Roquet Hydraulics apuesta por la Power Platform para facilitar la entrada de pedidos de venta en el ERP

App Roquet

Presentación Roquet:

Roquet Hydraulics (en adelante Roquet), con más de 70 años de experiencia en el sector, es especialista en diseño, desarrollo y fabricación de componentes y sistemas hidráulicos. Actualmente, cuentan con presencia en más de 30 países de todo el mundo.

Dada su globalización y su firme apuesta por la digitalización de procesos, Roquet ha decidido renovar su actual portal de clientes, a través del cual, sus clientes podían gestionar sus pedidos y consultar la disponibilidad y acuerdos comerciales de los productos, entre otras funcionalidades.

Es importante mencionar que recientemente han implantado en su organización el ERP Dynamics AX, por lo que la solución propuesta, deberá convivir e integrarse con el nuevo sistema de gestión empresarial.

Apuesta por Power Apps:

Si estás familiarizado con la gestión de pedidos de venta en un ERP, y en este caso concreto en Dynamics, seguramente coincidirás con nosotros en que la entrada de pedidos no siempre es lo suficientemente ágil e intuitiva que debería ser, sobre todo cuando son los propios clientes quienes tienen que introducir los datos, ya que evidentemente, no están familiarizados con el sistema y el proceso puede volverse complejo.

Para cubrir esta necesidad, los últimos años hemos estado lidiando con el ya famoso Enterprise Portal (EP) de Dynamics, y también con aplicaciones desarrolladas a medida, que suponían un elevado coste de desarrollo y mantenimiento.

Por suerte para todos, este proceso ha mejorado gracias a la aparición de Power Apps, que nos permite crear aplicaciones de forma muy ágil y rápida, e integradas 100% con el ERP. En Roquet no dudaron ni un segundo en apostar firmemente por el producto y de esta forma proporcionar a sus clientes una aplicación innovadora e intuitivita, disponible en varios idiomas, que les permite gestionar sus pedidos y consultar la disponibilidad los productos, todo ello gracias a una conexión en tiempo real con el ERP, y pudiéndolo hacer desde cualquier dispositivo.

Pedidos de venta

Integración con el ERP (Dynamics AX):

Como ya hemos avanzado, en Roquet están utilizando Dynamics AX como sistema de gestión empresarial, por lo que dada la integración total con Power Apps, esta fue la combinación ganadora desde el primer momento. Además, con vistas a una futura migración hacia Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management, era importante garantizar que toda la inversión realizada con esta versión del ERP pudiera aprovecharse, haciendo el mínimo de modificaciones posible.

Uno de los puntos clave del proyecto consistía en la posibilidad de consultar la disponibilidad de los productos en tiempo real, así como una previsión de envío acorde a dicha disponibilidad. Esto implicó importantes desafíos en cuanto a rendimiento, que pudimos resolver gracias al uso de filtros y otras técnicas más avanzadas.

Tarifas

Metodología agile:

Como solemos hacer en todos nuestros proyectos de Power Apps, el producto nos permite seguir una metodología agile durante el desarrollo para obtener un prototipo de forma muy rápida, e ir mejorando y modificando la solución en distintas iteraciones (sprints) gracias al feedback de los usuarios.

Este caso no fue una excepción y pudimos presentar un primer prototipo en una fase muy inicial del proyecto, que nos sirvió para terminar de convencer a los usuarios de que esta era la mejor opción, a la par que ellos mismos, y en base a este prototipo, fueron proponiendo distintas modificaciones y mejoras de forma proactiva, implicándose de lleno en el proyecto, un aspecto fundamental para el éxito de cualquier proyecto de software.

Agile

Resultado:

Después de varios sprints quincenales, la aplicación se puso a disposición de algunos clientes que, tras dar su visto bueno, nos garantizó que el producto ya estaba preparado para salir a producción.

Estas son algunas de las funcionalidades presentes en la aplicación:

  • Consulta de saldo
  • Consulta de referencias (disponibilidad, tarifas y descuentos)
  • Consulta de líneas pendientes de envío
  • Gestión de pedidos (creación, tramitación, consulta)
  • Multidispositivo
  • Multidioma

Cabe destacar que esta aplicación se ha complementado con un portal web desarrollado también con Power Apps. A través de este portal, los clientes pueden, entre otras cosas, consultar y descargar sus facturas o albaranes, y acceder directamente a la aplicación para gestionar los pedidos de venta.

Portal Roquet

Conclusión:

A día de hoy, tanto trabajadores internos como clientes siguen pidiendo mejoras que se van incorporando de la misma forma que en las fases iniciales del proyecto, haciendo uso de sprints e identificando siempre los puntos prioritarios.

