Gestión de visitas en Microsoft Teams

Microsoft ha puesto a disposición de las organizaciones una serie de plantillas para Teams totalmente integradas en la herramienta, que nos ayudarán a resolver escenarios de negocio muy comunes tales como el registro horario, la gestión de turnos, la gestión de casos de soporte o la gestión de visitas, que precisamente es el que nos ocupará en el artículo de hoy.

La gestión y registro de visitas en oficinas es una necesidad que sin duda gran parte de las organizaciones deben solucionar y, muy probablemente, ya hayan abordado con herramientas desarrolladas a medida o tal vez con una simple hoja de Excel. Sin embargo, lo que veremos a continuación es una solución proporcionada por Microsoft, llamada Visitor Management, que podremos instalar en Teams muy fácilmente, y que viene preparada para poder utilizarla desde el minuto 0, plug & play, sin necesidad de desarrollar nada. Dicha solución está formada por componentes de Sharepoint, Power Apps, Power Automate y Teams.

La solución nos permitirá realizar las siguientes tareas:

  • Creación y seguimiento de visitas por parte de los empleados
  • Recepción de notificaciones cuando se confirma la visita y cuando el visitante llega a la oficina
  • Gestión de visitas para administradores (equipo de recepción)

Aplicaciones

Como se puede observar, tenemos dos roles de usuarios, los empleados y los administradores o recepcionistas, por lo que, en esta solución, dispondremos de dos aplicaciones distintas, una para cada uno de estos roles. La aplicación para los empleados la deberemos ubicar en un canal de Teams al que deberán tener acceso los empleados que puedan programar visitas, que seguramente, serán todos, por lo tanto, podría ser un canal público. Por otro lado, deberemos tener otro canal de Teams con acceso para administradores, probablemente un canal privado, que serán los encargados de recepcionar las visitas y, por lo tanto, podrán ver y gestionar las visitas de cualquier empleado.

Creación de visitas

Las visitas las podrán programar tanto los empleados como los administradores a través de un formulario muy simple como el que se puede observar a continuación, donde se deberá indicar tanto la información del anfitrión como del visitante. No obstante, si es el propio empleado quien está programando la visita, se da por entendido que él mismo será el anfitrión.

Por otra parte, cuando un empleado programe una nueva visita, los administradores recibirán una notificación automática en el canal de Teams correspondiente. A través de esta misma notificación, el administrador podrá dejar confirmada la visita.

Gestión de visitas

Una vez creada la visita, el empleado anfitrión podrá consultar, editar o eliminar la visita. Por otra parte, los administradores, únicamente podrán visualizar y confirmar la visita, pero no editarla ni por supuesto eliminarla.

Ambos perfiles también tendrán la posibilidad de filtrar las visitas por nombré del visitante, y también, dividir las visitas entre las del día actual y días posteriores.

Recepción de visitas

Cuando la visita llega a la oficina, el administrador registrará su recepción y automáticamente se le notificará al anfitrión que la visita ya ha llegado.

Por otra parte, el empleado podrá dejar un mensaje, por ejemplo avisando de que se encuentra en una sala en concreto, o avisando de que va con un retraso de 10 minutos, tal y como se puede observar en la imagen.

Por último, al recibir la confirmación por parte del empleado, el estado de la visita cambiará a “Acknowledged”, por lo que habremos llegamos al último estado de la visita. Sin embargo, aún con este estado, los administradores podrán mandar tantos avisos como sean necesarios al anfitrión, por si todavía no ha acudido a recibir a su visita.

Con esto llegamos al final del artículo, en el que esperamos haberte convencido de que gracias a la potencia y versatilidad de Microsoft 365 y Power Platform, se pueden crear aplicaciones totalmente integradas en Teams para que su adopción y uso sea todavía más fácil. Te invitamos a que eches un vistazo a todas las plantillas para Teams que hay disponibles actualmente y a aprovechar todo el potencial de la plataforma.

Integra tus trabajadores de primera línea con Microsoft 365

Una de las situaciones que más se repite en las implantaciones de Microsoft 365 es la exclusión de los empleados de primera línea al acceso de la plataforma.  Esto, inevitablemente crea un gap tanto comunicativo como de seguridad, ya que parte de los mecanismos comunicativos y procedimentales de la organización se gestionan de forma separada al resto, y habitualmente con sistemas obsoletos o inadecuados.

Pero antes de continuar, ¿a qué nos referimos con empleados de primera línea? Consideramos como empleados de primera línea a aquellos trabajadores cuyas funciones principales no son de backoffice y que pasan gran parte del día alejados del ordenador. Ejemplos de ello serían:

  • En una empresa industrial, los operarios de fábrica.
  • En una empresa de comercio y distribución, el personal de supermercado.
  • En una tienda de ropa el personal de tienda.
  • En un centro médico el personal de asistencia.

La concepción detrás del razonamiento de no licenciar a los empleados esenciales es que no van a rentabilizar lo suficiente una licencia mensual.

En este articulo vamos a defender qué valor puede aportar el licenciar a todos los usuarios de la organización y veremos ejemplos de cómo hacerlo con el menor coste posible.

Premisa incorrecta, conclusión incorrecta

En mi opinión, el hecho de determinar de manera unilateral que un trabajador no va a rentabilizar una licencia de Microsoft 365 parte de tres premisas incorrectas.

  • Todos necesitan la misma licencia y supondrán el mismo coste.
  • No vale la pena porque no disponen de un ordenador asignado o no pasan suficiente tiempo delante de uno.
  • La información ya les llegará por otros canales.

Los puntos 1 y 2 podrían ser ciertos, si pensamos únicamente en soluciones que históricamente han formado parte de las herramientas de backoffice, es decir, un empleado de oficina que gestiona principalmente el correo electrónico y  documentos. No cabe duda de que un operario de fábrica no enviará el mismo volumen de correo ni creará la misma documentación que un empleado de oficina, pero no hay que olvidar que con el auge de los dispositivos móviles hoy en día cualquier usuario puede disponer de un dispositivo móvil que le asista en sus funciones y, independientemente que lo planifiquemos, probablemente lo usará de todos modos. Si esto es así, ¿qué mejor que planificarlo y tenerlo controlado?

