Nos vemos en el Business Application Latam Summit 2021

Cartel de la charla de Enrique Romero y Miquel Vidal en Business Application Latam Summit 2021 con Power Apps portals

La próxima semana, del 17 al 19 de noviembre, se celebra el Business Application Latam Summit 2021 y CrossPoint tiene hueco en la agenda. En la sesión Construye tu propio portal de cliente con Power App portals, nuestros compañeros Miquel Vidal y Enrique Romero expondrán las claves para conectar con clientes y colaboradores externos y darle acceso a los datos de una manera cercana y transparente, y con todas las garantías de seguridad. Lo harán de una manera práctica, basándose en su propia experiencia y en casos reales de portales que han permitido a las empresas ofrecer la mejor experiencia de usuario a sus clientes para seguir creciendo.

La cita es el próximo 19 de noviembre a las cinco de la tarde, hora local española, y se podrá asistir de forma gratuita a través de este enlace de registro al Business Application Latam Summit 2021.

Power Apps portals: conecta con tus clientes

Pantallazo de Power Apps portals

Los portales de cliente se han convertido en una herramienta imprescindible para aquellas organizaciones que quieren estar en contacto con sus clientes de una forma cercana y transparente. Power Apps portals proporciona la plataforma perfecta para cumplir este objetivo, con un entorno en el que clientes y colaboradores externos pueden acceder a los datos y recursos compartidos de una manera rápida y sencilla, con todas las garantías de seguridad y con una integración total, ya sean datos residentes en Dynamics 365 como ajenos a la plataforma.

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Business Application Latam Summit 2021

Cartel del evento Bizz Apps Latam Summit del año 2021, del 17 al 19 de noviembre

El Business Application Latam Summit se emitirá online los días 17, 18 y 19 de noviembre, siendo la primera versión para Latinoamérica de un evento que ya está extendido en varias partes del mundo. Se globalizó en el año 2019 de la mano de comunidades técnicas encabezadas por MVPs de Microsoft y tuvo su primera edición en España en junio de este mismo año.

Los contenidos de las charlas se dirigen a profesionales técnicos y funcionales, partners, miembros de las comunidades técnicas en general, empresas que ya utilizan algún producto de Dynamics 365 y de la Power Platform, empresas que no utilizan o que no los conocen, y todos aquellos interesados en aprender más sobre las aplicaciones de negocio que integran el ecosistema de Microsoft. Un evento de referencia del que estamos encantados de formar parte. ¡Allí nos vemos!

Enlaces de interés:

Power Apps, líder en 2021 en aplicaciones empresariales ‘low code’, según Gartner

Power Apps es líder en plataformas de desarrollo de aplicaciones de bajo código según Gartner. En la imagen una chica navega en una página de Power Apps de Microsoft desde su portátil

La consultora Gartner asegura que en el año 2025, el 70% de las aplicaciones empresariales se desarrollarán mediante plataformas de bajo código (low code) o no código (no-code), un 25% más que en el año 2020. No es de extrañar teniendo en cuenta que cada vez son más las empresas que optan por soluciones confiables, seguras, rápidas, personalizables y accesibles para gestionar sus procedimientos y realizar su transformación digital de la manera más eficaz. Los datos corresponden al ‘Magic Quadrant™ for Enterprise Low-Code Application Platforms 2021’ de Gartner, que sitúa a Microsoft, gracias a su plataforma Power Apps, en el top del área de liderazgo.

Power Apps, el punto de encuentro entre los equipos desarrollo y negocio

«Las organizaciones están incrementando la adopción de plataformas de aplicaciones de bajo código para permitir la fusión entre los equipos de desarrollo y de negocio para una entrega rápida de nuevas soluciones y modernizar las capacidades empresariales», apunta el estudio de Gartner. Este ‘Cuadrante Mágico de Gartner’ es una matriz que, valorando la habilidad de ejecución y visión de conjunto, sitúa las empresas referentes en Plataformas de Aplicaciones de Empresa de bajo código en cuatro áreas: visionarios, compañías de nicho, aspirantes y líderes. Es en este último cuadrante, el de liderazgo, donde Microsoft ocupa una posición destacada gracias a su plataforma Power Apps.

Gartner 2021 Magic Quadrant, con Microsoft y su solución Power Apps en lo alto del cuadrante de liderazgo

Como especialistas en aplicaciones de negocio con Power Apps, en CrossPoint 365, somos testigos de esta tendencia y nos encontramos con muchos clientes que necesitan tomar las riendas de sus negocios, sacar el máximo aprovechamiento de sus datos, conectar equipos y gestionar sus recursos de la manera más eficiente, entre otras muchas necesidades. A todos ellos los acompañamos en la optimización de sus procesos internos para seguir creciendo gracias al potencial de Power Platform.

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Descubre todo lo que podemos hacer con Power Apps para optimizar tus procesos de negocio

Para abordar cualquier proceso de transformación digital es imprescindible empezar por la base, por los equipos, formando y empoderando a las personas para asegurar el éxito del proyecto. Es una filosofía que forma parte de nuestro ADN y por la que ponemos a tu disposición un amplio catálogo de formaciones adaptados a tus necesidades. Descubre cómo crear aplicaciones low-code de manera sencilla y optimizar tus procesos de negocio más comunes para ahorrar en recursos y seguir creciendo con el curso CrossPoint de fundamentos de Power Apps de la mano de nuestro compañero Miquel Vidal.

Curso convierte tus ideas en realidad con Power Apps

 

En CrossPoint 365 somos expertos en Microsoft Dynamics 365. Te acompañamos para encontrar la solución que mejor se adapta a lo que tu negocio necesita e idear aquellas soluciones innovadoras que lleven tus procesos al siguiente nivel. Contacta con nosotros si crees que podemos ayudarte a seguir creciendo. ¡Te esperamos!