Gracias a esta aplicación y al nuevo portal, los clientes pueden gestionarse sus propios pedidos, por lo que en Roquet están ahorrando mucho tiempo invertido anteriormente en contestar peticiones de disponibilidad de productos, condiciones comerciales, etc.… sin contar el tiempo necesario en crear y tramitar el pedido en el ERP.

Por otro lado, los clientes tienen a su disposición una plataforma innovadora adaptada a las necesidades actuales con la que podrán gestionar todas sus operaciones, mejorando de esta forma la experiencia de usuario y muy probablemente, reafirmando su apuesta por su proveedor, en este caso, Roquet Hydraulics.

Referencia Roquet

Arranque de Dynamics AX en tiempos de COVID

El poder anunciar el arranque de una empresa en el ERP Dynamics AX 2012 es siempre un motivo de celebración, pero creemos que aún lo es más teniendo en cuenta las circunstancias en que nos ha abocado la pandemia.

En este post te vamos a explicar cómo ha sido la experiencia de hacer un arranque totalmente en remoto con nuestro cliente Roquet Hydraulics, líder en fabricación de componentes hidráulicos.

Situación y plan de proyecto

Cuando empezamos en Roquet Hydraulics hace más de un año, nos encontramos un proyecto de implantación que había logrado arrancar la primera fase contable, pero se había estancado en la puesta en marcha de la segunda fase que consistía en los módulos de compras, almacén, MRP y ventas.

Después de analizar la situación decidimos apostar por retomar el proyecto empezando con sesiones intensivas de formación de los equipos con dos objetivos:

  • Empoderar a los usuarios para retomar la ilusión en el proyecto y asumir el ownership del mismo.
  • Conocer el producto al máximo para minimizar los desarrollos y facilitar una futura migración a Dynamics 365 F&O.

Implantación

Faltaban pocos meses para el día del arranque cuando llegó el COVID, y con él el confinamiento y las limitaciones de movilidad.

La cuestión en ese momento fue si parar a ver que pasaba o seguir. La postura que consensuamos con Roquet Hydraulics  fue clara; los proyectos de implantación o van hacia adelante o hacia atrás, nunca se paran. No es lo mismo trabajar en una tarea que acabas de definir que retomarla al cabo de 6 meses. Si se para luego se necesita tiempo para volver a situarse y recopilar la información que tienes fresca cuando estás inmerso en la implantación.

El otro punto de cambio importante fue el trabajo en remoto. En CrossPoint estamos acostumbrados al trabajo en remoto desde nuestros inicios, pero con la pandemia fueron también los usuarios de Roquet Hydraulics quiénes empezaron a trabajar en remoto. Un cambio que necesitó su tiempo de adaptación, tanto a nivel de infraestructura como de gestión de personas, y en el que Microsoft Teams jugó un papel imprescindible para mantener la comunicación y colaboración de los equipos.

El hacer todo el trabajo online tiene, como todo, sus pros y sus contras. Las ventajas pasan por mayor disponibilidad y rapidez en las respuestas del día a día, y en poder focalizar las reuniones en sesiones de 2-3 horas, minimizando el impacto en el día a día de los usuarios (ya no era necesario bloquear todo el día para “aprovechar” la jornada entera presencial del consultor). Por contra, a veces había problemas técnicos de conexión o sonido, aunque por suerte cada vez menos importantes, pero también problemas más sociales de distanciamiento y dificultad de explicar conceptos que en persona siempre se hace más sencillo.

Después de un periodo de adaptación en el que se siguió trabajando, puliendo sobre todo temas de datos, y cuadrando el periodo de vacaciones también bastante inusual, se fijó el arranque en octubre con la mentalidad de hacerlo totalmente en remoto.

Arranque

La puesta en marcha siempre es un momento difícil, aunque un tema crítico recurrente son los datos; la buena calidad de los datos traspasados facilita en gran medida el trabajo posterior y puede condicionar el éxito o fracaso de un arranque.

El otro punto a destacar es la propia adopción de la herramienta por parte de los usuarios; cuando empiezan a trabajar con el nuevo sistema tienen que hacer el mismo trabajo que hacían antes, por lo que es necesario no solo que conozcan la herramienta y tengan manuales de procedimiento sino que, además, deben tener práctica con los procesos y los conceptos claros. El hecho de tener un tiempo “extra” por el covid hizo que pudiéramos poner énfasis en este punto y que los usuarios ya contaran con cierto manejo en el momento del arranque.