El punto 3 ciertamente es relativo porque depende de la casuística de cada empresa, pero por nuestra experiencia, vemos que a parte de los muchos beneficios que nos puede conllevar tener una organización cohesionada digitalmente, las pocas o muchas necesidades que se puedan dar para estos empleados es mejor tenerlas canalizadas a través de sistemas corporativos, porque de lo contrario sucede que se producen igualmente, solo que a través de cuentas y dispositivos no controlados, con un gran riesgo tanto de fuga de datos como de seguridad IT.

Tipos de licencias

A continuación,  explicaremos algunos casos de uso que ilustran cómo estas licencias pueden aportar valor, pero antes, empezaremos enumerando las características de 3 de las principales licencias pensadas para los empleados de primera línea:

Microsoft 365 F1 – 1,90  € / usuario y mes

  • EOL Kiosk sin buzón (solo calendario)
  • Sharepoint online (solo lectura) à Acceso a documentación corporativa.
  • Teams à Chat, colaboración en equipo, fichaje, comunicación (App Walkie).
  • Intune à Control de los dispositivos y aplicaciones corporativas
  • Onedrive à Almacenaje en la nube (2 GB)
  • Azure Information Protectionà Controlar y proteger información sensible dentro de los documentos corporativos en toda la plataforma.

Office 365 F3 – PVP 3,40 € / usuario y mes

  • Instalación de Office en pantallas de hasta 10,1” de diagonal
  • Correo: EOL Kiosk (Buzón solo web de 2 GB)
  • Teams
  • Sharepoint
  • Stream à Plataforma de video corporativo
  • Power Apps y Power Automate à Aplicaciones y automatizacion
  • Planner y To-Do à Gestión y asignación de tareas y planificación
  • Forms à Creación y gestión de formularios en línea.
  • Bookings

Microsoft 365 F3 – 6,7 € / usuario y mes

  • Offfice en pantallas de hasta 10,1” de diagonal
  • Teams
  • Sharepoint Online
  • Correo electrónico de hasta 50 GB
  • Visualización de videos en Stream.
  • OneDrive: 2GB
  • Azure Information protection
  • Upgrade a Windows 10 Enterprise (desde cualquier licencia OEM Pro)
  • Acceso a Windows Virtual Desktop
  • Power Virtual Agents à Acceso a un chatbot de soprote interno para filtrage y organización de consultas
  • Intune
  • Azure Information Protection

Casos de uso

Ejemplo 1: empleado de fábrica, con una licencia de Microsoft 365 F1

En este ejemplo, imaginamos un empleado de fábrica con un dispositivo móvil o Tablet. El empleado podrá darle todo este valor con una licencia de 1,90 €:

  • Consultar las instrucciones de montaje de las piezas o máquinas en las que trabaja, publicadas en Sharepoint Online. Instrucciones digitalizadas, ahorro en papel impreso, errores por datos obsoletos y trazabilidad de publicación y acceso.
  • Comunicarse con Microsoft Teams, desde cualquier dispositivo móvil. Con la aplicación Walkie-Talkie, se podrá ahorrar en sistemas de telefonía, dispositivos y circuitos de radio.
  • Ser notificado a tiempo real de cambios en políticas corporativas a través de Teams, y acceder a los comunicados corporativos, publicados en Sharepoint. Mejora del engagement y comunicación corporativa.
  • Participar en reuniones departamentales o All-hands, desde una plataforma corporativa y controlada. Mejora del engagement y comunicación corporativa.
  • Control del flujo de toda la información generada, de qué tipo, a quien se envía, qué se permite / no se permite, gracias a AIP. Evita fugas de información
  • Control del software y políticas de seguridad en los dispositivos gracias a Intune. Mejora de la seguridad a todos los niveles y el compliance.

Ejemplo 2: Empleado de tienda de ropa, con una licencia Office 365 F3

En este caso, pensamos en un empleado de una cadena de distribución de ropa, que dispone de una Tablet de 10,1 pulgadas. Estos son algunos ejemplos de lo que se podría realizar en este escenario con una licencia de tan solo 3,40 € / mes:

  • Comunicación corporativa con Microsoft Teams, desde cualquier dispositivo móvil. Con la aplicación Walkie-Talkie, se podrá ahorrar en sistemas de telefonía, dispositivos y circuitos de radio.
  • También con Teams participar en los equipos de trabajo, tanto de tienda como regionales o departamentales. Mejora del engagement y flujo de la información.
  • Gestionar los turnos de la tienda y el fichaje, también gracias a Microsoft Teams.
  • Desde su dispositivo, podrá elaborar o colaborar en los informes de ventas en Word y Excel y publicarlos en la intranet corporativa en Sharepoint, o compartirlos en Teams. Ahorro en licencias de ofimática y mejora de la comunicación.
  • Visualizar las nuevas campañas de video corporativo publicadas en Stream.
  • Acceder a una aplicación Power Apps de consulta de Stock a tiempo real (o cualquier otra aplicación de este tipo) con datos alimentados desde Microsoft 365.
  • Crear, asignar o participar de la planificación de tareas propias de equipo o de organización, con propietario, fecha de finalización y visualización en calendario, con Microsoft Planner y To-Do
  • Crear y analizar formularios de satisfacción o colección de feedback de empleados, clientes o proveedores con Microsoft Forms.
  • Crear y gestionar un calendario de reservas y cita previa para los clientes, publicable via web o Facebook sin conocimientos técnicos con Microsoft Bookings

Ejemplo 3: Personal médico de primera línea, con una licencia Microsoft 365 F3

Una persona del equipo médico, con un equipo convertible de 10 pulgadas, y una licencia de 6,7 € puede:

  • Participar de reuniones de grupales, dinámicas de colaboración y análisis datos, tendencias y documentos en Microsoft Teams
  • Crear, editar, compartir y consultar informes médicos con Microsoft Office.
  • Almacenar, compartir y organizar esta información corporativa en Sharepoint Online y OneDrive.
  • Atender al correo electrónico con un buzón de tamaño completo en Exchange Online.
  • Visualización de video corporativo de carácter interno en Stream.
  • Acceso a un chatbot de soporte con el que se puede interactuar con lenguaje natural, que facilita el acceso a la información corporativa, especialmente en situaciones de estrés, gracias a Power Virtual Agents.
  • Posibilidad de actualizar su dispositivo, desde cualquier versión OEM de Windows 10 Pro, a Windows 10 Enterprise, para acceder a las características de empresariales más avanzadas. Esto es especialmente útil en un entorno como el sanitario, donde se requieren políticas de control de datos, aplicaciones y encriptación.
  • En caso de que queramos gestionar el núcleo de las estaciones en un entorno Azure especialmente securizado, esta licencia nos cubre el licenciamiento de acceso a Windows Virtual Desktop

