esencial que los compañeros cuenten con los recursos necesarios no solo para hacer sus tareas de cada día sino para conocer también qué se hace en otras áreas y familiarizarse con todas las herramientas, procedimientos y proyectos que llevamos a cabo. Especialmente teniendo en cuenta que nuestra oficina se encuentra 100% en la nube.

Con esta idea, hemos venido usando Microsoft Stream como repositorio de tutoriales, grabaciones de reuniones de equipo, nuestros Friday Meetings, y píldoras de herramientas útiles, entre otros. Al alcanzar determinado volumen de vídeos nos encontramos con cierto caos que hacía difícil y poco atractivo el acceso a esos recursos, así como el entendimiento de la propia plataforma. Por eso decidimos abordar la puesta a punto actualizando descripciones, personalizando el diseño, dando sentido a los propios canales e integrándola con otras herramientas de nuestro Modern Workplace.

Búsqueda de vídeos de Stream e integración de Stream en Teams

¿Por qué apostar por Microsoft Stream para mi organización?

He aquí unas cuantas razones:

  • Si ya cuentas con licencia de Microsoft 365 o estás pensando en dar el salto, ya la tienes disponible en el hub de aplicaciones por el precio que pagas desde la licencia básica.
  • Te permite compartir vídeos de manera interna con el resto de la organización con la máxima seguridad, decidiendo quién puede ver qué videos gracias al control de permisos. El acceso seguro está garantizado por Azure Active Directory.
  • La subida, edición básica y configuración de los vídeos en Stream es sencilla, muy intuitiva y rápida, y el mantenimiento es mínimo.
  • Puedes grabar tus tutoriales directamente desde Stream, gracias a la funcionalidad de grabar pantalla (máximo de 15 minutos) y subirlo directamente, de manera rápida y fácil.
  • Microsoft Teams también facilita al máximo la grabación de reuniones, con lo que puedes tener material de manera inmediata y con calidad.
  • Permite generar subtítulos automáticos o subir un archivo personalizado de transcripción.
  • Puedes organizar los vídeos por canales personalizados, filtrarlos por categorías como fecha de publicación y número de reproducciones, y encontrarlos fácilmente con el buscador.
  • Puedes facilitar al máximo el acceso integrando tanto canales como vídeos en otras herramientas de Modern Workplace como la intranet de Sharepoint o el propio Teams.
  • Ofrecer recursos como manuales de uso de herramientas, procedimientos corporativos y otros temas clave es mucho más efectivo si lo presentas en vídeo, frente a los manuales de texto.
  • Más allá de la subida de vídeos, Stream integra también la funcionalidad de cear un evento en directo en Microsoft Stream.

Además de todas estas ventajas, Microsoft está trabajando en una nueva versión de la aplicación que acogerá experiencias de vídeo inteligente y supondrá una integración total con la administración de archivos en SharePoint, tal y como anunciaron en la sesión sobre Stream del evento Microsoft Ignite 2021.

Vista de los canales de CrossPoint en Stream sobre la pantalla de un ordenador

 

¿Cómo hemos puesto a punto nuestros canales de Stream en Microsoft Teams?

Como comentábamos antes, al alcanzar cierto volumen de vídeos en nuestro Stream decidimos poner orden, darle sentido, personalizarlo y facilitar el acceso a vídeos y canales especialmente con la integración de Stream en Microsoft Teams. Para ello, lo primero fue ordenar los vídeos que ya teníamos, actualizar los caducados, completar la información y eliminar los sobrantes. A partir de ahí generamos los canales, agrupados por dos tipos:

  1. Canales de las distintas áreas tecnológicas en las que trabaja nuestro equipo (Dynamics 365 FSCM, Dynamics 365 CE, Microsoft 365, Power Platform, Business Intelligence..)
  2. Canales más corporativos relacionados con procedimientos y valores de marca (CrossPoint), otras herramientas (Utilidades), eventos (Friday Meetings), procesos de onboarding, metodología Agile y asuntos relacionados con procesos como partner de Microsoft (certificaciones, etc…)

Una vez organizado y viéndole ya un sentido, decidimos darle un look&feel corporativo, personalizando los avatares de los canales y generando un diseño de marca para las portadas, de manera que el aspecto final, además de adaptarse a nuestra imagen, es limpio, coherente, más claro y atractivo.

El resultado inicial ya nos convenció. Con poco esfuerzo recuperamos y optimizamos una plataforma corporativa con recursos muy útiles y muy funcional. Pero quisimos ir más allá para sacarle de verdad todo el partido en nuestro día a día integrándolo con nuestra oficina en la nube. Analizamos cómo integrarlo en otras aplicaciones del entorno Microsoft 365 para facilitar el acceso y esto fue lo que ganamos:

  • Integramos cada uno de los canales temáticos en sus correspondientes canales de Teams, nuestra oficina en la nube que centraliza todos los recursos y nuestro trabajo del día a día. De esta manera, los compañeros que trabajan en el área de Customer Engagement tienen una pestaña con todos los vídeos disponibles en esa temática; en los canales corporativos puedes acceder a los vídeos de procedimientos y cuestiones de cultura de empresa; … El resultado a nivel visual nos agrada, y técnicamente permite navegar por los vídeos y reproducirlos sin salir de Teams, lo que supone otro gran punto a favor. Aquí tienes un ejemplo:

Visualización de vídeos de Stream en Microsoft Teams

  • Enlazamos los vídeos de cómo llevar a cabo cada fase del proceso de onboarding a la checklist de tareas. Trabajando en remoto, poner a disposición la explicación de los procedimientos en formato vídeo es la manera de facilitar al máximo los primeros pasos en la empresa y dotar a los compañeros de la máxima autonomía desde el primer día, complementando el acompañamiento personal. Poder integrar los vídeos mediante enlace en el Planner o integrarlo en las páginas de la intranet desarrollada en SharePoint es clave para hacer el aterrizaje lo más suave posible y mejorar la experiencia del empleado desde el inicio.
  • Aprovechamos la integración en la wiki de Azure DevOps para incrustar los vídeos tutoriales internos en los manuales y procedimientos internos que afectan a la organización y la administración de proyectos. Fomentamos de esta manera el canalizar la gestión y los artículos de conocimiento a través de una misma plataforma con contenido compartido e integrado desde diversas fuentes, como Stream en este caso. Una apuesta que nos está dando grandes alegrías en cuanto a mejora de la productividad y la digital employee experience.