Gestión de visitas en Microsoft Teams

Microsoft ha puesto a disposición de las organizaciones una serie de plantillas para Teams totalmente integradas en la herramienta, que nos ayudarán a resolver escenarios de negocio muy comunes tales como el registro horario, la gestión de turnos, la gestión de casos de soporte o la gestión de visitas, que precisamente es el que nos ocupará en el artículo de hoy.

La gestión y registro de visitas en oficinas es una necesidad que sin duda gran parte de las organizaciones deben solucionar y, muy probablemente, ya hayan abordado con herramientas desarrolladas a medida o tal vez con una simple hoja de Excel. Sin embargo, lo que veremos a continuación es una solución proporcionada por Microsoft, llamada Visitor Management, que podremos instalar en Teams muy fácilmente, y que viene preparada para poder utilizarla desde el minuto 0, plug & play, sin necesidad de desarrollar nada. Dicha solución está formada por componentes de Sharepoint, Power Apps, Power Automate y Teams.

La solución nos permitirá realizar las siguientes tareas:

  • Creación y seguimiento de visitas por parte de los empleados
  • Recepción de notificaciones cuando se confirma la visita y cuando el visitante llega a la oficina
  • Gestión de visitas para administradores (equipo de recepción)

Aplicaciones

Como se puede observar, tenemos dos roles de usuarios, los empleados y los administradores o recepcionistas, por lo que, en esta solución, dispondremos de dos aplicaciones distintas, una para cada uno de estos roles. La aplicación para los empleados la deberemos ubicar en un canal de Teams al que deberán tener acceso los empleados que puedan programar visitas, que seguramente, serán todos, por lo tanto, podría ser un canal público. Por otro lado, deberemos tener otro canal de Teams con acceso para administradores, probablemente un canal privado, que serán los encargados de recepcionar las visitas y, por lo tanto, podrán ver y gestionar las visitas de cualquier empleado.

Creación de visitas

Las visitas las podrán programar tanto los empleados como los administradores a través de un formulario muy simple como el que se puede observar a continuación, donde se deberá indicar tanto la información del anfitrión como del visitante. No obstante, si es el propio empleado quien está programando la visita, se da por entendido que él mismo será el anfitrión.

Por otra parte, cuando un empleado programe una nueva visita, los administradores recibirán una notificación automática en el canal de Teams correspondiente. A través de esta misma notificación, el administrador podrá dejar confirmada la visita.

Gestión de visitas

Una vez creada la visita, el empleado anfitrión podrá consultar, editar o eliminar la visita. Por otra parte, los administradores, únicamente podrán visualizar y confirmar la visita, pero no editarla ni por supuesto eliminarla.

Ambos perfiles también tendrán la posibilidad de filtrar las visitas por nombré del visitante, y también, dividir las visitas entre las del día actual y días posteriores.

Recepción de visitas

Cuando la visita llega a la oficina, el administrador registrará su recepción y automáticamente se le notificará al anfitrión que la visita ya ha llegado.

Por otra parte, el empleado podrá dejar un mensaje, por ejemplo avisando de que se encuentra en una sala en concreto, o avisando de que va con un retraso de 10 minutos, tal y como se puede observar en la imagen.

Por último, al recibir la confirmación por parte del empleado, el estado de la visita cambiará a “Acknowledged”, por lo que habremos llegamos al último estado de la visita. Sin embargo, aún con este estado, los administradores podrán mandar tantos avisos como sean necesarios al anfitrión, por si todavía no ha acudido a recibir a su visita.

Con esto llegamos al final del artículo, en el que esperamos haberte convencido de que gracias a la potencia y versatilidad de Microsoft 365 y Power Platform, se pueden crear aplicaciones totalmente integradas en Teams para que su adopción y uso sea todavía más fácil. Te invitamos a que eches un vistazo a todas las plantillas para Teams que hay disponibles actualmente y a aprovechar todo el potencial de la plataforma.

Integra tus trabajadores de primera línea con Microsoft 365

Una de las situaciones que más se repite en las implantaciones de Microsoft 365 es la exclusión de los empleados de primera línea al acceso de la plataforma.  Esto, inevitablemente crea un gap tanto comunicativo como de seguridad, ya que parte de los mecanismos comunicativos y procedimentales de la organización se gestionan de forma separada al resto, y habitualmente con sistemas obsoletos o inadecuados.

Pero antes de continuar, ¿a qué nos referimos con empleados de primera línea? Consideramos como empleados de primera línea a aquellos trabajadores cuyas funciones principales no son de backoffice y que pasan gran parte del día alejados del ordenador. Ejemplos de ello serían:

  • En una empresa industrial, los operarios de fábrica.
  • En una empresa de comercio y distribución, el personal de supermercado.
  • En una tienda de ropa el personal de tienda.
  • En un centro médico el personal de asistencia.

La concepción detrás del razonamiento de no licenciar a los empleados esenciales es que no van a rentabilizar lo suficiente una licencia mensual.

En este articulo vamos a defender qué valor puede aportar el licenciar a todos los usuarios de la organización y veremos ejemplos de cómo hacerlo con el menor coste posible.

Premisa incorrecta, conclusión incorrecta

En mi opinión, el hecho de determinar de manera unilateral que un trabajador no va a rentabilizar una licencia de Microsoft 365 parte de tres premisas incorrectas.

  • Todos necesitan la misma licencia y supondrán el mismo coste.
  • No vale la pena porque no disponen de un ordenador asignado o no pasan suficiente tiempo delante de uno.
  • La información ya les llegará por otros canales.