Dejamos la parte más interesante para el final, con algunas ideas de lo que podríamos conseguir con una aplicación moderna desarrollada en un orden de magnitud de horas con Power Apps:

  • Consulta del historial del paciente, con control de pruebas e introducción de resultados a tiempo real, desde cualquier ubicación dentro del centro médico.
  • Consultar una aplicación de seguimiento y control de la medicación, con una interfaz ultra simplificada, con avisos y recordatorios de medicación, incluso con reconocimiento facial del paciente.

Y desde luego, como no puede ser de otra forma en un entorno en el que deben cumplirse las regulaciones más estrictas a nivel de privacidad y control de la información, disponemos de las herramientas más avanzadas para asegurar la información a todos los niveles. A nivel de dispositivo, encriptación total y políticas centralizadas para evitar el acceso no autorizado a la información, e incluso destrucción remota en caso de robo, gracias a Intune.  Control del flujo de datos sensibles, para bloquear, prevenir o monitorizar el acceso a los datos, pudiendo ver donde se almacenan, quién accede, cuando, y desde dónde, a quién se pueden enviar, a quién no, todo ello con detección a través inteligencia artificial y machine learning gracias a Azure Information Protecion

Resumen y conclusión

Tal y como hemos visto, incluir a los trabajadores de primera línea en la plataforma Microsoft 365 es una inversión que genera valor tanto a nivel de seguridad de datos y procesos como de engagement de los empleados en la propia organización.

Si tienes alguna duda sobre cómo hacerlo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros en info@crosspoint365.com

Toma el control de tu información en Microsoft 365

Con el advenimiento de las soluciones en la nube cada vez generamos más datos que a su vez compartimos con más personas, pudiendo llegar a ser abrumador llevar el control real de nuestra información.

Hoy queremos hablarte del módulo de auditoría del centro de seguridad de Microsoft 365, la solución que nos permitirá no solo asegurar el cumplimiento normativo de nuestra organización, sino tener pleno control y conocimiento de quién y como accede a nuestros datos

Con este módulo podremos auditar absolutamente todo lo que pasa en nuestro tenant, como por ejemplo:

  • Quién y cuando accede a una determinada información: fichero, informe de BI, aplicación, etc.
  • Si se ha añadido un nuevo usuario invitado a nuestro directorio, y si este ha accedido a algún recurso.
  • Quién ha modificado los permisos o eliminado un contenido determinado.
  • Quién, cuando y como ha creado un nuevo flujo de automatización o aplicación Power App

El centro de seguridad de Microsoft 365, y en concreto su modulo de auditoria, nos dará la tranquilidad de que obtendremos las respuesta necesarias cuando se nos requieran, seamos directores de IT o responsables de gerencia, teniendo además  la posibilidad mediante la creación de alertas de tomar acciones correctivas concretas ante acciones determinadas.

¡Empecemos!

Acceso, activación y conceptos básicos 

La herramienta de búsqueda de registros de auditoría se encuentra a caballo entre dos portales: El centro de seguridad y cumplimiento de Microsoft 365 (en adelante CSC), y el centro de cumplimiento.

El primero acabará desapareciendo, distribuyendo su funcionalidad entre el mencionado centro de cumplimientoy un segundo portal llamado centro de seguridad. Esta funcionalidad está ya disponible en el nuevo centro de cumplimiento , por lo que en este caso nos dirigiremos allí.  

Una vez en el centro de seguridad vamos a Soluciones -> Auditar 

En el primer acceso, nos pedirá activar al registro de actividad, ya que, por defecto, viene desactivado en la plataforma. 

Si realizamos el acceso a través del CSC, el mensaje es ligeramente distinto pero la función la misma:

Una vez activado, el servicio tarda aproximadamente 2 horas en empezar a registrar la actividad de los usuarios (también de los administradores), con una profundidad de retención por defecto de 90 días, a contar desde la activación siendo imposible acceder a registros anteriores. Es posible ampliar la retención por defecto en función de las necesidades pagando únicamente el coste del almacenamiento Azure de la diferencia entre los 90 días y el periodo elegido.

Visión del panel y acciones auditables

Una vez activado, podremos configurar las búsquedas a través del asistente.

Aquí podemos modificar los siguientes campos:

  • Usuarios: Si queremos identificar a uno o varios usuarios com ejecutores de la acción auditada, de lo contrario lo dejaremos en blanco y buscará para todos los usuarios del tenant. En el momento de escribir este post, no es posible buscar por grupos de usuarios.
  • Archivo, carpeta, o sitio: Si la acción es relativa a uno de estos, puede acotarse su url total o parcialmente, apoyados por caracteres comodín, como asterisco.
  • Fecha de inicio y finalización si queremos acotar la búsqueda en un periodo determinado (siempre inferior a 90 días o el periodo configurado en nuestro caso).
  • El más importante: Actividades, donde podemos especificar el tipo de acción que queremos detectar. No las vamos a enumerar, porque son cientos, quedaros con la idea que se puede auditar prácticamente todo lo que se hace en el tenant, desde la lectura de un documento, a la creación de cualquier tipo de configuración recurso o contenido.

Una vez completada la búsqueda, en la parte inferior de la pantalla aparecerán los resultados con la información básica. Si lo deseamos, podemos expórtalos a CSV para analizar la información fuera de línea.

Si pulsamos sobre alguno de los registros, obtendremos información ampliada a todo detalle:

A comentar que a veces puede ser confuso configurar las primeras búsquedas, sea por desconocimiento del tipo de acción a auditar o por cómo funcionan los caracteres comodines y las url.

En este sentido, recomiendo realizar una exportación completa de los eventos durante un periodo más reducido. De esta forma podremos observar como la plataforma los registra, y así nos será más sencillo entender como buscarlos en el futuro.