El resultado final: más información disponible, más recursos accesibles e integración con las herramientas de Modern Workplace, lo que facilita la productividad del equipo. Gracias a este ‘rescate’ de nuestra plataforma de Stream y la integración de Stream en Microsoft Teams, hemos incentivado además la colaboración y subida de nuevos vídeos por parte de nuestros compañeros, así como completado aquellos recursos que nos faltaba para procesos tan claves como el onboarding.

Con este post queríamos explicarte cómo sin invertir dinero extra, sacando partido a una herramienta por la que ya estábamos pagando y, como has visto, con unos sencillos pasos, hemos ganado en accesibilidad a los recursos, refuerzo de marca, proactividad y productividad, con un impacto más que positivo en la experiencia digital del empleado, gracias a Stream en Microsoft Teams. Esperamos haberte ayudado a sacar algunas ideas y a ver el aprovechamiento que puedes sacar de M365 en tu organización. ¿Alguna duda? Contacta con nosotros, estaremos encantados de ayudarte.

¿Qué licencias Microsoft 365 son mejores para mi empresa?

Una mujer consulta el centro de aplicaciones al que tiene acceso con sus licencias Microsoft 365 en el ordenador

Cada empresa es un mundo y tiene sus propias necesidades y peculiaridades en cuanto a herramientas de Microsoft 365, pero la realidad es que muchas desaprovechan gran parte del potencial de la plataforma porque no saben hasta dónde pueden llegar. Conocer qué licencias Microsoft 365 (anteriormente Office 365) se adaptan mejor a las necesidades de la organización y a lo que se espera conseguir, es sin duda el primer paso para garantizar que la inversión es la adecuada, es decir, que se pagará realmente por lo que se necesita y se rentabilizará al máximo esa inversión.

Tanto si estás pensando en pasar tu organización a Microsoft 365 como si ya lo tienes implantado, seguro que quieres sacarle el mayor partido y rendimiento conociendo y exprimiendo al máximo todas las opciones que ofrece la suite. Si es así, este post te interesará porque vamos a repasar las diferentes licencias Microsoft 365 diferenciando qué ofrece cada una de ellas, y despejarte algunas dudas que seguramente tengas.

Aplicaciones de licencias Microsoft 365 básicas

 

Un repaso a las licencias Microsoft 365

Estos son los tres planes de licencias Microsoft 365 en el ámbito de pequeña y mediana empresa (pyme) que debes conocer:

  • Microsoft 365 Empresa Básico ofrece un paquete que, aunque básico, es muy completo. Contarás con aquellas herramientas y aplicaciones que más comúnmente se necesitan, como el servidor de correo de Outlook, el gestor documental de Sharepoint, Microsoft Teams y el paquete de ofimática (Word, PPT,…) en su versión online. Pero lo que quizás no sabes es que incluye otras muchas aplicaciones como Stream, Power Apps, Power Automate… que te permiten evolucionar en automatización, productividad y valor añadido. Su coste es de solo 5,10€ por usuario y mes (más IVA) para suscripciones anuales.

 

  • Microsoft 365 Empresa Estándar ofrece lo mismo que el paquete anterior pero con el plus de contar con las aplicaciones de escritorio hasta en cinco dispositivos por usuario, como diferencia más destacable. Es tu opción si buscas ir más allá del basic y quieres contar con todas las funcionalidades del paquete, sin tener que estar pensando en hacer compras cada cierto tiempo para ampliar capacidades y estando siempre a la última en cuanto a actualizaciones. Este plan es interesante además para empresas que necesitan cubrir servicios con programación de citas, al añadir la aplicación de Bookings, o aquellas que buscan hacer emisiones de eventos más profesionalizadas y quieran contar con página de inscripción, seguimiento, etc… El precio de esta licencia es de 10,50€ por usuario al mes (más IVA) para suscripciones anuales.

 

  • Microsoft 365 Empresa Premium, por su parte, añade a todo lo anterior la garantía de un entorno 100% seguro y gestionado en la nube. Incluye la administración de dispositivos desde el Cloud a través de Intune, así como todas las funcionalidades de seguridad avanzada con acceso condicional y ATP, entre otros. Es tu opción si para tu organización todo el ámbito de la seguridad es crítico y si además cuentas con perfiles de Sistemas dedicados a la administración de esta área, o en todo caso estás dispuesto a externalizarlo con algún partner especializado. El precio es de 18,60€ por usuario al mes (más IVA) para suscripciones anuales.

Puedes ampliar a la información con el detalle de los planes de precios M365 para grandes empresas en este enlace.

 

Vista de reunión de Teams disponible con la básica de las licencias Microsoft 365

Algunos de los miedos y preocupaciones comunes

Es normal y lógico que incorporar nuevas herramientas a la empresa o migrar hacia otros entornos genere dudas. Una de las preocupaciones más comunes es el coste por el grado de dificultad de la adopción, así como el mantenimiento que supondrá y quién se encargará de ello. Con Microsoft 365 es una preocupación relativa, dado que se trata de programas de uso muy sencillo y básico, y de integraciones que no requieren desarrollo de código.

Si ya cuentas con un departamento de IT preparado, el mantenimiento no será un problema. En el caso de que no cuentes con él, tampoco lo será, ya que con una formación inicial los perfiles responsables pueden adquirir la autonomía necesaria para volar solos. La experiencia nos dice que con el rendimiento que se obtiene al apostar por esta vía queda compensada la inversión tanto en formar a los propios equipos como de contar con un soporte externalizado, si es el caso, si lo comparamos el retorno de la inversión de muchas otras áreas de la organización.

Un Curso de Gobernanza Avanzada en Microsoft 365 como el que imparte nuestro compañero Albert es una buena vía cubrir la necesidad formativa y darles todas las herramientas necesarias a los encargados de gestionar el despliegue o implantación de Microsoft 365 para que entiendan la arquitectura de la plataforma, conozcan las opciones y modalidades de licenciamiento así como las principales características en gestión de la seguridad, y, en definitiva, tengan la capacidad de confirmar cuál es la estrategia de despliegue más adecuada.