Los puntos 1 y 2 podrían ser ciertos, si pensamos únicamente en soluciones que históricamente han formado parte de las herramientas de backoffice, es decir, un empleado de oficina que gestiona principalmente el correo electrónico y  documentos. No cabe duda de que un operario de fábrica no enviará el mismo volumen de correo ni creará la misma documentación que un empleado de oficina, pero no hay que olvidar que con el auge de los dispositivos móviles hoy en día cualquier usuario puede disponer de un dispositivo móvil que le asista en sus funciones y, independientemente que lo planifiquemos, probablemente lo usará de todos modos. Si esto es así, ¿qué mejor que planificarlo y tenerlo controlado?

El punto 3 ciertamente es relativo porque depende de la casuística de cada empresa, pero por nuestra experiencia, vemos que a parte de los muchos beneficios que nos puede conllevar tener una organización cohesionada digitalmente, las pocas o muchas necesidades que se puedan dar para estos empleados es mejor tenerlas canalizadas a través de sistemas corporativos, porque de lo contrario sucede que se producen igualmente, solo que a través de cuentas y dispositivos no controlados, con un gran riesgo tanto de fuga de datos como de seguridad IT.

Tipos de licencias

A continuación,  explicaremos algunos casos de uso que ilustran cómo estas licencias pueden aportar valor, pero antes, empezaremos enumerando las características de 3 de las principales licencias pensadas para los empleados de primera línea:

Microsoft 365 F1 – 1,90  € / usuario y mes

  • EOL Kiosk sin buzón (solo calendario)
  • Sharepoint online (solo lectura) à Acceso a documentación corporativa.
  • Teams à Chat, colaboración en equipo, fichaje, comunicación (App Walkie).
  • Intune à Control de los dispositivos y aplicaciones corporativas
  • Onedrive à Almacenaje en la nube (2 GB)
  • Azure Information Protectionà Controlar y proteger información sensible dentro de los documentos corporativos en toda la plataforma.

Office 365 F3 – PVP 3,40 € / usuario y mes

  • Instalación de Office en pantallas de hasta 10,1” de diagonal
  • Correo: EOL Kiosk (Buzón solo web de 2 GB)
  • Teams
  • Sharepoint
  • Stream à Plataforma de video corporativo
  • Power Apps y Power Automate à Aplicaciones y automatizacion
  • Planner y To-Do à Gestión y asignación de tareas y planificación
  • Forms à Creación y gestión de formularios en línea.
  • Bookings

Microsoft 365 F3 – 6,7 € / usuario y mes

  • Offfice en pantallas de hasta 10,1” de diagonal
  • Teams
  • Sharepoint Online
  • Correo electrónico de hasta 50 GB
  • Visualización de videos en Stream.
  • OneDrive: 2GB
  • Azure Information protection
  • Upgrade a Windows 10 Enterprise (desde cualquier licencia OEM Pro)
  • Acceso a Windows Virtual Desktop
  • Power Virtual Agents à Acceso a un chatbot de soprote interno para filtrage y organización de consultas
  • Intune
  • Azure Information Protection

Casos de uso

Ejemplo 1: empleado de fábrica, con una licencia de Microsoft 365 F1

En este ejemplo, imaginamos un empleado de fábrica con un dispositivo móvil o Tablet. El empleado podrá darle todo este valor con una licencia de 1,90 €:

  • Consultar las instrucciones de montaje de las piezas o máquinas en las que trabaja, publicadas en Sharepoint Online. Instrucciones digitalizadas, ahorro en papel impreso, errores por datos obsoletos y trazabilidad de publicación y acceso.
  • Comunicarse con Microsoft Teams, desde cualquier dispositivo móvil. Con la aplicación Walkie-Talkie, se podrá ahorrar en sistemas de telefonía, dispositivos y circuitos de radio.
  • Ser notificado a tiempo real de cambios en políticas corporativas a través de Teams, y acceder a los comunicados corporativos, publicados en Sharepoint. Mejora del engagement y comunicación corporativa.
  • Participar en reuniones departamentales o All-hands, desde una plataforma corporativa y controlada. Mejora del engagement y comunicación corporativa.
  • Control del flujo de toda la información generada, de qué tipo, a quien se envía, qué se permite / no se permite, gracias a AIP. Evita fugas de información
  • Control del software y políticas de seguridad en los dispositivos gracias a Intune. Mejora de la seguridad a todos los niveles y el compliance.

Ejemplo 2: Empleado de tienda de ropa, con una licencia Office 365 F3

En este caso, pensamos en un empleado de una cadena de distribución de ropa, que dispone de una Tablet de 10,1 pulgadas. Estos son algunos ejemplos de lo que se podría realizar en este escenario con una licencia de tan solo 3,40 € / mes:

  • Comunicación corporativa con Microsoft Teams, desde cualquier dispositivo móvil. Con la aplicación Walkie-Talkie, se podrá ahorrar en sistemas de telefonía, dispositivos y circuitos de radio.
  • También con Teams participar en los equipos de trabajo, tanto de tienda como regionales o departamentales. Mejora del engagement y flujo de la información.
  • Gestionar los turnos de la tienda y el fichaje, también gracias a Microsoft Teams.
  • Desde su dispositivo, podrá elaborar o colaborar en los informes de ventas en Word y Excel y publicarlos en la intranet corporativa en Sharepoint, o compartirlos en Teams. Ahorro en licencias de ofimática y mejora de la comunicación.
  • Visualizar las nuevas campañas de video corporativo publicadas en Stream.
  • Acceder a una aplicación Power Apps de consulta de Stock a tiempo real (o cualquier otra aplicación de este tipo) con datos alimentados desde Microsoft 365.
  • Crear, asignar o participar de la planificación de tareas propias de equipo o de organización, con propietario, fecha de finalización y visualización en calendario, con Microsoft Planner y To-Do
  • Crear y analizar formularios de satisfacción o colección de feedback de empleados, clientes o proveedores con Microsoft Forms.
  • Crear y gestionar un calendario de reservas y cita previa para los clientes, publicable via web o Facebook sin conocimientos técnicos con Microsoft Bookings