Creación de alertas

Una opción interesante es la posibilidad de crear una alerta en el registro de búsqueda, para que en caso de que se produzca una determinada actividad, se notifique a ciertas personas, por ejemplo, al equipo de IT para su supervisión (aunque los destinatarios de las alertas pueden ser cualquier usuario).

Un ejemplo de aplicación claro es el de monitorizar la creación de flujos de PowerAutomate y aplicaciones PowerApp en los entornos por defecto de PowerPlatform, en los que, por diseño, no se puede limitar dichas acciones. Con este enfoque, podemos monitorizar a tiempo casi real todo lo que se crea en dichos entornos y tomar acciones correctivas antes de que sea demasiado tarde.

Actualmente la funcionalidad de creación de alertas, solo esta disponible en el antiguo  centro de seguridad y cumplimiento concretamente en el subapartado Buscar à Búsqueda de registros de auditoria

La experiencia de búsqueda es bastante similar a lo visto en el nuevo portal, pero aquí tenemos el botón llamado Nuevo directiva de alertas, que en ser presionado nos va a lanzar el asistente de creación de alertas, con las actividades que tengamos seleccionadas previamente en el panel de actividades.

Si lo preferimos, podemos modificar las actividades auditadas, así como dar un nombre y descripción identificativos. Atención: una vez creada la alerta podemos cambiar su configuración, destinatarios y descripción, pero no su nombre.

Para finalizar, un pequeño truco para administrar las alertas. El menú desde el que se gestionan no es visible desde ningún portal, y solo es accesible desde la url https://protection.office.com/managealerts

Aquí podremos, además de crear nuevas directivas, gestionar las existentes, con unas opciones bastante auto explicativas:

Look and feel

Una vez se produce una coincidencia sobre la acción configurada, se nos envía una notificación por correo electrónico, con los datos mas importantes del evento, para que podamos tomar la acción correctiva precisa en cada caso.

Resumen y cierre

En este articulo hemos navegado por una parte de los portales de seguridad y compliance de Microsoft 365, para conocer y activar sus herramientas de telemetría y auditoría de registros incluídas en la plataforma.

Con la cantidad de datos que generamos es crítico disponer de herramientas que nos permitan incrementar la automatización de la seguridad y del cumplimiento, tanto para aumentar nuestra productividad, como para cerrar gaps que puedan producirse debido al (mal) uso de las herramientas.

La búsqueda de registros de auditoría es una herramienta ideal para dar el primer paso en esta dirección.

Arranque de Dynamics AX en tiempos de COVID

El poder anunciar el arranque de una empresa en el ERP Dynamics AX 2012 es siempre un motivo de celebración, pero creemos que aún lo es más teniendo en cuenta las circunstancias en que nos ha abocado la pandemia.

En este post te vamos a explicar cómo ha sido la experiencia de hacer un arranque totalmente en remoto con nuestro cliente Roquet Hydraulics, líder en fabricación de componentes hidráulicos.

Situación y plan de proyecto

Cuando empezamos en Roquet Hydraulics hace más de un año, nos encontramos un proyecto de implantación que había logrado arrancar la primera fase contable, pero se había estancado en la puesta en marcha de la segunda fase que consistía en los módulos de compras, almacén, MRP y ventas.

Después de analizar la situación decidimos apostar por retomar el proyecto empezando con sesiones intensivas de formación de los equipos con dos objetivos:

  • Empoderar a los usuarios para retomar la ilusión en el proyecto y asumir el ownership del mismo.
  • Conocer el producto al máximo para minimizar los desarrollos y facilitar una futura migración a Dynamics 365 F&O.

Implantación

Faltaban pocos meses para el día del arranque cuando llegó el COVID, y con él el confinamiento y las limitaciones de movilidad.

La cuestión en ese momento fue si parar a ver que pasaba o seguir. La postura que consensuamos con Roquet Hydraulics  fue clara; los proyectos de implantación o van hacia adelante o hacia atrás, nunca se paran. No es lo mismo trabajar en una tarea que acabas de definir que retomarla al cabo de 6 meses. Si se para luego se necesita tiempo para volver a situarse y recopilar la información que tienes fresca cuando estás inmerso en la implantación.

El otro punto de cambio importante fue el trabajo en remoto. En CrossPoint estamos acostumbrados al trabajo en remoto desde nuestros inicios, pero con la pandemia fueron también los usuarios de Roquet Hydraulics quiénes empezaron a trabajar en remoto. Un cambio que necesitó su tiempo de adaptación, tanto a nivel de infraestructura como de gestión de personas, y en el que Microsoft Teams jugó un papel imprescindible para mantener la comunicación y colaboración de los equipos.

El hacer todo el trabajo online tiene, como todo, sus pros y sus contras. Las ventajas pasan por mayor disponibilidad y rapidez en las respuestas del día a día, y en poder focalizar las reuniones en sesiones de 2-3 horas, minimizando el impacto en el día a día de los usuarios (ya no era necesario bloquear todo el día para “aprovechar” la jornada entera presencial del consultor). Por contra, a veces había problemas técnicos de conexión o sonido, aunque por suerte cada vez menos importantes, pero también problemas más sociales de distanciamiento y dificultad de explicar conceptos que en persona siempre se hace más sencillo.

Después de un periodo de adaptación en el que se siguió trabajando, puliendo sobre todo temas de datos, y cuadrando el periodo de vacaciones también bastante inusual, se fijó el arranque en octubre con la mentalidad de hacerlo totalmente en remoto.

Arranque

La puesta en marcha siempre es un momento difícil, aunque un tema crítico recurrente son los datos; la buena calidad de los datos traspasados facilita en gran medida el trabajo posterior y puede condicionar el éxito o fracaso de un arranque.

El otro punto a destacar es la propia adopción de la herramienta por parte de los usuarios; cuando empiezan a trabajar con el nuevo sistema tienen que hacer el mismo trabajo que hacían antes, por lo que es necesario no solo que conozcan la herramienta y tengan manuales de procedimiento sino que, además, deben tener práctica con los procesos y los conceptos claros. El hecho de tener un tiempo “extra” por el covid hizo que pudiéramos poner énfasis en este punto y que los usuarios ya contaran con cierto manejo en el momento del arranque.