El soporte del arranque en remoto ha sido un reto que se ha realizado gracias a tener una base estable muy probada, una comunicación continua y contar con personas claves dentro de la organización que han podido hacer ese soporte presencial con los usuarios finales.

Conclusión

Después de haber realizado el ciclo entero de facturación y cierre de inventario en los dos meses posteriores al arranque, podemos decir que la implantación ha finalizado con éxito.

Ahora estamos entrados en la extracción de datos en la que se está trabajando con la herramienta de BI Jet Analytics, además de ultimar la implantación de nuevas mejoras como la puesta en marcha de una Power App para permitir la entrada de pedidos a los clientes y de todo un portal de clientes basado en Power Apps Portal.

Queremos aprovechar este espacio para agradecer a Alba Arissó, Ferran Costa, Victor Garcés y Elisabet Vilaró su especial dedicación en todas las fases del proyecto. Como hemos dicho, sin el conocimiento y la implicación interna no hubiera sido posible llevar a cabo un arranque como este en estas circunstancias.

¿Está tu ERP preparado para el Brexit?

El próximo 31 de diciembre de 2020 finaliza el periodo de transición que se acordó a principios de año con la salida del Reino Unido de la Unión Europea.

Entre las implicaciones más importantes a nivel empresarial en las relaciones entre las empresas españolas con las inglesas, encontramos que las ventas de productos se considerarán exportaciones, mientras que las compras de productos serán tratadas como importaciones con la consiguiente declaración de aduanas. Esto no sólo impacta a la hora de importar o exportar mercancía, sino también en la declaración de estas transacciones a Hacienda.

En este artículo vamos a ver algunos de los puntos a tener en cuenta para adaptar nuestro ERP Dynamics 365 FO a la nueva situación.

Parámetros de comercio exterior

Lo primero será indicar que el país GBR ya no es un miembro de la Unión Europea y que pasa a ser un tercer país en los parámetros de comercio exterior.

Para ello, iremos a Impuestos > Configuración > Comercio exterior > Parámetros de comercio exterior y luego al apartado de Propiedades de país/región.

 

Clientes

Una forma de identificar a aquellos clientes que son de Reino Unido es filtrar por su NIF ya que deberían comenzar con GB* desde el formulario de Clientes en Clientes > Clientes > Todos los clientes.

En los clientes identificados que se deberán actualizar, será necesario verificar dos campos dentro de la ficha del cliente:

1.Grupo de clientes: comprobar que están dentro del grupo correcto.

2. Grupo de impuestos: comprobar que tienen el grupo de impuestos correcto.

Proveedores

Realizaremos las mismas verificaciones, y correcciones si fuera necesario, que hemos seguido para clientes desde Proveedores > Proveedores > Todos los proveedores.

 

Configuración especial para Reino Unido + SII

En el caso de que se tenga configurado un grupo de cliente o de proveedores específico para Reino Unido y que se tenga que declarar el SII, entonces deberemos mirar también la configuración de las claves de régimen especial asociados a estos grupos.

Para ello iremos a Impuestos > Configurar > Mensajes electrónicos > Procesamiento de mensaje electrónico y en Campos adicionales de elemento de mensaje desde el campo ClaveRegimenEspecialOTrascencia navegaremos a las opciones:

En las opciones para cada clave deberemos comprobar que la configuración se adapta al cambio de legislación respecto a Reino Unido.

 

Como hemos visto, no hablamos de un cambio complejo en la configuración de D365FO. Sin embargo, es importante tener en cuenta que el impacto puede ir más allá de la herramienta, ya que las transacciones con Reino Unido tendrán el mismo tratamiento que una exportación/importación con todo lo que ello implica a nivel práctico y burocrático.

Por último, si tienes la versión anterior de Dynamics, AX 2012, los cambios en la configuración son prácticamente los mismos. No dudes en contactar con nosotros a info@crosspoint365.com en el caso que necesites ayuda.

Power App para el control de calidad en expediciones de AUSA

Con más de 60 años de experiencia en el sector industrial, AUSA es un fabricante global en diseño y fabricación de vehículos compactos para el movimiento de materiales y mantenimiento vial. Actualmente tienen una capacidad de producción de más de 10.000 vehículos anuales y presencia en 90 países de los 5 continentes con una red de 500 distribuidores.

Calidad como señal de identidad

Sin duda la calidad es una de principales ventajas competitivas de AUSA. A pesar del gran volumen de vehículos fabricados, cada uno de ellos es minuciosamente revisado durante las diferentes fases de fabricación y entrega para poder garantizar la perfección.