Ejemplo 3: Personal médico de primera línea, con una licencia Microsoft 365 F3

Una persona del equipo médico, con un equipo convertible de 10 pulgadas, y una licencia de 6,7 € puede:

  • Participar de reuniones de grupales, dinámicas de colaboración y análisis datos, tendencias y documentos en Microsoft Teams
  • Crear, editar, compartir y consultar informes médicos con Microsoft Office.
  • Almacenar, compartir y organizar esta información corporativa en Sharepoint Online y OneDrive.
  • Atender al correo electrónico con un buzón de tamaño completo en Exchange Online.
  • Visualización de video corporativo de carácter interno en Stream.
  • Acceso a un chatbot de soporte con el que se puede interactuar con lenguaje natural, que facilita el acceso a la información corporativa, especialmente en situaciones de estrés, gracias a Power Virtual Agents.
  • Posibilidad de actualizar su dispositivo, desde cualquier versión OEM de Windows 10 Pro, a Windows 10 Enterprise, para acceder a las características de empresariales más avanzadas. Esto es especialmente útil en un entorno como el sanitario, donde se requieren políticas de control de datos, aplicaciones y encriptación.
  • En caso de que queramos gestionar el núcleo de las estaciones en un entorno Azure especialmente securizado, esta licencia nos cubre el licenciamiento de acceso a Windows Virtual Desktop

Dejamos la parte más interesante para el final, con algunas ideas de lo que podríamos conseguir con una aplicación moderna desarrollada en un orden de magnitud de horas con Power Apps:

  • Consulta del historial del paciente, con control de pruebas e introducción de resultados a tiempo real, desde cualquier ubicación dentro del centro médico.
  • Consultar una aplicación de seguimiento y control de la medicación, con una interfaz ultra simplificada, con avisos y recordatorios de medicación, incluso con reconocimiento facial del paciente.

Y desde luego, como no puede ser de otra forma en un entorno en el que deben cumplirse las regulaciones más estrictas a nivel de privacidad y control de la información, disponemos de las herramientas más avanzadas para asegurar la información a todos los niveles. A nivel de dispositivo, encriptación total y políticas centralizadas para evitar el acceso no autorizado a la información, e incluso destrucción remota en caso de robo, gracias a Intune.  Control del flujo de datos sensibles, para bloquear, prevenir o monitorizar el acceso a los datos, pudiendo ver donde se almacenan, quién accede, cuando, y desde dónde, a quién se pueden enviar, a quién no, todo ello con detección a través inteligencia artificial y machine learning gracias a Azure Information Protecion

Resumen y conclusión

Tal y como hemos visto, incluir a los trabajadores de primera línea en la plataforma Microsoft 365 es una inversión que genera valor tanto a nivel de seguridad de datos y procesos como de engagement de los empleados en la propia organización.

Si tienes alguna duda sobre cómo hacerlo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros en info@crosspoint365.com

Toma el control de tus proyectos con CrossProjects

Hoy en día hay muchas soluciones en el mercado enfocadas a la gestión de proyectos y tareas; desde aplicaciones de negocio como Dynamics 365 Project Operations, que te permiten gestionar todo el ciclo de vida de un proyecto con multitud de funcionalidades, hasta la más básica hoja de Excel que todos en algún momento hemos utilizado. De hecho, nosotros mismos empezamos imputando las horas en un Excel (o varios para ser exactos) ya que en los inicios de CrossPoint había más ilusión que presupuesto.

Es precisamente por este motivo por lo que decidimos crear CrossProjects, una solución basada en Microsoft 365 y la Power Platform, sin necesidad de adquirir licencias adicionales y con tres objetivos claros:

  • Simplificar la gestión y mantenimiento de los proyectos y sus tareas
  • Facilitar la imputación de horas
  • Dotar de visibilidad al estado de los proyectos

A continuación vamos a explicarte los diferentes componentes de la solución:

Back Office – SharePoint

Habilitamos un site de SharePoint desde el cual se pueden acceder a las siguientes funciones y entidades:

  • Clientes. Lista de SharePoint desde la cual puedes crear y editar todos tus clientes.
  • Proyectos. Lista de SharePoint desde la cual puedes crear y editar todos tus proyectos, así como vincularlos al cliente correspondiente.
  • Tareas. Lista de SharePoint desde la cual puedes crear y editar todas las tareas, así como vincularlas al proyecto correspondiente.
  • Horas. Lista de SharePoint donde se guardan todas las horas enviadas.
  • Entrada de horas. Acceso directo a la Power App Entrada de horas.
  • Cuadro de mandos. Acceso directo al informe de Power BI Gestión de proyecto.

En todas las listas de SharePoint se pueden personalizar los campos con mucha facilidad, así como administrar la propia seguridad de acceso y permisos.

Front end – Power App Entrada de horas

Para la entrada de horas creamos una app en formato dispositivo móvil para facilitar la imputación de horas a las tareas y proyectos desde cualquier lugar.

Además, la app te indica por cada día si ya has imputado todas las horas previstas (verde), si en un día te falta alguna hora por imputar (amarillo) o si no has imputado ninguna hora (rojo).

Dashboard – Power BI

Con el informe de Power BI podrás tener visibilidad del estado de tus proyectos y las imputaciones de un equipo. De esta forma podrás hacer una gestión proactiva, anticipándote a posibles desviaciones.