El soporte del arranque en remoto ha sido un reto que se ha realizado gracias a tener una base estable muy probada, una comunicación continua y contar con personas claves dentro de la organización que han podido hacer ese soporte presencial con los usuarios finales.

Conclusión

Después de haber realizado el ciclo entero de facturación y cierre de inventario en los dos meses posteriores al arranque, podemos decir que la implantación ha finalizado con éxito.

Ahora estamos entrados en la extracción de datos en la que se está trabajando con la herramienta de BI Jet Analytics, además de ultimar la implantación de nuevas mejoras como la puesta en marcha de una Power App para permitir la entrada de pedidos a los clientes y de todo un portal de clientes basado en Power Apps Portal.

Queremos aprovechar este espacio para agradecer a Alba Arissó, Ferran Costa, Victor Garcés y Elisabet Vilaró su especial dedicación en todas las fases del proyecto. Como hemos dicho, sin el conocimiento y la implicación interna no hubiera sido posible llevar a cabo un arranque como este en estas circunstancias.

Automatiza tu soporte con Power Virtual Agents

Agentless support, inteligencia artificial, lógica determinística… Son conceptos que todos hemos oído en alguna ocasión, y muchos, por lo menos de entrada lo vemos como algo poco comprensible, una especie de caja negra, pero ¿qué hay detrás de ello?

Hoy vamos a presentar una herramienta del ecosistema Microsoft 365, que nos introducirá de una forma muy suave en todo este mundo: Power Virtual Agents (de ahora en adelante PVA).

PVA nos permite diseñar autómatas de atención al cliente y soporte, utilizando un framework de diseño en el que no escribiremos ni una línea de código. A lo sumo, utilizaremos herramientas de las que ya hemos hablado en entradas anteriores, como Power Automate, y lógicamente el uso de variables que nos permitirán recopilar y tratar los datos de la interacción con los usuarios, para desarrollar una experiencia completa e integrada entre los distintos componentes de la suite Microsoft 365.

El objetivo final de la creación de un bot es resolver las preguntas más comunes y repetitivas que llegan a nuestro departamento de atención al cliente, y que implican una dedicación relevante del tiempo por parte de nuestro equipo de soporte. Si conseguimos reducirlas en gran parte, automatizando esta atención a través de un bot, conseguiremos aumentar el valor de nuestro equipo.

El hecho de no necesitar conocimientos avanzados de programación hace que esta tarea sea mucho más accesible. Deberemos centrarnos únicamente en el diseño determinístico: Preguntarnos, como piensan “los humanos”, cuáles son los disparadores que nos permitirán identificar los problemas de forma concisa, como hacer las preguntas para encauzar la conversación hacia donde nosotros queremos y no entrar en una divagación. Al fin y al cabo, la inteligencia artificial conceptualmente es eso, analizar el entorno a través de variables, y diseñar los mecanismos que nos permitirán llegar a las respuestas que esperen nuestros usuarios.

Vamos a empezar.

Creación del Bot

Para experimentar con la creación de bots, necesitaremos una licencia trial de Power Virtual Agents que podéis encontrar en el enlace. Como prerrequisito, se requerirá una cuenta de Microsoft 365, que podemos dar de alta también gratuitamente. El trial de PVA incluirá la capacidad necesaria para la base de datos de Common Data Service, los recursos de Power Automate y otros complementos que podamos usar en la solución.

Una vez dentro de la experiencia de prueba, la creación de nuestro primer bot será muy sencilla; en la parte superior derecha de la pantalla presionamos sobre el icono Bots -> Nuevo bot y rellenamos la información solicitada: nombre del bot, idioma en el que se comunicará con nuestros usuarios y en que entorno Common Data Service se provisionará.

Pasados unos minutos nuestro bot estará listo para su edición.

En la pantalla principal, veremos en la parte izquierda el menú donde accedemos a los distintos elementos de edición, en la parte central, el Chatbot donde en todo momento podemos testear los cambios que vamos realizando sobre el mismo, y en la derecha, un asistente con un guion y resumen de los principales pasos a seguir para publicar nuestro primer chatbot.

Antes de proceder a editarlo, tenemos que entender cómo funciona el sistema. De forma muy resumida: El bot estructura su “cerebro” en “Temas”. Los temas son ítems que definiremos para segmentar las conversaciones, e ir redirigiéndolas a través de estos micro relatos. Es clave, para controlar la complejidad del bot llevar la iniciativa de la conversación y hacer que esta fluya por cauces controlados. Por ejemplo; dando opciones para que el usuario elija entre una serie de elementos, por contraste a dejar preguntas abiertas que hacen que la conversación divague, y sea muy difícil llegar a puntos concretos.

Por defecto, se nos suministran una serie de temas preconfigurados, también dichos De sistema, que son elementos conversativos que sabemos que se deben incluir en cualquier conversación, como, por ejemplo, un saludo, o una despedida.

Si vamos Temas -> ¿Qué tal?  entraremos en el modo edición de las frases de entrada. Aquí, veremos los desencadenadores, que son las palabras que el chatbot estará esperando para mandar al usuario hacia esta línea de conversación. En todos los temas, excepto en los de sistema, se puede modificar los desencadenadores, y crear los que deseemos.

Si pulsamos sobre lienzo de creación, podemos entrar en la edición de la lógica de conversación, personalizar, los mensajes que se muestran en pantalla, y definir variables y condiciones.

Si pulsamos sobre el botón + que aparece al pasar el cursor entre cada nodo, podemos definir las acciones anteriormente comentadas.

Por ejemplo, si formulamos una pregunta, podremos gestionar la respuesta del usuario, y tratarla como una variable, que podemos determinar si estará disponible, solo en esta conversación, o en todo el contexto de la Power Platform, para tratarse en otras herramientas. En este caso, la respuesta a esta pregunta se almacenará en la variable PayIssue.

Aunque no profundizaremos en ello, las preguntas planteadas pueden capturar distintos tipo de variables, booleano, entero, texto, etc, e incluso podemos crear Entidades para deteriminar opciones que estarán disponibles en mas de un tema.

Una vez realizada toda la lógica del proceso, podemos cerrar cada una de las ramas lógicas del tema de varias maneras:

Si la lógica de la conversación va a través de un cauce que consideremos que resuelve la pregunta del usuario, o en la que se toma una acción para corregir su problema en la que no se requiere más interacción por parte de este, lo lógico será terminar con una encuesta de Dynamics 365 Customer Voice que dará por cerrada este línea.

