Arranque de Dynamics AX en tiempos de COVID

El poder anunciar el arranque de una empresa en el ERP Dynamics AX 2012 es siempre un motivo de celebración, pero creemos que aún lo es más teniendo en cuenta las circunstancias en que nos ha abocado la pandemia.

En este post te vamos a explicar cómo ha sido la experiencia de hacer un arranque totalmente en remoto con nuestro cliente Roquet Hydraulics, líder en fabricación de componentes hidráulicos.

Situación y plan de proyecto

Cuando empezamos en Roquet Hydraulics hace más de un año, nos encontramos un proyecto de implantación que había logrado arrancar la primera fase contable, pero se había estancado en la puesta en marcha de la segunda fase que consistía en los módulos de compras, almacén, MRP y ventas.

Después de analizar la situación decidimos apostar por retomar el proyecto empezando con sesiones intensivas de formación de los equipos con dos objetivos:

  • Empoderar a los usuarios para retomar la ilusión en el proyecto y asumir el ownership del mismo.
  • Conocer el producto al máximo para minimizar los desarrollos y facilitar una futura migración a Dynamics 365 F&O.

Implantación

Faltaban pocos meses para el día del arranque cuando llegó el COVID, y con él el confinamiento y las limitaciones de movilidad.

La cuestión en ese momento fue si parar a ver que pasaba o seguir. La postura que consensuamos con Roquet Hydraulics  fue clara; los proyectos de implantación o van hacia adelante o hacia atrás, nunca se paran. No es lo mismo trabajar en una tarea que acabas de definir que retomarla al cabo de 6 meses. Si se para luego se necesita tiempo para volver a situarse y recopilar la información que tienes fresca cuando estás inmerso en la implantación.

El otro punto de cambio importante fue el trabajo en remoto. En CrossPoint estamos acostumbrados al trabajo en remoto desde nuestros inicios, pero con la pandemia fueron también los usuarios de Roquet Hydraulics quiénes empezaron a trabajar en remoto. Un cambio que necesitó su tiempo de adaptación, tanto a nivel de infraestructura como de gestión de personas, y en el que Microsoft Teams jugó un papel imprescindible para mantener la comunicación y colaboración de los equipos.

El hacer todo el trabajo online tiene, como todo, sus pros y sus contras. Las ventajas pasan por mayor disponibilidad y rapidez en las respuestas del día a día, y en poder focalizar las reuniones en sesiones de 2-3 horas, minimizando el impacto en el día a día de los usuarios (ya no era necesario bloquear todo el día para “aprovechar” la jornada entera presencial del consultor). Por contra, a veces había problemas técnicos de conexión o sonido, aunque por suerte cada vez menos importantes, pero también problemas más sociales de distanciamiento y dificultad de explicar conceptos que en persona siempre se hace más sencillo.

Después de un periodo de adaptación en el que se siguió trabajando, puliendo sobre todo temas de datos, y cuadrando el periodo de vacaciones también bastante inusual, se fijó el arranque en octubre con la mentalidad de hacerlo totalmente en remoto.

Arranque

La puesta en marcha siempre es un momento difícil, aunque un tema crítico recurrente son los datos; la buena calidad de los datos traspasados facilita en gran medida el trabajo posterior y puede condicionar el éxito o fracaso de un arranque.

El otro punto a destacar es la propia adopción de la herramienta por parte de los usuarios; cuando empiezan a trabajar con el nuevo sistema tienen que hacer el mismo trabajo que hacían antes, por lo que es necesario no solo que conozcan la herramienta y tengan manuales de procedimiento sino que, además, deben tener práctica con los procesos y los conceptos claros. El hecho de tener un tiempo “extra” por el covid hizo que pudiéramos poner énfasis en este punto y que los usuarios ya contaran con cierto manejo en el momento del arranque.

El soporte del arranque en remoto ha sido un reto que se ha realizado gracias a tener una base estable muy probada, una comunicación continua y contar con personas claves dentro de la organización que han podido hacer ese soporte presencial con los usuarios finales.

Conclusión

Después de haber realizado el ciclo entero de facturación y cierre de inventario en los dos meses posteriores al arranque, podemos decir que la implantación ha finalizado con éxito.

Ahora estamos entrados en la extracción de datos en la que se está trabajando con la herramienta de BI Jet Analytics, además de ultimar la implantación de nuevas mejoras como la puesta en marcha de una Power App para permitir la entrada de pedidos a los clientes y de todo un portal de clientes basado en Power Apps Portal.