 

Valoración sobre el curso de Gobernanza Avanzada de Microsoft 365

Llegados a este punto, es posible que ya hayas decidido qué licencia necesitas y hayas comprobado que es viable para tu organización implantar y mantener las herramientas del entorno Microsoft 365, así como preparar a tus equipos. Solo falta que empieces a sacarle partido a todo el potencial que la suite de aplicaciones te ofrece. La buena noticia es que ya desde el paquete básico tienes en tu mano todo lo necesario para mejorar la comunicación en la organización, impulsar la productividad y ahorrar tiempo y dinero de maneras tan sencillas que seguramente ni te imaginas.

Algunos ejemplos de lo que puedes hacer con M365

En nuestro caso, como empresa 100% en remoto desde el día uno de nuestra existencia, nos las hemos tenido que ingeniar para organizar una oficina que está totalmente en la nube, canalizada principalmente en Microsoft Teams. Una experiencia de adaptación al Modern Workplace de la que sin duda hemos aprendido mucho y que nos permite completar este post con un par de ejemplos de innovación integrando y combinando aplicaciones de Microsoft 365, de una forma muy sencilla pero con unos resultados de alto impacto en la organización.

  • Onboarding. Cada incorporación de un compañero al equipo es un complejo procedimiento que se puede hacer muy sencillo si se automatiza y se integra con las herramientas del día a día. Llevar el control ordenado de todas las tareas, coordinar a los implicados, asegurarse de que se cumplen los diferentes pasos y, lo que es más importante, ponérselo fácil a quien entra en la empresa es un reto nada sencillo. Ocurre en las empresas de trabajo en formato presencial, pero se hace aún más complicado cuando todos estamos en remoto. En CrossPoint lo hemos solucionado echando mano de las aplicaciones de Microsoft 365 incluidas en el paquete de la licencia básica. Gracias a una lista de Sharepoint que se convierte a tareas programadas en Planner mediante un flujo de Power Automate, su conexión con los recursos en la nube y su integración en Microsoft Teams, hemos conseguido un procedimiento de onboarding 100% online eficaz, en el que todo está bajo control y que es valorado muy positivamente por las nuevas incorporaciones. Estamos muy contentos con el resultado.

Pantallazo con las categorías de la app de kudos de CrossPoint desarrollada con Power Apps

  • Experiencia del empleado. Hace unas semanas te hablábamos de nuestra app de kudos, generada en Power Apps de manera fácil, sin necesidad de desarrollo complejo de código, y que nos está dando grandes satisfacciones. Se trata de una aplicación con una interfaz muy sencilla que permite enviar mensajes de felicitaciones, agradecimiento y reconocimiento a los compañeros por su profesionalidad, su trabajo en equipo o el buen rollo que generan. La hemos integrado en Teams y conectado con flujos de Power Automate, de manera que los destinatarios reciben no solo la notificación instantánea, sino el pertinente recordatorio cuando lleva tiempo sin enviar kudos. Un desarrollo de muy bajo código, basado en aplicaciones del paquete básico de licencias Microsoft 365 y que nos está permitiendo incentivar el feedback positivo, mejorar la comunicación y conexión entre compañeros y, en definitiva, impactar positivamente en el bienestar y rendimiento del equipo, fomentando los propios valores de la empresa.

 

 

Esperamos que tengas más claro cómo mejorar la organización de tu empresa pagando por lo que necesitas en cuanto a licencias Microsoft 365. Con este post queríamos también compartir contigo lo que la experiencia nos ha enseñado, y ayudarte a entender que con poco esfuerzo puedes aprovechar herramientas que seguramente ya estés pagando, para mejorar aspectos tan esenciales como la productividad, la experiencia del empleado o la automatización de procesos.

En próximos posts profundizaremos más en las soluciones e integraciones de Microsoft 365 que más nos han ayudado en nuestro día a día. Mientras tanto, si te queda alguna duda o quieres ampliar información, puedes contactar con nosotros siempre que lo necesites. Estaremos encantados de ayudarte.

Nos vemos en el Business Application Latam Summit 2021

Cartel de la charla de Enrique Romero y Miquel Vidal en Business Application Latam Summit 2021 con Power Apps portals

La próxima semana, del 17 al 19 de noviembre, se celebra el Business Application Latam Summit 2021 y CrossPoint tiene hueco en la agenda. En la sesión Construye tu propio portal de cliente con Power App portals, nuestros compañeros Miquel Vidal y Enrique Romero expondrán las claves para conectar con clientes y colaboradores externos y darle acceso a los datos de una manera cercana y transparente, y con todas las garantías de seguridad. Lo harán de una manera práctica, basándose en su propia experiencia y en casos reales de portales que han permitido a las empresas ofrecer la mejor experiencia de usuario a sus clientes para seguir creciendo.

La cita es el próximo 19 de noviembre a las cinco de la tarde, hora local española, y se podrá asistir de forma gratuita a través de este enlace de registro al Business Application Latam Summit 2021.

Power Apps portals: conecta con tus clientes

Pantallazo de Power Apps portals

Los portales de cliente se han convertido en una herramienta imprescindible para aquellas organizaciones que quieren estar en contacto con sus clientes de una forma cercana y transparente. Power Apps portals proporciona la plataforma perfecta para cumplir este objetivo, con un entorno en el que clientes y colaboradores externos pueden acceder a los datos y recursos compartidos de una manera rápida y sencilla, con todas las garantías de seguridad y con una integración total, ya sean datos residentes en Dynamics 365 como ajenos a la plataforma.

Te puede interesar: Creación de apps empresariales con Power Apps

 

Business Application Latam Summit 2021

Cartel del evento Bizz Apps Latam Summit del año 2021, del 17 al 19 de noviembre

El Business Application Latam Summit se emitirá online los días 17, 18 y 19 de noviembre, siendo la primera versión para Latinoamérica de un evento que ya está extendido en varias partes del mundo. Se globalizó en el año 2019 de la mano de comunidades técnicas encabezadas por MVPs de Microsoft y tuvo su primera edición en España en junio de este mismo año.