Si la acción ha quedado pendiente, lo podríamos transferir a un agente de soporte técnico “humano” (Requiere de determinados módulos de Dynamics 365 Customer Service de los que no hablaremos hoy) para que el usuario recibiese soporte en tiempo real.

Finalmente, también podríamos dejar la conversación abierta, terminando con una pregunta. El sistema escanearía la entrada del usuario, buscaría entre los desencadenadores de los temas definidos, e intentaría redirigir la conversación a alguno de estos.

Enlazando con Power Automate.

Como en cualquier componente de la Power Platform, tenemos la posibilidad de utilizar el contenido del flujo de conversación y capturarlo en variables que podemos pasar entre los distintos sistemas. En este caso, utilizaremos el nombre de nuestro interlocutor, y el problema con el que se está enfrentando, que hemos capturado previamente en variables, y lo enviaremos a Power Automate para que este envíe un mensaje de Teams para que un miembro del equipo se ponga en contacto con el usuario, con el fin de resolver su problema.

Al pulsar sobre crear un flujo, se abrirá la ventana de edición de Power Automate, donde el primer paso será definir las entradas de información provenientes del flujo. En este ejemplo capturaremos el nombre de la persona que está interactuando con el chatbot y el tipo de problema que reporta, en este caso ambas entradas son de tipo texto.

Posteriormente, haremos el tratamiento de estas variables, en este caso utilizaremos el nombre y el tipo de problema para enviar un mensaje personalizado de Teams a través del conector relevante. Realmente, aquí podemos conseguir todo aquello que nos permite Power Automate, es decir casi cualquier cosa.

Una vez realizadas las acciones de automatización, se devuelve la acción a Power VA para continuar con el proceso de la lógica.

De vuelta a PVA, especificaremos que variables de las que hemos capturado durante nuestra conversación con el usuario, son las que le pasaremos a Power Automate para su tratamiento, según definidas en sus entradas.

Publicación

Una vez terminado el diseño del Bot, recordar que podemos ir testeando los cambios en la ventana de chat, podemos publicarlo para que los cambios sean visibles a través de todos los canales. Para publicar los cambios hechos hasta el momento iremos al menú Publicar -> Publicar

Una vez publicado, podremos hablar con el bot a través de Teams como si fuera un usuario más de nuestra organización, desde una web independiente dedicada para el bot, integrándolo con código iframe en un site de SharePoint o en nuestra web corporativa, publicándolo como una App móvil, desde Facebook… y mucho más.

Resumen y cierre

En este articulo hemos visto los principales componentes y conceptos de Power Virtual Agent, una primera aproximación potente, sencilla y sin código al mundo de los chatbots, que bien diseñada nos pueda ayudar a optimizar la carga y rendimiento de nuestro departamento de soporte y atención al cliente.

Nuevo curso de SharePoint Online para administradores

En los últimos meses estamos viendo como cada vez más empresas están apostando por Microsoft SharePoint para impulsar el trabajo en equipo, encontrar información rápidamente y favorecer la comunicación y colaboración con todas las personas de la organización.

Como siempre, desde CrossPoint creemos que la mejor forma de garantizar una correcta adopción de una herramienta es formando al equipo. Es por ello que hemos decidido añadir a nuestro actual catálogo de formación el curso de SharePoint online para administradores.

En este curso aprenderemos a gestionar la seguridad de acceso y de los datos, optimizar la productividad tanto de nuestros usuarios finales como de nuestro equipo IT y automatizar la gestión del contenido.

Además, también veremos algunas novedades como las nuevas listas de SharePoint o las plantillas de lookbook, de las que ya te hablamos en este artículo.

Como siempre, si quieres más información de los cursos puedes hacerlo a través de nuestro catálogo web o  contactarnos directamente a info@crosspoint365.com.

 

Comunicación corporativa en tiempos de crisis

Uno de los aspectos cruciales en cualquier organización es la gestión de la comunicación. Necesitamos garantizar que los distintos estamentos de la empresa puedan mantener un flujo de comunicación fluido con los empleados, abarcando desde directivas y procedimientos internos hasta decisiones gubernamentales de relevancia. Para gestionar esta comunicación, necesitamos un canal que sea persistente, sencillo de utilizar y accesible para todos.

En el post de hoy vamos a ver como dar respuesta a la comunicación corporativa gracias a SharePoint Online junto con las plantillas de LookBook.

Despliegue de la plantilla con Sharepoint LookBook

Sharepoint LookBook es un repositorio de plantillas de Sharepoint Online que Microsoft pone a disposición de todos los usuarios de su suite Microsoft 365. Aprovechando todos los recursos de la experiencia de Sharepoint Modern sites, nos permite desplegar plantillas gráficamente atractivas de manera muy sencilla (podéis ver más información en el artículo que hicimos hace unas semanas).

Para hacerlo nos dirigimos al site de LookBook y navegamos hasta la plantilla Crisis communications. Llegado a esta página podremos ver un diseño del contenido, qué componentes web se incluyen en la plantilla, y qué requisitos necesitamos para poderla desplegar en nuestro tenant.

Para añadirla a nuestro tenant simplemente pulsaremos en “Add to your tenant”.

En la siguiente pantalla se nos invitará a determinar el correo electrónico para notificarnos en cuanto termine el despliegue, y poder elegir la url de acceso al site. Cuando hayamos determinado ambas, pulsaremos en Provision, y minutos después, tendremos el site disponible.

Navegado por la plantilla: What’s Inside

Dentro del site podremos observar distintas secciones preconfiguradas, que podemos personalizar según nuestras necesidades.

  • Noticias y actualizaciones: Sección para publicar noticias propias, o enlaces a publicaciones de terceros de relevancia para nuestra organización.

  • Sección de contactos: Donde podemos reseñar a los responsables de los principales servicios internos y mejorar así el flujo de comunicación (nominas, soporte TI, responsable de compliance y legal, etc)

  • Recursos adicionales: Donde podemos destacar documentación, o simplemente enlazarlo con otras secciones de nuestra Intranet.