A diferencia del resto de funcionalidades, el informe de Power BI no está cubierto con las licencias de Microsoft 365, y por lo tanto es necesario adquirir una licencia de Power BI Pro.

Notificaciones y avisos – Power Automate

Por último, con CrossProjects también podrás automatizar avisos para ahorrarte la siempre desagradable tarea de recordar la imputación de las horas, o simplemente enviar notificaciones a tus compañeros.

 

En el caso de que tengas alguna duda de la solución o directamente quieras programar una demo, puedes contactar con nosotros en info@crosspoint365.com o directamente desde nuestro formulario web.

Global Power Platform Bootcamp 2021

Hoy empieza el Global Power Platform Bootcamp, uno de los eventos más importantes de Power Platform a nivel mundial, y que cuenta con multitud de sedes locales para que podamos elegir la que mejor se adapte a nuestras necesidades y/o intereses.

Por culpa de la pandemia este año los bootcamps serán virtuales, pero esto nos permitirá acceder de forma simultánea a varios eventos, ya que tendremos la posibilidad de acceder a un streaming global de 24h, o conectarnos a una sede en concreto que, en el caso de España, son las siguientes:

También podrás seguir el evento en Twitter, a través de su cuenta oficial y del hashtag #GPPB2021.

Automatiza tu soporte con Power Virtual Agents

Agentless support, inteligencia artificial, lógica determinística… Son conceptos que todos hemos oído en alguna ocasión, y muchos, por lo menos de entrada lo vemos como algo poco comprensible, una especie de caja negra, pero ¿qué hay detrás de ello?

Hoy vamos a presentar una herramienta del ecosistema Microsoft 365, que nos introducirá de una forma muy suave en todo este mundo: Power Virtual Agents (de ahora en adelante PVA).

PVA nos permite diseñar autómatas de atención al cliente y soporte, utilizando un framework de diseño en el que no escribiremos ni una línea de código. A lo sumo, utilizaremos herramientas de las que ya hemos hablado en entradas anteriores, como Power Automate, y lógicamente el uso de variables que nos permitirán recopilar y tratar los datos de la interacción con los usuarios, para desarrollar una experiencia completa e integrada entre los distintos componentes de la suite Microsoft 365.

El objetivo final de la creación de un bot es resolver las preguntas más comunes y repetitivas que llegan a nuestro departamento de atención al cliente, y que implican una dedicación relevante del tiempo por parte de nuestro equipo de soporte. Si conseguimos reducirlas en gran parte, automatizando esta atención a través de un bot, conseguiremos aumentar el valor de nuestro equipo.

El hecho de no necesitar conocimientos avanzados de programación hace que esta tarea sea mucho más accesible. Deberemos centrarnos únicamente en el diseño determinístico: Preguntarnos, como piensan “los humanos”, cuáles son los disparadores que nos permitirán identificar los problemas de forma concisa, como hacer las preguntas para encauzar la conversación hacia donde nosotros queremos y no entrar en una divagación. Al fin y al cabo, la inteligencia artificial conceptualmente es eso, analizar el entorno a través de variables, y diseñar los mecanismos que nos permitirán llegar a las respuestas que esperen nuestros usuarios.

Vamos a empezar.

Creación del Bot

Para experimentar con la creación de bots, necesitaremos una licencia trial de Power Virtual Agents que podéis encontrar en el enlace. Como prerrequisito, se requerirá una cuenta de Microsoft 365, que podemos dar de alta también gratuitamente. El trial de PVA incluirá la capacidad necesaria para la base de datos de Common Data Service, los recursos de Power Automate y otros complementos que podamos usar en la solución.

Una vez dentro de la experiencia de prueba, la creación de nuestro primer bot será muy sencilla; en la parte superior derecha de la pantalla presionamos sobre el icono Bots -> Nuevo bot y rellenamos la información solicitada: nombre del bot, idioma en el que se comunicará con nuestros usuarios y en que entorno Common Data Service se provisionará.

Pasados unos minutos nuestro bot estará listo para su edición.

En la pantalla principal, veremos en la parte izquierda el menú donde accedemos a los distintos elementos de edición, en la parte central, el Chatbot donde en todo momento podemos testear los cambios que vamos realizando sobre el mismo, y en la derecha, un asistente con un guion y resumen de los principales pasos a seguir para publicar nuestro primer chatbot.

Antes de proceder a editarlo, tenemos que entender cómo funciona el sistema. De forma muy resumida: El bot estructura su “cerebro” en “Temas”. Los temas son ítems que definiremos para segmentar las conversaciones, e ir redirigiéndolas a través de estos micro relatos. Es clave, para controlar la complejidad del bot llevar la iniciativa de la conversación y hacer que esta fluya por cauces controlados. Por ejemplo; dando opciones para que el usuario elija entre una serie de elementos, por contraste a dejar preguntas abiertas que hacen que la conversación divague, y sea muy difícil llegar a puntos concretos.

Por defecto, se nos suministran una serie de temas preconfigurados, también dichos De sistema, que son elementos conversativos que sabemos que se deben incluir en cualquier conversación, como, por ejemplo, un saludo, o una despedida.

Si vamos Temas -> ¿Qué tal?  entraremos en el modo edición de las frases de entrada. Aquí, veremos los desencadenadores, que son las palabras que el chatbot estará esperando para mandar al usuario hacia esta línea de conversación. En todos los temas, excepto en los de sistema, se puede modificar los desencadenadores, y crear los que deseemos.

Si pulsamos sobre lienzo de creación, podemos entrar en la edición de la lógica de conversación, personalizar, los mensajes que se muestran en pantalla, y definir variables y condiciones.