Los contenidos de las charlas se dirigen a profesionales técnicos y funcionales, partners, miembros de las comunidades técnicas en general, empresas que ya utilizan algún producto de Dynamics 365 y de la Power Platform, empresas que no utilizan o que no los conocen, y todos aquellos interesados en aprender más sobre las aplicaciones de negocio que integran el ecosistema de Microsoft. Un evento de referencia del que estamos encantados de formar parte. ¡Allí nos vemos!

Enlaces de interés:

Power Apps, líder en 2021 en aplicaciones empresariales ‘low code’, según Gartner

Power Apps es líder en plataformas de desarrollo de aplicaciones de bajo código según Gartner. En la imagen una chica navega en una página de Power Apps de Microsoft desde su portátil

La consultora Gartner asegura que en el año 2025, el 70% de las aplicaciones empresariales se desarrollarán mediante plataformas de bajo código (low code) o no código (no-code), un 25% más que en el año 2020. No es de extrañar teniendo en cuenta que cada vez son más las empresas que optan por soluciones confiables, seguras, rápidas, personalizables y accesibles para gestionar sus procedimientos y realizar su transformación digital de la manera más eficaz. Los datos corresponden al ‘Magic Quadrant™ for Enterprise Low-Code Application Platforms 2021’ de Gartner, que sitúa a Microsoft, gracias a su plataforma Power Apps, en el top del área de liderazgo.

Power Apps, el punto de encuentro entre los equipos desarrollo y negocio

«Las organizaciones están incrementando la adopción de plataformas de aplicaciones de bajo código para permitir la fusión entre los equipos de desarrollo y de negocio para una entrega rápida de nuevas soluciones y modernizar las capacidades empresariales», apunta el estudio de Gartner. Este ‘Cuadrante Mágico de Gartner’ es una matriz que, valorando la habilidad de ejecución y visión de conjunto, sitúa las empresas referentes en Plataformas de Aplicaciones de Empresa de bajo código en cuatro áreas: visionarios, compañías de nicho, aspirantes y líderes. Es en este último cuadrante, el de liderazgo, donde Microsoft ocupa una posición destacada gracias a su plataforma Power Apps.

Gartner 2021 Magic Quadrant, con Microsoft y su solución Power Apps en lo alto del cuadrante de liderazgo

Como especialistas en aplicaciones de negocio con Power Apps, en CrossPoint 365, somos testigos de esta tendencia y nos encontramos con muchos clientes que necesitan tomar las riendas de sus negocios, sacar el máximo aprovechamiento de sus datos, conectar equipos y gestionar sus recursos de la manera más eficiente, entre otras muchas necesidades. A todos ellos los acompañamos en la optimización de sus procesos internos para seguir creciendo gracias al potencial de Power Platform.

Te puede interesar:  Feliubadaló confía en Power Apps para mejorar su control logístico

Descubre todo lo que podemos hacer con Power Apps para optimizar tus procesos de negocio

Para abordar cualquier proceso de transformación digital es imprescindible empezar por la base, por los equipos, formando y empoderando a las personas para asegurar el éxito del proyecto. Es una filosofía que forma parte de nuestro ADN y por la que ponemos a tu disposición un amplio catálogo de formaciones adaptados a tus necesidades. Descubre cómo crear aplicaciones low-code de manera sencilla y optimizar tus procesos de negocio más comunes para ahorrar en recursos y seguir creciendo con el curso CrossPoint de fundamentos de Power Apps de la mano de nuestro compañero Miquel Vidal.

Curso convierte tus ideas en realidad con Power Apps

 

En CrossPoint 365 somos expertos en Microsoft Dynamics 365. Te acompañamos para encontrar la solución que mejor se adapta a lo que tu negocio necesita e idear aquellas soluciones innovadoras que lleven tus procesos al siguiente nivel. Contacta con nosotros si crees que podemos ayudarte a seguir creciendo. ¡Te esperamos!

Gestión de visitas en Microsoft Teams

Microsoft ha puesto a disposición de las organizaciones una serie de plantillas para Teams totalmente integradas en la herramienta, que nos ayudarán a resolver escenarios de negocio muy comunes tales como el registro horario, la gestión de turnos, la gestión de casos de soporte o la gestión de visitas, que precisamente es el que nos ocupará en el artículo de hoy.

La gestión y registro de visitas en oficinas es una necesidad que sin duda gran parte de las organizaciones deben solucionar y, muy probablemente, ya hayan abordado con herramientas desarrolladas a medida o tal vez con una simple hoja de Excel. Sin embargo, lo que veremos a continuación es una solución proporcionada por Microsoft, llamada Visitor Management, que podremos instalar en Teams muy fácilmente, y que viene preparada para poder utilizarla desde el minuto 0, plug & play, sin necesidad de desarrollar nada. Dicha solución está formada por componentes de Sharepoint, Power Apps, Power Automate y Teams.

Página con el listado para la Gestión de visitas en Microsoft Teams

La solución nos permitirá realizar las siguientes tareas:

  • Creación y seguimiento de visitas por parte de los empleados
  • Recepción de notificaciones cuando se confirma la visita y cuando el visitante llega a la oficina
  • Gestión de visitas para administradores (equipo de recepción)

Aplicaciones para empleados y administradores

Como se puede observar, tenemos dos roles de usuarios, los empleados y los administradores o recepcionistas, por lo que, en esta solución, dispondremos de dos aplicaciones distintas, una para cada uno de estos roles. La aplicación para los empleados la deberemos ubicar en un canal de Teams al que deberán tener acceso los empleados que puedan programar visitas, que seguramente, serán todos, por lo tanto, podría ser un canal público. Por otro lado, deberemos tener otro canal de Teams con acceso para administradores, probablemente un canal privado, que serán los encargados de recepcionar las visitas y, por lo tanto, podrán ver y gestionar las visitas de cualquier empleado.

Creación de visitas

Las visitas las podrán programar tanto los empleados como los administradores a través de un formulario muy simple como el que se puede observar a continuación, donde se deberá indicar tanto la información del anfitrión como del visitante. No obstante, si es el propio empleado quien está programando la visita, se da por entendido que él mismo será el anfitrión.

