Fichaje horario con Microsoft Teams

Con la finalidad de proteger a los trabajadores, desde mayo del 2019 es obligatorio llevar un registro diario de la jornada laboral. De esta forma, los trabajadores deben registrar cada día su hora de entrada y salida, así como los descansos realizados.

Desde entonces han aparecido en el mercado varias máquinas y aplicaciones que solucionan este requerimiento legal sin problemas. Sin embargo, aún no es demasiado conocido cómo es posible llevar un registro horario mediante Microsoft Teams y su aplicación Turnos.

En este post, te vamos explicar cómo configurar la app en Teams para que puedas realizar el registro horario de una forma ágil y totalmente en remoto.

Gestión del calendario de turnos

En primer lugar será necesario configurar el calendario de turnos para los diferentes equipos, tal y como te explicamos en la entrada anterior.

Como vimos, puedes crear tantos turnos como sean necesarios y asignarlos a diferentes usuarios del grupo en el periodo que definas.

Además, podremos visualizar estos turnos y los participantes del mismo por día, semana y mes.

Fichaje horario

Una vez configurados los turnos, desde el botón Configuración podremos activar la funcionalidad del fichaje de horas e incluso definir una ubicación geográfica en el caso que queramos registrar y comprobar la geolocalización en el momento del fichaje:

Para usar la funcionalidad del fichaje usaremos la aplicación móvil de Microsoft Teams, en la aplicación Turnos:

En la aplicación veremos el turno al que estamos asignados, y procederemos a registrar la hora de entrada, manteniendo pulsado el botón Play:

A partir de aquí podemos cerrar la aplicación y seguir con nuestra actividad laboral, ya que el cronómetro seguirá contando hasta que le des a Pausa.

Cuando termines la jornada laboral, podrás pausar el reloj e incluso editar las horas o añadir descansos*:

*Nota: Todas las ediciones quedarán identificadas como tal en el informe.

Cuando tanto las horas de entrada/salida como de descanso estén correctamente informadas, solo quedará confirmar la jornada para registrar el fichaje. Una vez registrada, no será posible editarla.

Informe de tiempo

Desde la aplicación de escritorio de Teams será posible exportar un informe de tiempo en formato Excel.

Para ello, iremos a la pestaña Configuración, y en la sección Reloj de fichar le daremos al botón Exportar.

El resultado de la exportación será un fichero Excel con los registros diarios de los miembros del equipo.

En el informe podremos ver si las entradas son las originales (creadas directamente con el Play/Pausa de la app móvil), editadas (ajustes de los registros originales) o incluso agregadas manualmente a posteriori (el típico día que te olvidas de marcar la entrada).

Además, podremos guardar este informe en la nube, dónde se almacenará de forma segura y totalmente disponible por si nos lo requiere la administración.

En resumen, con la app Turnos de Microsoft Teams tus trabajadores podran realizar el registro horario de una forma fàcil y desde cualquier lugar. Además, la app está incluida en la suscripción de Microsoft 365, por lo que no tendrás que pagar ningún coste extra por utilizarla.

Cómo cumplir en DynamicsAX con la nueva ley de registro horario en 4 pasos

El próximo 12 de mayo entra en vigor la nueva ley de registro diario de la jornada laboral de los trabajadores. Para dar cumplimiento a este requerimiento, tanto MS Dynamics AX2012 como Dynamics 365 For Finance and Operations cuentan con el control de presencia.

En esta publicación vamos a ver como poner en marcha el control de presencia en AX2012 (aunque en Dyn365FO tanto la funcionalidad como la configuración es muy similar) en 4 pasos:

1. Inicializar el módulo con sus actividades
2. Parametrizar los perfiles de tiempo y los horarios para el usuario
3. Realización de la fichadas
4. Sacar el informe del registro de horas

Paso 1: Inicializar las actividades sobre las que imputaran las horas los usuarios. Nos centraremos en la entrada y salida.

En el módulo de RRHH disponemos de un asistente que nos ayudará a crear las actividades por defecto:

El asistente nos guiará con los pasos a configurar:

Primero nos advierte que hay que configurar unos parámetros previos. Los parámetros por defecto son los siguientes:

Con estos valores podemos seguir con el asistente creando los trabajos asociados para cada concepto de AX y así poder imputar los tiempos de los empleados. Creamos para todos, vamos pulsando siguiente y al finalizar tendremos inicializadas las actividades que necesitamos:

Paso 2: Configurar los horarios y los parámetros generales de actuación

Para ver que parámetros vamos a necesitar lo mejor es ir a la ficha de un empleado. Situados en la ficha del empleado, vamos a la pestaña de registro de horas:

Aquí podemos ver que tenemos disponible la opción de activar en terminales de tiempo y presencia.
NOTA: Es importante remarcar que el trabajador tiene que estar dado de alta como empleado en la empresa, sino la opción aparecerá desactivada. Para darle de alta, podemos ir al historial de empleo y crear la asignación del trabajador en la empresa donde tiene que fichar.