  • Contenido gráfico: Donde podremos publicad videos previsualizables, tanto de creación propia en Microsoft Stream, o enlazados desde Youtube.

 

  • Redes sociales: Posibilidad de enlazar los feed de Twitter de las principales entidades gubernamentales, la propia cuenta de la organización u otras relevantes para nuestra operativa diaria.

Editando el contenido

Editar la plantilla es tan sencillo como trabajar con un procesador de textos… Desde la pagina principal del sitio, con un usuario con permisos, pulsamos sobre editar y modificamos los aspectos que nos interesen.

Podemos agregar noticias desde un enlace, o crear una nueva publicación desde una plantilla de página predefinida, simplemente pulsando sobre agregar en dicha sección, y posteriormente escribir el post.

Una vez creada la página, editarla es equiparable a editar un documento de Word, por lo que cualquier usuario sin conocimientos técnicos puede hacerlo.

Podemos también, modificar las personas de contacto, simplemente retirando uno de los paneles, y buscando al usuario por su dirección de correo.

Resumen y cierre

En este post hemos ilustrado como las plantillas de LookBook, junto con la tecnología de SharePoint modern sites, nos proporcionan un portal dónde acceder a la información para gestionar el día a día laboral en una situación de crisis, en el menor tiempo posible y accesible desde cualquier dispositivo.

Todo ello, combinado con un esfuerzo por parte del equipo de IT muy moderado, una apariencia grafica atractiva, y sin necesidad de licencias o add-ins adicionales ya que todo ello se incluye en tu licencia de Microsoft 365 (a partir de Microsoft 365 empresa Basica).

Escala tu Datacenter con Microsoft Azure

En los últimos años estamos viendo como está cambiando la tendencia en la prestación de servicios e infraestructurasLos fabricantes punteros están enfocando su offering cada vez más a las soluciones por suscripción, especialmente y de forma prioritaria a aquellas alojadas en “la nube”. 

Hace unos años, habría sido impensable que el mundo Hardware, esos Datacenter ubicados en nuestras instalaciones, hasta entonces administrados a hierro y fuego (nunca mejor dicho) por nuestro equipo IThubiera sido susceptible de ser también un servicio que subimos a la nube. Sin embargo, la mejora de las infraestructuras de comunicaciones (hoy en día la mayoría de población tiene acceso a fibra óptica), y la optimización de las soluciones software para este tipo de entornos, lo hacen no solo viable, sino que, en muchos casos, recomendable. 

Al mismo tiempo, toda transición, especialmente una tan compleja como trasladar todos nuestros servicios, no es siempre un hecho automático; claro que hay herramientas y procedimientos para realizar una migración “Lift and shift”, pero sea por motivos técnicos, dependencias del software, o simplemente por motivos contables (necesidad de amortizar las inversiones realizadas) no es el escenario más común. 

Sin embargo, hay otro enfoque: no ver a la nube, en este caso Azure, como algo que llega un día para sustituir la totalidad de nuestro datacenter, de golpe, sino como una puerta abierta que nos permite resolver necesidades puntuales:  absorber un pico de carga, provisionar un recurso que necesitamos para un proyecto o necesidad temporalo para darnos servicios de copia de seguridad Off-Site, mientras trasladamos gradualmente algunos de nuestros servicios. En paralelo, y a medida que se completa el ciclo de vida de nuestro hardware y su amortización, nos permite realizar una transición tranquila y ordenada de todo aquello que debemos renovar. 

 

Abriendo la puerta a Azure 

En realidad, el proceso para obtener acceso a Azure es extremadamente sencillo. En primer lugar, adquiriremos una suscripción, directamente a través de Microsoft, o a través de un Partner o proveedor de servicios autorizado. 

En ambos casos, el precio será el mismo y además tendremos la posibilidad de disponer de crédito de Azure gratuito para hacer nuestras primeras pruebas.  

 

La ventaja de hacerlo a través de un Partner, más allá de mayor flexibilidad y la posibilidad de ofrecer descuentos por volumen,  es que este nos podrá asesorar detalladamente sobre la selección de los recursos óptimos para resolver nuestras necesidades de negocio, tanto en cuanto a capacidades,  como en dimensionamiento técnico,  precio y modalidades de facturación. Además nos podrá dar un soporte y asesoramiento técnico de valor añadido.

Microsoft por su parte da soporte “Break and Fix” sobre la infraestructura y el SLA, mientras que el Partner puede entrar en cuestiones como el diseño, la arquitectura del servicio o el plan de transición.

 

Explorando las posibilidades

Dentro de la suscripción podemos aprovisionar recursos de cualquier tipo:

  • Máquinas virtuales: Con o sin licencia incluida de la inmensa mayoría de sistemas operativos (Windows 10, Windows Server, Ubuntu, Debian, RedHat, etc)
  • Servicios de plataforma: Servicios sin necesidad de administrar la capa de sistema operativo: SQL Server Administrado, DDBB as service, Mysql como servicio, IIS como servicio, Apache como servicio.

  • Servicios de copia y replicación: Nos permiten sacar el backup off-site, con datos geo-replicados con un coste por byte ultra-competitivo, o replicar nuestra infraestructura local para pasar a la nube inmediatamente en caso de caída.
  • Modern Services: Servicios de los que disfrutamos gracias al I+D e innovación continuos por parte de Microsoft y que no se traducen a nada de lo que conocemos hasta ahora en el mundo on-premise; Azure Cognitive services: habilitación de API inteligentes para interacciones contextuales, Azure IoT: Plataforma para el despliegue y centralización de recursos IoT, Azure Spatial Anchors: Creando experiencias multiusuarios de realidad mixta con reconocimiento de espacio, y un inmenso etcétera.

 

Accediendo a Azure: canalizando el acceso

Una vez tenemos la suscripción, y un listado de contenido potencial, lo siguiente será pensar en el acceso seguro a la misma.

Todas las suscripciones y recursos de Azure pueden ser accesibles a través de direccionamiento IP público, así que si no queremos ninguna otra dependencia los recursos pueden estar disponibles sin más.