En la gestión de visitas en Microsoft Teams, las entradas las crean tanto los administradores como los empleados

Por otra parte, cuando un empleado programe una nueva visita, los administradores recibirán una notificación automática en el canal de Teams correspondiente. A través de esta misma notificación, el administrador podrá dejar confirmada la visita.

La pantalla muestra la notificación generada tras la programación de la visita

Gestión de visitas en Microsoft Teams

Una vez creada la visita, el empleado anfitrión podrá consultar, editar o eliminar la visita. Por otra parte, los administradores, únicamente podrán visualizar y confirmar la visita, pero no editarla ni por supuesto eliminarla.

Ambos perfiles también tendrán la posibilidad de filtrar las visitas por nombré del visitante, y también, dividir las visitas entre las del día actual y días posteriores.

Finalmente, cuando la visita llega a la oficina, el administrador registrará su recepción y automáticamente se le notificará al anfitrión que la visita ya ha llegado.

Por otra parte, el empleado podrá dejar un mensaje, por ejemplo avisando de que se encuentra en una sala en concreto, o avisando de que va con un retraso de 10 minutos, tal y como se puede observar en la imagen.

Por último, al recibir la confirmación por parte del empleado, el estado de la visita cambiará a “Acknowledged”, por lo que habremos llegamos al último estado de la visita. Sin embargo, aún con este estado, los administradores podrán mandar tantos avisos como sean necesarios al anfitrión, por si todavía no ha acudido a recibir a su visita.

Con esto llegamos al final del artículo, en el que esperamos haberte demostrado que gracias a la potencia y versatilidad de Microsoft 365 y Power Platform, se pueden crear aplicaciones totalmente integradas en Teams para que su adopción y uso sea todavía más fácil. Te invitamos a que eches un vistazo a todas las plantillas para Teams que hay disponibles actualmente y a aprovechar todo el potencial de la plataforma. Y si tienes cualquier duda o necesidad, contacta con nosotros.

Integra tus trabajadores de primera línea con Microsoft 365

Imagen que representa algunos casos prácticos de trabajadores de primera línea

Una de las situaciones que más se repite en las implantaciones de Microsoft 365 es la exclusión de los trabajadores de primera línea al acceso de la plataforma.  Esto, inevitablemente crea un gap tanto comunicativo como de seguridad, ya que parte de los mecanismos comunicativos y procedimentales de la organización se gestionan de forma separada al resto, y habitualmente con sistemas obsoletos o inadecuados.

Pero antes de continuar, ¿a qué nos referimos con empleados de primera línea? Consideramos como empleados de primera línea a aquellos trabajadores cuyas funciones principales no son de backoffice y que pasan gran parte del día alejados del ordenador. Ejemplos de ello serían:

  • En una empresa industrial, los operarios de fábrica.
  • En una empresa de comercio y distribución, el personal de supermercado.
  • En una tienda de ropa el personal de tienda.
  • En un centro médico el personal de asistencia.

La concepción detrás del razonamiento de no licenciar a los empleados esenciales es que no van a rentabilizar lo suficiente una licencia mensual.

En este articulo vamos a defender qué valor puede aportar el licenciar a todos los usuarios de la organización y veremos ejemplos de cómo hacerlo con el menor coste posible.

Premisa incorrecta, conclusión incorrecta

En mi opinión, el hecho de determinar de manera unilateral que los trabajadores de primera línea no van a rentabilizar una licencia de Microsoft 365 parte de tres premisas incorrectas:

  • Todos necesitan la misma licencia y supondrán el mismo coste.
  • No vale la pena porque no disponen de un ordenador asignado o no pasan suficiente tiempo delante de uno.
  • La información ya les llegará por otros canales.

Los puntos 1 y 2 podrían ser ciertos, si pensamos únicamente en soluciones que históricamente han formado parte de las herramientas de backoffice, es decir, un empleado de oficina que gestiona principalmente el correo electrónico y  documentos. No cabe duda de que trabajadores de primera línea como un operario de fábrica no enviarán el mismo volumen de correo ni creará la misma documentación que un empleado de oficina, pero no hay que olvidar que con el auge de los dispositivos móviles hoy en día cualquier usuario puede disponer de un dispositivo móvil que le asista en sus funciones y, independientemente que lo planifiquemos, probablemente lo usará de todos modos. Si esto es así, ¿qué mejor que planificarlo y tenerlo controlado?

El punto 3 ciertamente es relativo porque depende de la casuística de cada empresa, pero por nuestra experiencia, vemos que a parte de los muchos beneficios que nos puede conllevar tener una organización cohesionada digitalmente, las pocas o muchas necesidades que se puedan dar para estos trabajadores de primera línea es mejor tenerlas canalizadas a través de sistemas corporativos, porque de lo contrario sucede que se producen igualmente, solo que a través de cuentas y dispositivos no controlados, con un gran riesgo tanto de fuga de datos como de seguridad IT.

Tipos de licencias de Microsoft 365

A continuación,  explicaremos algunos casos de uso que ilustran cómo estas licencias pueden aportar valor aplicándolas a trabajadores de primera línea, pero antes, empezaremos enumerando las características de 3 de las principales licencias pensadas para los empleados de primera línea:

Microsoft 365 F1 – 1,90  € / usuario y mes

  • EOL Kiosk sin buzón (solo calendario)
  • Sharepoint online (solo lectura) à Acceso a documentación corporativa.
  • Teams à Chat, colaboración en equipo, fichaje, comunicación (App Walkie).
  • Intune à Control de los dispositivos y aplicaciones corporativas
  • Onedrive à Almacenaje en la nube (2 GB)
  • Azure Information Protectionà Controlar y proteger información sensible dentro de los documentos corporativos en toda la plataforma.