Para ello, cuentan con un departamento de calidad experto y comprometido, además de unos procesos gestionados desde el módulo de calidad del ERP Dynamics AX 2012 y totalmente integrados con los módulos de ventas, compras, fabricación y proyectos.

Digitalización en la calidad de las expediciones de venta

A pesar de gestionar el back-office desde Dynamics AX, seguía habiendo algunos procesos que se realizaban de forma más manual y sin integración directa con el sistema, especialmente cuando estos procesos requerían de movilidad o se hacían fuera del espacio de oficinas.

Uno de los procesos pendientes de digitalizar era el de las pruebas de calidad en la fase de expediciones de venta, dónde las máquinas son revisadas por última vez antes de ser enviadas al cliente. Este proceso se llevaba a cabo de forma totalmente analógica, apuntando las pruebas con papel y lápiz, registrándolas a posteriori en un Excel y finalmente guardando la documentación en una carpeta física.

Esta forma de trabajar no solo implicaba duplicar trabajo de entrada de datos, sino que comportaba un riesgo de pérdida de documentación y dificultaba la búsqueda de información.

Solución: Power Apps con Dynamics AX

Desde CrossPoint tuvimos claro que la solución escogida debía ser una Power Apps de tipo lienzo integrada con el back-office de Dynamics AX.

Por un lado, la facilidad de diseño de la Power App nos permitía hacer un proyecto muy lean, desarrollando un prototipo con poco esfuerzo que podíamos ir iterando con el feedback de AUSA de una forma muy ágil.

Por otro lado, y a pesar de no existir conector oficial con Dynamics AX 2012, pudimos desarrollar unos webservices que nos permitían tener comunicación en tiempo real entre la app y el ERP. Además, esta integración ya nos podría servir de cara a una posible migración a Dynamics 365 for Finance and Operations, minimizando los costes de futuros desarrollos.

Resultados

Gracias a a la implementación de la Power App de Expediciones de venta hemos conseguido:

  • Reducir el tiempo de entrada de las pruebas de calidad gracias a una interfase sencilla e intuitiva.
  • Evitar la duplicidad en la entrada de datos, unificándolos en el mismo entorno.
  • Facilitar la realización de las comprobaciones de calidad mediante instrucciones escritas e imágenes de referencia en la propia app.
  • Digitalización de la documentación, incluido la captura de imágenes desde la propia app, facilitando su posterior búsqueda y comunicación al cliente.
  • Total integración en tiempo real con el back office, Dynamics AX, logrando una comunicación fluida entre diferentes equipos.

Más allá de la app

Gracias al éxito de la implementación de la Power App, AUSA no solo ha seguido digitalizando otros procesos mediante nuevas apps, sino que ha adoptado otras soluciones de la plataforma como Power BI para analizar sus datos o Microsoft 365 para mejorar la productividad y trabajo en equipo.

Jet Analytics, nuestra apuesta para tus proyectos de BI

Según nuestra experiencia, muchas de las empresas que operan con Dynamics 365 FO, AX, NAV o Business Central no disponen de una solución de reporting y Business Intelligence a la altura de su ERP y de sus necesidades analíticas.

La situación suele ser que, después de invertir mucho esfuerzo y dinero, tienes unos procesos definidos y optimizados, pero sigues sin ser capaz de explotar tus datos de una forma ágil, clara y fiable.

Después de vivir muchos proyectos de ERP y BI, desde CrossPoint apostamos por la herramienta de Jet Analytics como la solución de BI óptima para Dynamics.

Fruto de este compromiso, y con el objetivo de aportar el máximo valor a nuestros clientes, nos complace anunciar que hemos obtenido todas las certificaciones en las soluciones de Jet, además de ser el único partner en España certificado para Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management.

Gracias a nuestros conocimientos de la solución, junto a nuestra amplia experiencia con Dynamics, estamos convencidos que podemos ayudarte a implantar un proyecto de calidad, en poco tiempo y con garantía de éxito.

¿Quieres sacar el máximo partido de tus datos y tomar decisiones inteligentes para tu empresa? No lo dudes más y solicita una demo sin compromiso para que podamos mostrarte todo el potencial que Jet Analytics puede ofrecerte, así como nuestra metodología de trabajo, basada en la formación y empoderamiento de los usuarios.

Monitorización y mantenimiento en Dynamics AX 2012

La monitorización de nuestros sistemas es un aspecto clave para tener un control total de nuestro entorno, así como para la mejora del rendimiento. Aun así, suelen ser los grandes ausentes dentro de las implantaciones de Dynamics AX 2012.