Queremos aprovechar este espacio para agradecer a Alba Arissó, Ferran Costa, Victor Garcés y Elisabet Vilaró su especial dedicación en todas las fases del proyecto. Como hemos dicho, sin el conocimiento y la implicación interna no hubiera sido posible llevar a cabo un arranque como este en estas circunstancias.

Jet Analytics, nuestra apuesta para tus proyectos de BI

Según nuestra experiencia, muchas de las empresas que operan con Dynamics 365 FO, AX, NAV o Business Central no disponen de una solución de reporting y Business Intelligence a la altura de su ERP y de sus necesidades analíticas.

La situación suele ser que, después de invertir mucho esfuerzo y dinero, tienes unos procesos definidos y optimizados, pero sigues sin ser capaz de explotar tus datos de una forma ágil, clara y fiable.

Después de vivir muchos proyectos de ERP y BI, desde CrossPoint apostamos por la herramienta de Jet Analytics como la solución de BI óptima para Dynamics.

Fruto de este compromiso, y con el objetivo de aportar el máximo valor a nuestros clientes, nos complace anunciar que hemos obtenido todas las certificaciones en las soluciones de Jet, además de ser el único partner en España certificado para Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management.

Gracias a nuestros conocimientos de la solución, junto a nuestra amplia experiencia con Dynamics, estamos convencidos que podemos ayudarte a implantar un proyecto de calidad, en poco tiempo y con garantía de éxito.

¿Quieres sacar el máximo partido de tus datos y tomar decisiones inteligentes para tu empresa? No lo dudes más y solicita una demo sin compromiso para que podamos mostrarte todo el potencial que Jet Analytics puede ofrecerte, así como nuestra metodología de trabajo, basada en la formación y empoderamiento de los usuarios.

Cómo enfocar un proyecto de BI en Dynamics 365FO

¿Tu organización trabaja con Dynamics 365FO y os estáis planteando la implantación de un proyecto de Business Intelligence? Si tu respuesta es afirmativa, estás en el sitio adecuado. En este artículo, identificaremos los principales obstáculos de un proyecto de este calibre, y veremos cómo afrontarlos gracias a la solución Jet Analytics.

Antes que nada, es importante destacar que un proyecto de BI ya no debe tratarse como una posibilidad o un proyecto de futuro. Debe priorizarse como unos de los proyectos imprescindibles dentro de la empresa, ya que es evidente que la correcta explotación e interpretación de los datos, juega un papel clave en la toma de decisiones, y, por lo tanto, incidirá directamente en los resultados de la organización.

Dynamics 365FO funciona con una base de datos altamente normalizada, por lo que los datos están repartidos en muchas tablas (a día de hoy, ya son más de 6000). Bien es cierto que muchas de estas tablas no se utilizarán para analizar los datos, pero, aun así, el número de tablas con el que trabajaremos sigue siendo considerable, factor que dificulta la extracción de los datos.

En este punto, entra en juego un nuevo concepto de tabla disponible en D365FO, las entidades de datos. Las entidades agrupan varias tablas, desnormalizando así la base de datos, y haciendo que las tareas de reporting sean mucho más ágiles. Para poner un ejemplo, si queremos obtener los datos de un cliente, tendríamos que recurrir a varias tablas del ERP, mientras que, con una entidad, lo tendremos todo agrupado en un mismo registro.

Con esto reducimos notablemente el número de tablas con las que tratar, a la vez que disponemos de la información en un formato más comprensible. Aun así, actualmente en el sistema, hay disponibles por defecto unas 2000 entidades, por lo que nuestro problema no está del todo solucionado. Por otra parte, si trabajamos con las entidades proporcionadas por Microsoft, y estas se ven modificadas en las continuas actualizaciones del ERP, corremos el riesgo de que nuestro proceso de extracción de datos deje de funcionar.