Office 365 F3 – PVP 3,40 € / usuario y mes

  • Instalación de Office en pantallas de hasta 10,1” de diagonal
  • Correo: EOL Kiosk (Buzón solo web de 2 GB)
  • Teams
  • Sharepoint
  • Stream à Plataforma de video corporativo
  • Power Apps y Power Automate à Aplicaciones y automatizacion
  • Planner y To-Do à Gestión y asignación de tareas y planificación
  • Forms à Creación y gestión de formularios en línea.
  • Bookings

Microsoft 365 F3 – 6,7 € / usuario y mes

  • Offfice en pantallas de hasta 10,1” de diagonal
  • Teams
  • Sharepoint Online
  • Correo electrónico de hasta 50 GB
  • Visualización de videos en Stream.
  • OneDrive: 2GB
  • Azure Information protection
  • Upgrade a Windows 10 Enterprise (desde cualquier licencia OEM Pro)
  • Acceso a Windows Virtual Desktop
  • Power Virtual Agents à Acceso a un chatbot de soprote interno para filtrage y organización de consultas
  • Intune
  • Azure Information Protection

Casos prácticos con trabajadores de primera línea

Ejemplo 1: empleado de fábrica, con una licencia de Microsoft 365 F1

En este ejemplo, imaginamos un empleado de fábrica con un dispositivo móvil o Tablet. El empleado podrá darle todo este valor con una licencia de 1,90 €:

  • Consultar las instrucciones de montaje de las piezas o máquinas en las que trabaja, publicadas en Sharepoint Online. Instrucciones digitalizadas, ahorro en papel impreso, errores por datos obsoletos y trazabilidad de publicación y acceso.
  • Comunicarse con Microsoft Teams, desde cualquier dispositivo móvil. Con la aplicación Walkie-Talkie, se podrá ahorrar en sistemas de telefonía, dispositivos y circuitos de radio.
  • Ser notificado a tiempo real de cambios en políticas corporativas a través de Teams, y acceder a los comunicados corporativos, publicados en Sharepoint. Mejora del engagement y comunicación corporativa.
  • Participar en reuniones departamentales o All-hands, desde una plataforma corporativa y controlada. Mejora del engagement y comunicación corporativa.
  • Control del flujo de toda la información generada, de qué tipo, a quien se envía, qué se permite / no se permite, gracias a AIP. Evita fugas de información
  • Control del software y políticas de seguridad en los dispositivos gracias a Intune. Mejora de la seguridad a todos los niveles y el compliance.

Ejemplo 2: Empleado de tienda de ropa, con una licencia Office 365 F3

En este caso, pensamos en un empleado de una cadena de distribución de ropa, que dispone de una Tablet de 10,1 pulgadas. Estos son algunos ejemplos de lo que se podría realizar en este escenario con una licencia de tan solo 3,40 € / mes:

  • Comunicación corporativa con Microsoft Teams, desde cualquier dispositivo móvil. Con la aplicación Walkie-Talkie, se podrá ahorrar en sistemas de telefonía, dispositivos y circuitos de radio.
  • También con Teams participar en los equipos de trabajo, tanto de tienda como regionales o departamentales. Mejora del engagement y flujo de la información.
  • Gestionar los turnos de la tienda y el fichaje, también gracias a Microsoft Teams.
  • Desde su dispositivo, podrá elaborar o colaborar en los informes de ventas en Word y Excel y publicarlos en la intranet corporativa en Sharepoint, o compartirlos en Teams. Ahorro en licencias de ofimática y mejora de la comunicación.
  • Visualizar las nuevas campañas de video corporativo publicadas en Stream.
  • Acceder a una aplicación Power Apps de consulta de Stock a tiempo real (o cualquier otra aplicación de este tipo) con datos alimentados desde Microsoft 365.
  • Crear, asignar o participar de la planificación de tareas propias de equipo o de organización, con propietario, fecha de finalización y visualización en calendario, con Microsoft Planner y To-Do
  • Crear y analizar formularios de satisfacción o colección de feedback de empleados, clientes o proveedores con Microsoft Forms.
  • Crear y gestionar un calendario de reservas y cita previa para los clientes, publicable via web o Facebook sin conocimientos técnicos con Microsoft Bookings

Ejemplo 3: Personal médico de primera línea, con una licencia Microsoft 365 F3

Una persona del equipo médico, con un equipo convertible de 10 pulgadas, y una licencia de 6,7 € puede:

  • Participar de reuniones de grupales, dinámicas de colaboración y análisis datos, tendencias y documentos en Microsoft Teams
  • Crear, editar, compartir y consultar informes médicos con Microsoft Office.
  • Almacenar, compartir y organizar esta información corporativa en Sharepoint Online y OneDrive.
  • Atender al correo electrónico con un buzón de tamaño completo en Exchange Online.
  • Visualización de video corporativo de carácter interno en Stream.
  • Acceso a un chatbot de soporte con el que se puede interactuar con lenguaje natural, que facilita el acceso a la información corporativa, especialmente en situaciones de estrés, gracias a Power Virtual Agents.
  • Posibilidad de actualizar su dispositivo, desde cualquier versión OEM de Windows 10 Pro, a Windows 10 Enterprise, para acceder a las características de empresariales más avanzadas. Esto es especialmente útil en un entorno como el sanitario, donde se requieren políticas de control de datos, aplicaciones y encriptación.
  • En caso de que queramos gestionar el núcleo de las estaciones en un entorno Azure especialmente securizado, esta licencia nos cubre el licenciamiento de acceso a Windows Virtual Desktop

Dejamos la parte más interesante para el final, con algunas ideas de lo que podríamos conseguir con una aplicación moderna desarrollada en un orden de magnitud de horas con Power Apps:

  • Consulta del historial del paciente, con control de pruebas e introducción de resultados a tiempo real, desde cualquier ubicación dentro del centro médico.
  • Consultar una aplicación de seguimiento y control de la medicación, con una interfaz ultra simplificada, con avisos y recordatorios de medicación, incluso con reconocimiento facial del paciente.

Y desde luego, como no puede ser de otra forma en un entorno en el que deben cumplirse las regulaciones más estrictas a nivel de privacidad y control de la información, disponemos de las herramientas más avanzadas para asegurar la información a todos los niveles. A nivel de dispositivo, encriptación total y políticas centralizadas para evitar el acceso no autorizado a la información, e incluso destrucción remota en caso de robo, gracias a Intune.  Control del flujo de datos sensibles, para bloquear, prevenir o monitorizar el acceso a los datos, pudiendo ver donde se almacenan, quién accede, cuando, y desde dónde, a quién se pueden enviar, a quién no, todo ello con detección a través inteligencia artificial y machine learning gracias a Azure Information Protecion

Tal y como hemos visto, incluir a los trabajadores de primera línea en la plataforma Microsoft 365 es una inversión que genera valor tanto a nivel de seguridad de datos y procesos como de engagement de los empleados en la propia organización.