Volviendo a la opción de activar en terminal, la ventana de introducción de datos que nos aparece es la siguiente:

Los campos marcados en rojo son los obligatorios:

  • Fecha activación: fecha a partir de la cual el trabajador va a usar el control de presencia
  • Grupo de cálculo: los grupos de cálculo exceden la funcionalidad que necesitamos en este momento por lo que podemos crear un código y asignarlo ya que simplemente es una tabla de código y descripción.
  • Perfil estándar: aquí vamos a indicar el horario que va a seguir el empleado. Si vamos a la ficha del perfil nos encontramos con la ventana para definir el horario de trabajo. En nuestro caso vamos a crear un perfil standard, de forma que el horario es de 9 a 2 y de 3 a 6 de la tarde con un descanso para comer y cualquier hora fuera de ese horario se considerará extra:

En el tipo de perfil es importante asociarlo al tipo de hora que queremos que represente:

Si en nuestra empresa hay empleados con diferentes horarios habría que crear tantos perfiles como horarios distintos. NO es necesario un perfil por empleado hay que englobar los horarios por franjas de tiempo distintas.

Como en nuestro caso solo tenemos este horario, configuramos el perfil en el grupo de perfiles para todos los casos:

De esta forma tendríamos completa la configuración necesaria para asignárselo a un usuario:

Esta información habría que introducirla para cada trabajador. Como nota adicional podemos incluir una contraseña por usuario para realizar el registro de horas:

Para activar esta función hemos de ir en control de producción>Configurar>Ejecución de fabricación>parámetros de ejecución de fabricación:

En el apartado de la ventana de fichadas volveremos a hablar sobre esta funcionalidad y la conveniencia o no de usarla.

Paso 3. Realización de fichadas
Con el sistema configurado y la información de los empleados rellenada ya podemos usar el sistema. Habría que ir a Control de producción>periódico>ejecución fabricación>Registro del trabajo. La primera vez nos pedirá que definamos que tipo de formulario queremos usar, los disponibles por defecto son:

Es interesante el check Deshabilitar Cerrar, si está marcado (opción por defecto) el formulario de registro no se puede cerrar de la forma habitual, sino que hay que pulsar Ctrl + Q. De esta forma se evita que se cierre de forma accidental.

En nuestro caso vamos a usar el de entrada o salida, de forma que nos aparece el siguiente formulario:

En la parte superior introducimos el número de empleado y debajo se ha de introducir la contraseña.

Como indicábamos antes esta funcionalidad es opcional y suele ser desaconsejable dado el gran número de veces que se ha de fichar, en cambio se recomienda instalar un lector de código de barras y que cada empleado tenga una tarjeta con ese código que agiliza enormemente la fichada. Sin la contraseña la ventana se vería de la siguiente forma:

Al introducir el código del trabajador lo más probable es que nos aparezca el siguiente mensaje:

El sistema controla que las fichadas se ajusten al horario marcado, sino se pueden crear unos códigos de ausencia para notificar las entradas/salidas fuera de horario.

En Recursos Humanos>Configurar>Ausencias>Códigos de ausencia podemos definir diferentes motivos:

A cada motivo se le indica un color para que resalte al aparecer el formulario. Se pueden marcar valores máximo y toda una serie de parámetros que ahora exceden el alcance de este ejemplo.

De esta forma cuando la hora de entrada o de salida no coincide con la del perfil aparece una lista de opciones:

Y después se indica que se registrado la hora de entrada o salida de forma correcta:

Paso 4. Impresión del informe horario
Este es el paso más sencillo, para sacar el listado hemos de ir a Recursos Humanos>Informes>Tiempo y asistencia>Asistencia:

En esta ventana podríamos filtrar por tipo de hora o por trabajador, si queremos toda la información no indicamos nada más y pulsamos aceptar:

Podemos ver la señal de advertencia que las horas no se ajustan a los horario.

Esperamos que este post os haya sido útil y os pueda ayudar a cumplir con la nueva ley. Si tenéis cualquier tipo de duda o consulta, no dudéis en contactar con nosotros a info@crosspoint365.com