Si pulsamos sobre el botón + que aparece al pasar el cursor entre cada nodo, podemos definir las acciones anteriormente comentadas.

Por ejemplo, si formulamos una pregunta, podremos gestionar la respuesta del usuario, y tratarla como una variable, que podemos determinar si estará disponible, solo en esta conversación, o en todo el contexto de la Power Platform, para tratarse en otras herramientas. En este caso, la respuesta a esta pregunta se almacenará en la variable PayIssue.

Aunque no profundizaremos en ello, las preguntas planteadas pueden capturar distintos tipo de variables, booleano, entero, texto, etc, e incluso podemos crear Entidades para deteriminar opciones que estarán disponibles en mas de un tema.

Una vez realizada toda la lógica del proceso, podemos cerrar cada una de las ramas lógicas del tema de varias maneras:

Si la lógica de la conversación va a través de un cauce que consideremos que resuelve la pregunta del usuario, o en la que se toma una acción para corregir su problema en la que no se requiere más interacción por parte de este, lo lógico será terminar con una encuesta de Dynamics 365 Customer Voice que dará por cerrada este línea.

Si la acción ha quedado pendiente, lo podríamos transferir a un agente de soporte técnico “humano” (Requiere de determinados módulos de Dynamics 365 Customer Service de los que no hablaremos hoy) para que el usuario recibiese soporte en tiempo real.

Finalmente, también podríamos dejar la conversación abierta, terminando con una pregunta. El sistema escanearía la entrada del usuario, buscaría entre los desencadenadores de los temas definidos, e intentaría redirigir la conversación a alguno de estos.

Enlazando con Power Automate.

Como en cualquier componente de la Power Platform, tenemos la posibilidad de utilizar el contenido del flujo de conversación y capturarlo en variables que podemos pasar entre los distintos sistemas. En este caso, utilizaremos el nombre de nuestro interlocutor, y el problema con el que se está enfrentando, que hemos capturado previamente en variables, y lo enviaremos a Power Automate para que este envíe un mensaje de Teams para que un miembro del equipo se ponga en contacto con el usuario, con el fin de resolver su problema.

Al pulsar sobre crear un flujo, se abrirá la ventana de edición de Power Automate, donde el primer paso será definir las entradas de información provenientes del flujo. En este ejemplo capturaremos el nombre de la persona que está interactuando con el chatbot y el tipo de problema que reporta, en este caso ambas entradas son de tipo texto.

Posteriormente, haremos el tratamiento de estas variables, en este caso utilizaremos el nombre y el tipo de problema para enviar un mensaje personalizado de Teams a través del conector relevante. Realmente, aquí podemos conseguir todo aquello que nos permite Power Automate, es decir casi cualquier cosa.

Una vez realizadas las acciones de automatización, se devuelve la acción a Power VA para continuar con el proceso de la lógica.

De vuelta a PVA, especificaremos que variables de las que hemos capturado durante nuestra conversación con el usuario, son las que le pasaremos a Power Automate para su tratamiento, según definidas en sus entradas.

Publicación

Una vez terminado el diseño del Bot, recordar que podemos ir testeando los cambios en la ventana de chat, podemos publicarlo para que los cambios sean visibles a través de todos los canales. Para publicar los cambios hechos hasta el momento iremos al menú Publicar -> Publicar

Una vez publicado, podremos hablar con el bot a través de Teams como si fuera un usuario más de nuestra organización, desde una web independiente dedicada para el bot, integrándolo con código iframe en un site de SharePoint o en nuestra web corporativa, publicándolo como una App móvil, desde Facebook… y mucho más.

Resumen y cierre

En este articulo hemos visto los principales componentes y conceptos de Power Virtual Agent, una primera aproximación potente, sencilla y sin código al mundo de los chatbots, que bien diseñada nos pueda ayudar a optimizar la carga y rendimiento de nuestro departamento de soporte y atención al cliente.

Nuevo curso de SharePoint Online para administradores

En los últimos meses estamos viendo como cada vez más empresas están apostando por Microsoft SharePoint para impulsar el trabajo en equipo, encontrar información rápidamente y favorecer la comunicación y colaboración con todas las personas de la organización.

Como siempre, desde CrossPoint creemos que la mejor forma de garantizar una correcta adopción de una herramienta es formando al equipo. Es por ello que hemos decidido añadir a nuestro actual catálogo de formación el curso de SharePoint online para administradores.

En este curso aprenderemos a gestionar la seguridad de acceso y de los datos, optimizar la productividad tanto de nuestros usuarios finales como de nuestro equipo IT y automatizar la gestión del contenido.

Además, también veremos algunas novedades como las nuevas listas de SharePoint o las plantillas de lookbook, de las que ya te hablamos en este artículo.

Como siempre, si quieres más información de los cursos puedes hacerlo a través de nuestro catálogo web o  contactarnos directamente a info@crosspoint365.com.

 

Comunicación corporativa en tiempos de crisis

Uno de los aspectos cruciales en cualquier organización es la gestión de la comunicación. Necesitamos garantizar que los distintos estamentos de la empresa puedan mantener un flujo de comunicación fluido con los empleados, abarcando desde directivas y procedimientos internos hasta decisiones gubernamentales de relevancia. Para gestionar esta comunicación, necesitamos un canal que sea persistente, sencillo de utilizar y accesible para todos.

En el post de hoy vamos a ver como dar respuesta a la comunicación corporativa gracias a SharePoint Online junto con las plantillas de LookBook.