Si tienes alguna duda sobre cómo hacerlo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros en info@crosspoint365.com

Toma el control de tus proyectos con CrossProjects

Hoy en día hay muchas soluciones en el mercado enfocadas a la gestión de proyectos y tareas; desde aplicaciones de negocio como Dynamics 365 Project Operations, que te permiten gestionar todo el ciclo de vida de un proyecto con multitud de funcionalidades, hasta la más básica hoja de Excel que todos en algún momento hemos utilizado. De hecho, nosotros mismos empezamos imputando las horas en un Excel (o varios para ser exactos) ya que en los inicios de CrossPoint había más ilusión que presupuesto.

Es precisamente por este motivo por lo que decidimos crear CrossProjects, una solución basada en Microsoft 365 y la Power Platform, sin necesidad de adquirir licencias adicionales y con tres objetivos claros:

  • Simplificar la gestión y mantenimiento de los proyectos y sus tareas
  • Facilitar la imputación de horas
  • Dotar de visibilidad al estado de los proyectos

A continuación vamos a explicarte los diferentes componentes de la solución:

Pantalla de portada con el menú de CrossProjects

Back Office – SharePoint

Habilitamos un site de SharePoint desde el cual se pueden acceder a las siguientes funciones y entidades:

  • Clientes. Lista de SharePoint desde la cual puedes crear y editar todos tus clientes.
  • Proyectos. Lista de SharePoint desde la cual puedes crear y editar todos tus proyectos, así como vincularlos al cliente correspondiente.
  • Tareas. Lista de SharePoint desde la cual puedes crear y editar todas las tareas, así como vincularlas al proyecto correspondiente.
  • Horas. Lista de SharePoint donde se guardan todas las horas enviadas.
  • Entrada de horas. Acceso directo a la Power App Entrada de horas.
  • Cuadro de mandos. Acceso directo al informe de Power BI Gestión de proyecto.

En todas las listas de SharePoint se pueden personalizar los campos con mucha facilidad, así como administrar la propia seguridad de acceso y permisos.

Entrada de horas en la versión móvil de CrossProjects

Front end – Power App Entrada de horas

Para la entrada de horas creamos una app en formato dispositivo móvil para facilitar la imputación de horas a las tareas y proyectos desde cualquier lugar.

Además, la app te indica por cada día si ya has imputado todas las horas previstas (verde), si en un día te falta alguna hora por imputar (amarillo) o si no has imputado ninguna hora (rojo).

Informe de Power BI para el seguimiento de los proyectos

Dashboard – Power BI

Con el informe de Power BI podrás tener visibilidad del estado de tus proyectos y las imputaciones de un equipo. De esta forma podrás hacer una gestión proactiva, anticipándote a posibles desviaciones.

A diferencia del resto de funcionalidades, el informe de Power BI de CrossProjects no está cubierto con las licencias de Microsoft 365, y por lo tanto es necesario adquirir una licencia de Power BI Pro.

Notificación de Power Automate sobre un error en la imputación de horas

Notificaciones y avisos – Power Automate

Por último, con CrossProjects también podrás automatizar avisos para ahorrarte la siempre desagradable tarea de recordar la imputación de las horas, o simplemente enviar notificaciones a tus compañeros.

 

En el caso de que tengas alguna duda de la solución o directamente quieras programar una demo, puedes contactar con nosotros en info@crosspoint365.com o directamente desde nuestro formulario web.

Global Power Platform Bootcamp 2021

Hoy empieza el Global Power Platform Bootcamp, uno de los eventos más importantes de Power Platform a nivel mundial, y que cuenta con multitud de sedes locales para que podamos elegir la que mejor se adapte a nuestras necesidades y/o intereses.

Por culpa de la pandemia este año los bootcamps serán virtuales, pero esto nos permitirá acceder de forma simultánea a varios eventos, ya que tendremos la posibilidad de acceder a un streaming global de 24h, o conectarnos a una sede en concreto que, en el caso de España, son las siguientes:

También podrás seguir el evento en Twitter, a través de su cuenta oficial y del hashtag #GPPB2021.

Automatiza tu soporte con Power Virtual Agents

Agentless support, inteligencia artificial, lógica determinística… Son conceptos que todos hemos oído en alguna ocasión, y muchos, por lo menos de entrada lo vemos como algo poco comprensible, una especie de caja negra, pero ¿qué hay detrás de ello?

Hoy vamos a presentar una herramienta del ecosistema Microsoft 365, que nos introducirá de una forma muy suave en todo este mundo: Power Virtual Agents (de ahora en adelante PVA).

PVA nos permite diseñar autómatas de atención al cliente y soporte, utilizando un framework de diseño en el que no escribiremos ni una línea de código. A lo sumo, utilizaremos herramientas de las que ya hemos hablado en entradas anteriores, como Power Automate, y lógicamente el uso de variables que nos permitirán recopilar y tratar los datos de la interacción con los usuarios, para desarrollar una experiencia completa e integrada entre los distintos componentes de la suite Microsoft 365.

El objetivo final de la creación de un bot es resolver las preguntas más comunes y repetitivas que llegan a nuestro departamento de atención al cliente, y que implican una dedicación relevante del tiempo por parte de nuestro equipo de soporte. Si conseguimos reducirlas en gran parte, automatizando esta atención a través de un bot, conseguiremos aumentar el valor de nuestro equipo.

El hecho de no necesitar conocimientos avanzados de programación hace que esta tarea sea mucho más accesible. Deberemos centrarnos únicamente en el diseño determinístico: Preguntarnos, como piensan “los humanos”, cuáles son los disparadores que nos permitirán identificar los problemas de forma concisa, como hacer las preguntas para encauzar la conversación hacia donde nosotros queremos y no entrar en una divagación. Al fin y al cabo, la inteligencia artificial conceptualmente es eso, analizar el entorno a través de variables, y diseñar los mecanismos que nos permitirán llegar a las respuestas que esperen nuestros usuarios.

Vamos a empezar.