Otro punto importante en un proyecto de BI, es el hecho de disponer de un almacén de datos. ¿Qué pasaría si extrajéramos la información directamente de las entidades de datos? Pues, aunque es posible hacerlo a través de OData, no es recomendable atacar directamente a la base de datos del ERP, ya que esto podría derivar en problemas de rendimiento. Por otro lado, hoy en día la mayoría de las empresas trabajan con varias aplicaciones, por lo que uno de los principales requerimientos consiste en tener todos los datos centralizados en un único repositorio de datos, y poder así analizar la información conjuntamente. Además, disponer de un único centro de datos, nos permite trabajar con una única versión de la realidad, ya que todos los usuarios analizaran los datos partiendo del mismo origen, sin la necesidad de relacionar datos de distintos orígenes, y, sobre todo, evitando errores en dichas relaciones o en la propia interpretación de los datos.

Hasta el momento, hemos analizado algunas dificultades relacionadas con la parte de back-end, que se corresponde con las tareas asociadas a la extracción, transformación y carga de datos, más conocidas como ETL. No obstante, también existen obstáculos en la parte de front-end, la parte dedicada a la explotación y visualización de los datos.

Quien más, quien menos, se ha visto involucrado en reuniones de comité, en las que los asistentes acuden con distintas métricas, o distintas versiones del informe, por lo que existen varias versiones de la realidad, y la toma de decisiones se hace compleja. Incluso, a nivel personal, se nos plantea la necesidad de ir guardando versiones de un mismo informe, cosa que, con el paso del tiempo, se vuelve insostenible, con carpetas inundadas de informes sin ningún tipo de control. ¿No sería mejor que una misma versión del informe, con los mismos datos, estuviera disponible en un lugar centralizado, o incluso, llegara por correo automáticamente a los usuarios implicados?

Por otro lado, ¿qué ocurre con los usuarios que no tienen experiencia en ningún programa de visualización de datos, como, por ejemplo, Power BI? Pues también aquí Jet Analytics nos aporta un gran valor añadido, proporcionando una herramienta de diseño de informes totalmente integrada en Excel, con lo que los usuarios acostumbrados a trabajar con este último podrán empezar a diseñar informes sin ningún tipo de dificultad.

Llegados a este punto, en el que tenemos identificadas las principales inquietudes con las que deberemos lidiar, es momento de introducir la solución de Jet Analytics, que nos simplificará mucho el trabajo, permitiéndonos centrarnos en lo realmente importante para el negocio, la explotación de datos y la toma de decisiones.

Por una parte, Jet Analytics nos ayudará con la parte de back-end, con las siguientes funcionalidades:

  • Entidades de datos personalizadas y diseñadas en D365FO específicamente para la extracción de datos
  • Almacén de datos preconfigurado con las entidades del punto anterior
  • Posibilidad de integrar información de otros sistemas en el mismo almacén de datos
  • 6 cubos disponibles, out-of-the-box, que cubren las principales áreas de negocio, tales como finanzas, ventas, compras e inventario.

Por lo que concierne a la parte de front-end, dispondremos de:

  • Herramienta de reporting integrada en Excel, Jet Reports. Esta herramienta utiliza fórmulas y utilidades propias de Excel para diseñar informes, por lo que la curva de aprendizaje, para un usuario que esté familiarizado con Excel, es muy fácil.
  • Olvidémonos de las carpetas llenas de versiones de informes gracias al portal colaborativo, Jet Hub, en el que tendremos disponibles todos los informes de la empresa, pudiendo acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo, así como la posibilidad de ejecutarlos y distribuirlos de forma desatendida, incluso en horas no laborales.
  • Más de 50 informes y dashboards disponibles en Excel y Power BI, que nos permitirá analizar la información de nuestra organización des del primer momento.

¿Cuesta de creer verdad? En el siguiente vídeo podréis comprobar de primera mano todo lo expuesto en este artículo, y tener la convicción de que realizar un proyecto de BI con Dynamics 365FO, no tiene por qué ser una odisea.

Cómo hacer un proyecto de BI en una semana

Sí, sabemos lo que estás pensando, el título es un poco click bait. Pero aunque parezca mentira, según nuestra experiencia sí es posible hacer proyectos de BI en un cliente de MS Dynamics AX2012 o Navision en cuestión de horas gracias a Jet Analytics, y en este post te vamos a explicar cómo.

En primer lugar, aclarar que hemos especificado MS Dynamics AX2012 y Navision porque son las versiones con las que hemos hecho proyectos de BI hasta la fecha. Sin embargo, lo que os contamos es perfectamente aplicable a las actuales versiones de Dynamics 365 for Finance and Operations y Business Central.