Despliegue de la plantilla con Sharepoint LookBook

Sharepoint LookBook es un repositorio de plantillas de Sharepoint Online que Microsoft pone a disposición de todos los usuarios de su suite Microsoft 365. Aprovechando todos los recursos de la experiencia de Sharepoint Modern sites, nos permite desplegar plantillas gráficamente atractivas de manera muy sencilla (podéis ver más información en el artículo que hicimos hace unas semanas).

Para hacerlo nos dirigimos al site de LookBook y navegamos hasta la plantilla Crisis communications. Llegado a esta página podremos ver un diseño del contenido, qué componentes web se incluyen en la plantilla, y qué requisitos necesitamos para poderla desplegar en nuestro tenant.

Para añadirla a nuestro tenant simplemente pulsaremos en “Add to your tenant”.

En la siguiente pantalla se nos invitará a determinar el correo electrónico para notificarnos en cuanto termine el despliegue, y poder elegir la url de acceso al site. Cuando hayamos determinado ambas, pulsaremos en Provision, y minutos después, tendremos el site disponible.

Navegado por la plantilla: What’s Inside

Dentro del site podremos observar distintas secciones preconfiguradas, que podemos personalizar según nuestras necesidades.

  • Noticias y actualizaciones: Sección para publicar noticias propias, o enlaces a publicaciones de terceros de relevancia para nuestra organización.

  • Sección de contactos: Donde podemos reseñar a los responsables de los principales servicios internos y mejorar así el flujo de comunicación (nominas, soporte TI, responsable de compliance y legal, etc)

  • Recursos adicionales: Donde podemos destacar documentación, o simplemente enlazarlo con otras secciones de nuestra Intranet.

  • Contenido gráfico: Donde podremos publicad videos previsualizables, tanto de creación propia en Microsoft Stream, o enlazados desde Youtube.

 

  • Redes sociales: Posibilidad de enlazar los feed de Twitter de las principales entidades gubernamentales, la propia cuenta de la organización u otras relevantes para nuestra operativa diaria.

Editando el contenido

Editar la plantilla es tan sencillo como trabajar con un procesador de textos… Desde la pagina principal del sitio, con un usuario con permisos, pulsamos sobre editar y modificamos los aspectos que nos interesen.

Podemos agregar noticias desde un enlace, o crear una nueva publicación desde una plantilla de página predefinida, simplemente pulsando sobre agregar en dicha sección, y posteriormente escribir el post.

Una vez creada la página, editarla es equiparable a editar un documento de Word, por lo que cualquier usuario sin conocimientos técnicos puede hacerlo.

Podemos también, modificar las personas de contacto, simplemente retirando uno de los paneles, y buscando al usuario por su dirección de correo.

Resumen y cierre

En este post hemos ilustrado como las plantillas de LookBook, junto con la tecnología de SharePoint modern sites, nos proporcionan un portal dónde acceder a la información para gestionar el día a día laboral en una situación de crisis, en el menor tiempo posible y accesible desde cualquier dispositivo.

Todo ello, combinado con un esfuerzo por parte del equipo de IT muy moderado, una apariencia grafica atractiva, y sin necesidad de licencias o add-ins adicionales ya que todo ello se incluye en tu licencia de Microsoft 365 (a partir de Microsoft 365 empresa Basica).

Escala tu Datacenter con Microsoft Azure

En los últimos años estamos viendo como está cambiando la tendencia en la prestación de servicios e infraestructurasLos fabricantes punteros están enfocando su offering cada vez más a las soluciones por suscripción, especialmente y de forma prioritaria a aquellas alojadas en “la nube”. 

Hace unos años, habría sido impensable que el mundo Hardware, esos Datacenter ubicados en nuestras instalaciones, hasta entonces administrados a hierro y fuego (nunca mejor dicho) por nuestro equipo IThubiera sido susceptible de ser también un servicio que subimos a la nube. Sin embargo, la mejora de las infraestructuras de comunicaciones (hoy en día la mayoría de población tiene acceso a fibra óptica), y la optimización de las soluciones software para este tipo de entornos, lo hacen no solo viable, sino que, en muchos casos, recomendable. 

Al mismo tiempo, toda transición, especialmente una tan compleja como trasladar todos nuestros servicios, no es siempre un hecho automático; claro que hay herramientas y procedimientos para realizar una migración “Lift and shift”, pero sea por motivos técnicos, dependencias del software, o simplemente por motivos contables (necesidad de amortizar las inversiones realizadas) no es el escenario más común. 

Sin embargo, hay otro enfoque: no ver a la nube, en este caso Azure, como algo que llega un día para sustituir la totalidad de nuestro datacenter, de golpe, sino como una puerta abierta que nos permite resolver necesidades puntuales:  absorber un pico de carga, provisionar un recurso que necesitamos para un proyecto o necesidad temporalo para darnos servicios de copia de seguridad Off-Site, mientras trasladamos gradualmente algunos de nuestros servicios. En paralelo, y a medida que se completa el ciclo de vida de nuestro hardware y su amortización, nos permite realizar una transición tranquila y ordenada de todo aquello que debemos renovar. 

 

Abriendo la puerta a Azure 

En realidad, el proceso para obtener acceso a Azure es extremadamente sencillo. En primer lugar, adquiriremos una suscripción, directamente a través de Microsoft, o a través de un Partner o proveedor de servicios autorizado. 

En ambos casos, el precio será el mismo y además tendremos la posibilidad de disponer de crédito de Azure gratuito para hacer nuestras primeras pruebas.  

 

La ventaja de hacerlo a través de un Partner, más allá de mayor flexibilidad y la posibilidad de ofrecer descuentos por volumen,  es que este nos podrá asesorar detalladamente sobre la selección de los recursos óptimos para resolver nuestras necesidades de negocio, tanto en cuanto a capacidades,  como en dimensionamiento técnico,  precio y modalidades de facturación. Además nos podrá dar un soporte y asesoramiento técnico de valor añadido.