Creación del Bot

Para experimentar con la creación de bots, necesitaremos una licencia trial de Power Virtual Agents que podéis encontrar en el enlace. Como prerrequisito, se requerirá una cuenta de Microsoft 365, que podemos dar de alta también gratuitamente. El trial de PVA incluirá la capacidad necesaria para la base de datos de Common Data Service, los recursos de Power Automate y otros complementos que podamos usar en la solución.

Una vez dentro de la experiencia de prueba, la creación de nuestro primer bot será muy sencilla; en la parte superior derecha de la pantalla presionamos sobre el icono Bots -> Nuevo bot y rellenamos la información solicitada: nombre del bot, idioma en el que se comunicará con nuestros usuarios y en que entorno Common Data Service se provisionará.

Pasados unos minutos nuestro bot estará listo para su edición.

En la pantalla principal, veremos en la parte izquierda el menú donde accedemos a los distintos elementos de edición, en la parte central, el Chatbot donde en todo momento podemos testear los cambios que vamos realizando sobre el mismo, y en la derecha, un asistente con un guion y resumen de los principales pasos a seguir para publicar nuestro primer chatbot.

Antes de proceder a editarlo, tenemos que entender cómo funciona el sistema. De forma muy resumida: El bot estructura su “cerebro” en “Temas”. Los temas son ítems que definiremos para segmentar las conversaciones, e ir redirigiéndolas a través de estos micro relatos. Es clave, para controlar la complejidad del bot llevar la iniciativa de la conversación y hacer que esta fluya por cauces controlados. Por ejemplo; dando opciones para que el usuario elija entre una serie de elementos, por contraste a dejar preguntas abiertas que hacen que la conversación divague, y sea muy difícil llegar a puntos concretos.

Por defecto, se nos suministran una serie de temas preconfigurados, también dichos De sistema, que son elementos conversativos que sabemos que se deben incluir en cualquier conversación, como, por ejemplo, un saludo, o una despedida.

Si vamos Temas -> ¿Qué tal?  entraremos en el modo edición de las frases de entrada. Aquí, veremos los desencadenadores, que son las palabras que el chatbot estará esperando para mandar al usuario hacia esta línea de conversación. En todos los temas, excepto en los de sistema, se puede modificar los desencadenadores, y crear los que deseemos.

Si pulsamos sobre lienzo de creación, podemos entrar en la edición de la lógica de conversación, personalizar, los mensajes que se muestran en pantalla, y definir variables y condiciones.

Si pulsamos sobre el botón + que aparece al pasar el cursor entre cada nodo, podemos definir las acciones anteriormente comentadas.

Por ejemplo, si formulamos una pregunta, podremos gestionar la respuesta del usuario, y tratarla como una variable, que podemos determinar si estará disponible, solo en esta conversación, o en todo el contexto de la Power Platform, para tratarse en otras herramientas. En este caso, la respuesta a esta pregunta se almacenará en la variable PayIssue.

Aunque no profundizaremos en ello, las preguntas planteadas pueden capturar distintos tipo de variables, booleano, entero, texto, etc, e incluso podemos crear Entidades para deteriminar opciones que estarán disponibles en mas de un tema.

Una vez realizada toda la lógica del proceso, podemos cerrar cada una de las ramas lógicas del tema de varias maneras:

Si la lógica de la conversación va a través de un cauce que consideremos que resuelve la pregunta del usuario, o en la que se toma una acción para corregir su problema en la que no se requiere más interacción por parte de este, lo lógico será terminar con una encuesta de Dynamics 365 Customer Voice que dará por cerrada este línea.

Si la acción ha quedado pendiente, lo podríamos transferir a un agente de soporte técnico “humano” (Requiere de determinados módulos de Dynamics 365 Customer Service de los que no hablaremos hoy) para que el usuario recibiese soporte en tiempo real.

Finalmente, también podríamos dejar la conversación abierta, terminando con una pregunta. El sistema escanearía la entrada del usuario, buscaría entre los desencadenadores de los temas definidos, e intentaría redirigir la conversación a alguno de estos.

Enlazando con Power Automate.

Como en cualquier componente de la Power Platform, tenemos la posibilidad de utilizar el contenido del flujo de conversación y capturarlo en variables que podemos pasar entre los distintos sistemas. En este caso, utilizaremos el nombre de nuestro interlocutor, y el problema con el que se está enfrentando, que hemos capturado previamente en variables, y lo enviaremos a Power Automate para que este envíe un mensaje de Teams para que un miembro del equipo se ponga en contacto con el usuario, con el fin de resolver su problema.

Al pulsar sobre crear un flujo, se abrirá la ventana de edición de Power Automate, donde el primer paso será definir las entradas de información provenientes del flujo. En este ejemplo capturaremos el nombre de la persona que está interactuando con el chatbot y el tipo de problema que reporta, en este caso ambas entradas son de tipo texto.

Posteriormente, haremos el tratamiento de estas variables, en este caso utilizaremos el nombre y el tipo de problema para enviar un mensaje personalizado de Teams a través del conector relevante. Realmente, aquí podemos conseguir todo aquello que nos permite Power Automate, es decir casi cualquier cosa.

Una vez realizadas las acciones de automatización, se devuelve la acción a Power VA para continuar con el proceso de la lógica.

De vuelta a PVA, especificaremos que variables de las que hemos capturado durante nuestra conversación con el usuario, son las que le pasaremos a Power Automate para su tratamiento, según definidas en sus entradas.

Publicación

Una vez terminado el diseño del Bot, recordar que podemos ir testeando los cambios en la ventana de chat, podemos publicarlo para que los cambios sean visibles a través de todos los canales. Para publicar los cambios hechos hasta el momento iremos al menú Publicar -> Publicar

Una vez publicado, podremos hablar con el bot a través de Teams como si fuera un usuario más de nuestra organización, desde una web independiente dedicada para el bot, integrándolo con código iframe en un site de SharePoint o en nuestra web corporativa, publicándolo como una App móvil, desde Facebook… y mucho más.

Resumen y cierre

En este articulo hemos visto los principales componentes y conceptos de Power Virtual Agent, una primera aproximación potente, sencilla y sin código al mundo de los chatbots, que bien diseñada nos pueda ayudar a optimizar la carga y rendimiento de nuestro departamento de soporte y atención al cliente.