Como hemos mencionado antes, los proyectos los hemos hecho con Jet Analytics, la plataforma de análisis e informes corporativos. No entraremos a explicar toda la suite, eso ya sería motivo de un post entero, pero sí queremos destacar las siguientes funcionalidades:

  • 6 Cubos OLAP y su data warehouse ya construidos sobre el standard y listos para ser usados desde el primer minuto.
  • Más de 45 informes y cuadros de mando ya creados (los puedes consultar en este enlace).
  • Gestión de los cubos y data warehouse con drag&drop sin ser experto en SQL/ BIDS.
  • Portal web dónde mantener y compartir todos los informes así como sus versiones, evitando discrepancias en la información que maneja la organización.

Y sin más preámbulos, vamos a ver como hacer este proyecto en 3 sencillos pasos:

Paso 1 – Instalación de Jet Analytics

La instalación de Jet Analytics se compone de 3 elementos principales:

  • Jet Data Manager (back-end): A través de este programa seremos capaces de gestionar todo el flujo de datos, desde el origen de datos, por ejemplo, Dynamics AX/365, pasando por el data-warehouse (DW), hasta llegar a los cubos (OLAP). La transformación y depuración de los datos se puede llevar a cabo sin tener conocimientos de SSIS o SSAS, simplemente haciendo drag&drop de un sitio a otro y aplicando funciones muy sencillas para adaptar los datos a nuestras necesidades.
  • Jet Reports (front-end): Se trata de un add-in de Excel a través del cual los usuarios podrán acceder a los cubos y crear sus propios informes o dashboards de forma muy ágil. Esta parte de front-end puede complementarse con la utilización de Power BI.
  • Jet Hub: Gracias a este componente, los usuarios podrán publicar los informes en un portal web interno, por lo que el acceso a la información dentro de la organización quedará centralizado en un único sitio, asegurando de esta forma que los usuarios tengan una única versión de la realidad. Además, este componente se encarga de ir actualizando los datos de los informes periódicamente, según la configuración elegida por el usuario.

Respecto al tiempo de instalación, puede variar en función del número de conectores, versión… pero en general suele hacerse en media jornada / 1 jornada.

Paso 2 – Puesta a punto de algún informe

Siempre solemos actualizar algunos de los informes ya pre-definidos de Excel y PowerBI con los datos del cliente. El tiempo varía por supuesto en función del número de informes y la complejidad de los mismos, pero en menos de una jornada podemos tener varios informes listos para su uso como los que mostramos a continuación:

Top Top 25 inventory items en Jet Reports

Sales by Customer en PowerBI

Paso 3 – Formación

Este paso dependerá en gran medida del cliente y de la autonomía que quiera tener. Sin embargo, modificar los informes pre-definidos e incluso crear de nuevos es bastante sencillo para alguien que tenga conocimientos de Excel avanzado. Por lo tanto, la formación puede variar de 1 a 3 jornadas, en función de los conocimientos que se quieran adquirir.

Y eso es todo! Como ves, en una semana hemos instalado toda la plataforma Jet Analytics en el entorno, ya tenemos informes y dashboards operativos y la organización está lista para empezar a trabajar con ellos. Un retorno de la inversión inmediato.

Esperamos que este post pueda hacerte ver que hay otra forma de hacer proyectos de BI que no pasan necesariamente por proyectos largos, complejos y con resultados inciertos. Para demostraciones, no dudéis en contactar con nosotros 🙂

 

Nueva promoción para Jet Analytics & MS Dynamics 365FO / AX

El pasado jueves 4 de abril hicimos un webinar junto nuestros compañeros de JetGlobal, dónde hablamos sobre como afrontar proyectos de BI en empresas con MS Dynamics AX o Dynamics 365 for Finance and Operations.

En dicho webinar, que podéis ver en el siguiente enlace, repasamos las diferentes soluciones de JetGlobal, y especialmente Jet Analytics, la plataforma de análisis e informes corporativos que proporciona cuadros de mando e informes financieros rápidos y flexibles en Excel y web.

Para que podáis comprobar de primera mano lo fácil que es poner en marcha Jet Analytics, así como toda su potencia y flexibilidad, hemos decidido hacer una promoción durante este mes de abril, dónde os instalaremos Jet Analytics, adaptaremos un informe standard y os daremos 30 días de suscripción, todo de forma gratuita y sin compromiso.

Si estáis interesados, podéis contactar a info@crosspoint365.com o a través del formulario web.