Microsoft por su parte da soporte “Break and Fix” sobre la infraestructura y el SLA, mientras que el Partner puede entrar en cuestiones como el diseño, la arquitectura del servicio o el plan de transición.

 

Explorando las posibilidades

Dentro de la suscripción podemos aprovisionar recursos de cualquier tipo:

  • Máquinas virtuales: Con o sin licencia incluida de la inmensa mayoría de sistemas operativos (Windows 10, Windows Server, Ubuntu, Debian, RedHat, etc)
  • Servicios de plataforma: Servicios sin necesidad de administrar la capa de sistema operativo: SQL Server Administrado, DDBB as service, Mysql como servicio, IIS como servicio, Apache como servicio.

  • Servicios de copia y replicación: Nos permiten sacar el backup off-site, con datos geo-replicados con un coste por byte ultra-competitivo, o replicar nuestra infraestructura local para pasar a la nube inmediatamente en caso de caída.
  • Modern Services: Servicios de los que disfrutamos gracias al I+D e innovación continuos por parte de Microsoft y que no se traducen a nada de lo que conocemos hasta ahora en el mundo on-premise; Azure Cognitive services: habilitación de API inteligentes para interacciones contextuales, Azure IoT: Plataforma para el despliegue y centralización de recursos IoT, Azure Spatial Anchors: Creando experiencias multiusuarios de realidad mixta con reconocimiento de espacio, y un inmenso etcétera.

 

Accediendo a Azure: canalizando el acceso

Una vez tenemos la suscripción, y un listado de contenido potencial, lo siguiente será pensar en el acceso seguro a la misma.

Todas las suscripciones y recursos de Azure pueden ser accesibles a través de direccionamiento IP público, así que si no queremos ninguna otra dependencia los recursos pueden estar disponibles sin más.

El acceso a estos servicios puede securizarse mediante los mecanismos tradicionales de un Firewall (que como no, existe también como servicio en Azure),  con arquitecturas DMZ tradicionales que también podremos replicar,  o bien a través de los mecanismos de autenticación moderna de Azure AD, con el servicio integrado de proxy inverso, o con acceso condicional, evaluado en base a criterios personalizados como por ejemplo sistema operativo, ip origen, riesgo evaluado por la plataforma, región, estado de compliance del software instalado, entre otros.

En paralelo, o complementario a eso, podemos conectar esa suscripción de Azure con nuestras oficinas centrales, de la misma forma que conectaríamos otra sede de nuestra organización: a través de una VPN al uso contra nuestro router o firewall, o a través de rutas premium dedicadas (Azure ExpressRoute).

Con todos estos mecanismos, podemos decidir si el acceso a los recursos se hará a través del direccionamiento privado con los túneles configurados, o a través del público en función de las necesidades del cada servicio y nuestras políticas de seguridad.

 

Que aporta Azure con respecto a nuestro Datacenter local

Ya hemos visto algunos escenarios donde nos puede ser útil y los pasos básicos para acceder a sus servicios, pero más allá de eso, vamos a resumir a continuación que ventajas aporta Azure con respecto a un Datacenter / CPD tradicional:

Seguridad

  • Encriptación de los datos punto a punto, tanto en tránsito como en reposo y posibilidad de administrar tú mismo la clave de encriptación, con esfuerzo mínimo.
  • Datos replicados al menos en 3 cabinas de almacenamiento, 3 Host de virtualización y red redundada con los mismos criterios.
  • Posibilidad de tener los datos replicados en la misma ubicación, a nivel Europeo, o en otro continente.
  • Posibilidad de disponer de mecanismos de autenticación modernos y adaptados a las necesidades de hoy, sin coste o a un coste irrisorio.
  • Soluciones de seguridad integradas en plataforma: Equipo de defensa proactiva, detección automática de ataques ddos entre otros.
  • Soluciones en todos los casos diseñadas para el Compliance GPRD.

Disponibilidad y escalabilidad

  • Diseñando los servicios adecuadamente: SLA del 99,99%
  • Acceso a los servicios: Provisiona nuevos servicios del tipo que sean, en cuestión de minutos, vs días en el mejor de los casos en un Datacenter tradicional.
  • Posibilidad de automatizar el encendido y apagado de instancias según la carga, pagando solo por el tiempo que estén encendidas.
  • Posibilidad de redimensionar los recursos al alza casi de forma ilimitada o a la baja, inmediatamente y pagar solo por el uso, tarificado al minuto.

Economía de escala y optimización

  • No tener que pagar por licencias perpetuas: Si necesitas una maquina por una semana, no tienes porque comprar una licencia perpetua (Windows, SQL Server, etc), ni estar en un escenario de licenciamiento irregular: Paga el hardware y el software solo cuando lo uses.
  • Minimización de los costes eléctricos del CPD, consumo eléctrico del hardware y refrigeración
  • Minimización de los costes de mantenimiento del hardware: Garantía de los servidores, personal, y riesgo de fallo humano en el mantenimiento.

 

Resumen

En el post de hoy hemos visto como Azure nos permite abrirle la puerta accediendo a su catálogo de servicios y mecanismos de seguridad avanzados sin prácticamente inversión anticipada.

Nuestra reflexión final es pensar en Azure como algo que, lejos de quitarnos el trabajo, nos habilita como profesionales IT para invertir nuestro tiempo allí donde es realmente valioso: diseñar mejores infraestructuras, mejorar la seguridad, automatizar procesos, y en pensar nuevas soluciones a los problemas actuales, olvidándonos casi al completo de tareas de mantenimiento de hardware con poco o nulo valor añadido, y con un riesgo significativo.