El acceso a estos servicios puede securizarse mediante los mecanismos tradicionales de un Firewall (que como no, existe también como servicio en Azure),  con arquitecturas DMZ tradicionales que también podremos replicar,  o bien a través de los mecanismos de autenticación moderna de Azure AD, con el servicio integrado de proxy inverso, o con acceso condicional, evaluado en base a criterios personalizados como por ejemplo sistema operativo, ip origen, riesgo evaluado por la plataforma, región, estado de compliance del software instalado, entre otros.

En paralelo, o complementario a eso, podemos conectar esa suscripción de Azure con nuestras oficinas centrales, de la misma forma que conectaríamos otra sede de nuestra organización: a través de una VPN al uso contra nuestro router o firewall, o a través de rutas premium dedicadas (Azure ExpressRoute).

Con todos estos mecanismos, podemos decidir si el acceso a los recursos se hará a través del direccionamiento privado con los túneles configurados, o a través del público en función de las necesidades del cada servicio y nuestras políticas de seguridad.

 

Que aporta Azure con respecto a nuestro Datacenter local

Ya hemos visto algunos escenarios donde nos puede ser útil y los pasos básicos para acceder a sus servicios, pero más allá de eso, vamos a resumir a continuación que ventajas aporta Azure con respecto a un Datacenter / CPD tradicional:

Seguridad

  • Encriptación de los datos punto a punto, tanto en tránsito como en reposo y posibilidad de administrar tú mismo la clave de encriptación, con esfuerzo mínimo.
  • Datos replicados al menos en 3 cabinas de almacenamiento, 3 Host de virtualización y red redundada con los mismos criterios.
  • Posibilidad de tener los datos replicados en la misma ubicación, a nivel Europeo, o en otro continente.
  • Posibilidad de disponer de mecanismos de autenticación modernos y adaptados a las necesidades de hoy, sin coste o a un coste irrisorio.
  • Soluciones de seguridad integradas en plataforma: Equipo de defensa proactiva, detección automática de ataques ddos entre otros.
  • Soluciones en todos los casos diseñadas para el Compliance GPRD.

Disponibilidad y escalabilidad

  • Diseñando los servicios adecuadamente: SLA del 99,99%
  • Acceso a los servicios: Provisiona nuevos servicios del tipo que sean, en cuestión de minutos, vs días en el mejor de los casos en un Datacenter tradicional.
  • Posibilidad de automatizar el encendido y apagado de instancias según la carga, pagando solo por el tiempo que estén encendidas.
  • Posibilidad de redimensionar los recursos al alza casi de forma ilimitada o a la baja, inmediatamente y pagar solo por el uso, tarificado al minuto.

Economía de escala y optimización

  • No tener que pagar por licencias perpetuas: Si necesitas una maquina por una semana, no tienes porque comprar una licencia perpetua (Windows, SQL Server, etc), ni estar en un escenario de licenciamiento irregular: Paga el hardware y el software solo cuando lo uses.
  • Minimización de los costes eléctricos del CPD, consumo eléctrico del hardware y refrigeración
  • Minimización de los costes de mantenimiento del hardware: Garantía de los servidores, personal, y riesgo de fallo humano en el mantenimiento.

 

Resumen

En el post de hoy hemos visto como Azure nos permite abrirle la puerta accediendo a su catálogo de servicios y mecanismos de seguridad avanzados sin prácticamente inversión anticipada.

Nuestra reflexión final es pensar en Azure como algo que, lejos de quitarnos el trabajo, nos habilita como profesionales IT para invertir nuestro tiempo allí donde es realmente valioso: diseñar mejores infraestructuras, mejorar la seguridad, automatizar procesos, y en pensar nuevas soluciones a los problemas actuales, olvidándonos casi al completo de tareas de mantenimiento de hardware con poco o nulo valor añadido, y con un riesgo significativo.

Gran acogida del curso de gobernanza avanzada en M365

En junio publicamos el anuncio de nuestro nuevo curso de gobernanza avanzada en Microsoft 365. La formación, impartida por nuestro M365 & Azure Architect, Albert Gómez, se centra en la administración y gobernanza de Office 365 junto con Azure AD, Intune y Azure para ser capaces de realizar una gestión automatizada y segura de nuestra organización.

Después de unos meses en los que hemos realizado varias ediciones, no podemos estar más contentos con los resultados.

Por un lado, la formación ha resultado clave para preparar al departamento de IT de Ausa para afrontar con seguridad la migración a Microsoft 365 de más de 200 usuarios.

Por otro lado, también hemos ayudado a empresas que ya tenían M365 implantado pero querían mejorar su gestión y administración, como es el caso del British Council School.

Desde CrossPoint estamos muy orgullosos de haber podido ayudar a nuestros clientes, enfocando siempre los proyectos desde el empoderamiento de los equipos a través de la formación.

Conecta tu equipo con la intranet de SharePoint

Una intranet corporativa es un espacio privado de uso interno donde la organización puede compartir información de una forma ágil y segura, además de establecer procesos que mejoren la eficiencia de los departamentos y la productividad de los empleados.

Una de las herramientas que cumplen este cometido a la perfección es Microsoft SharePoint, una de las aplicaciones incluidas en la licencia de Microsoft 365. SharePoint permite compartir y administrar contenido, conocimiento y aplicaciones para impulsar el trabajo en equipo, encontrar información rápidamente y colaborar con todos los miembros de la organización sin problemas. Sin embargo, a nivel visual la solución se quedaba algo corta, requiriendo de desarrollo para mejorar significativamente su diseño.

Este escenario cambió con la aparición de los SharePoint modern sites y, muy especialmente, con la publicación de los templates de look book. Estas plantillas nos proporcionan una gran variedad de recursos e ideas, inspirándonos para crear páginas muy atractivas que fomenten la comunicación, la colaboración, el engagement y la gestión del conocimiento de toda la organización.

 

Gracias a la reducción en el tiempo de desarrollo, podrás centrar tus esfuerzos en buscar la mejor solución a tus necesidades funcionales y organizativas, a la vez que refuerzas tu identidad corporativa y mejoras la experiencia de usuario de todo el equipo.

Además, podrás automatizar tus tareas y crear flujos de trabajo con Power Automate, introducir datos con Power Apps o incrustar Dashboards de Power BI gracias a la integración entre SharePoint y la Power Platform.

Si quieres darle un impulso a tu comunicación interna y al engagement de tu equipo, no dudes en contactar con nosotros para poner en marcha tu propia intranet corporativa.