Antes de realizar acciones para mejorar el rendimiento, como por ejemplo cambios en el hardware, es necesario recopilar información acerca de todo lo que sucede en nuestro entorno. Para tal propósito, las principales herramientas de monitorización que podemos utilizar son las siguientes:

Performance Monitor

El monitor de rendimiento es la herramienta básica para obtener una visión general del rendimiento en nuestro sistema. Puede revisar los contadores de CPU, disco y memoria para encontrar problemas de rendimiento.

Una vez identificado un período de tiempo durante el cual el sistema puede haber experimentado problemas de rendimiento, se pueden agregar contadores específicos para comprender el problema con más detalle.

Performance Analyzer for Microsoft Dynamics AX (DynamicsPerf)

DynamicsPerf se puede usar para recopilar información de Microsoft Dynamics AX y SQL Server. La herramienta consta de una base de datos y una colección de scripts que recopilan información de SQL Server y Microsoft Dynamics AX.

Según esta información, puede encontrar problemas como consultas costosas y bloqueos. Cuando haya adquirido experiencia, también puede usar esta herramienta para encontrar código ineficiente en los procesos de negocio.

Microsoft Dynamics AX 2012 Trace Parser

Trace Parser es un analizador de rendimiento que ayuda a los usuarios a descubrir y resolver problemas de rendimiento en sistemas personalizados de Microsoft Dynamics AX.

Trace Parser proporciona un interfaz de usuario para importar, procesar y representar trazas de seguimiento ETW producidas por Microsoft Dynamics AX. Posteriormente, el usuario puede analizar estas trazas para identificar cuellos de botella en el rendimiento, como los métodos X++ de larga ejecución, las consultas SQL lentas.

Monitoring Pack for Microsoft Dynamics AX 2012

El Monitoring Pack se puede usar para monitorear su sistema y descubrir automáticamente los servidores en su entorno, monitorear la disponibilidad del servidor y encontrar violaciones de las mejores prácticas de configuración.

La herramienta proporciona advertencias que un administrador puede usar para identificar rápidamente los problemas que podrían afectar el rendimiento y la disponibilidad del sistema Dynamics AX.

Dynamics AX Intelligent Data Management Framework (IDMF)

El IDMF permite a los administradores de sistemas optimizar el rendimiento de las instalaciones de Microsoft Dynamics AX. Proporciona una funcionalidad que se parece a la de DynamicsPerf, pero además incluye una interfaz de usuario disponible desde el propio Dynamics

IDMF evalúa el estado de la aplicación Microsoft Dynamics AX, analiza los patrones de uso actuales y ayuda a reducir el tamaño de la base de datos, utilizando actividades relacionadas con la gestión de datos como archivar y purgar.

 

Con la aparición de las implementaciones de Dynamics en Azure, tanto en la versión AX2012 como en  Dynamics 365 for Finance and Operations, y dado que no tenemos acceso total a todos los servidores, algunas de estas herramientas han dejado de ser útiles, dando paso a herramientas de monitorización que podemos utilizar directamente desde Azure o LCS. No obstante, en Dynamics 365FO aún seguimos teniendo a nuestra disposición los procesos de limpieza que podemos ejecutar y programar desde la propia aplicación.

Desde Crosspoint 365 somos firmes defensores del cuidado del ERP y no lo consideramos como un tema secundario, sino todo lo contrario. Por este motivo, ofrecemos un paquete de soporte exclusivo para monitorizar el sistema, además de formación y asesoramiento para poder tomar las decisiones adecuadas en cada caso y no precipitarse en realizar cambios de hardware innecesarios.

Nuestro paquete de soporte incluye:

  • Configuración del ERP y programación de procesos de limpieza de datos
  • Instalación y puesta en marcha de las herramientas de monitorización
  • Instalación y puesta en marcha de procesos de mantenimiento en SQL
  • Formación a los administradores de sistema para que puedan tomar decisiones de forma independiente
  • Mejora del rendimiento en base a los datos recogidos en la monitorización

No dude en contactar con nosotros en info@crosspoint365.com para más información.

TOP Links Dynamics 365FO

Nos encontramos en la era de la información y del cambio, y dado que todo evoluciona a un ritmo altísimo, mantenerse actualizado y preparado en nuestro sector es extremadamente costoso y complicado, al igual que imprescindible para poder hacer un buen trabajo.

Dynamics 365 for Finance and Operations no es una excepción a esta situación. Los que llevamos trabajando con “Axapta” desde sus inicios, estamos disfrutando en la actualidad de una etapa increíble, en la que gracias a la aparición de Azure y Power Platform, entre otros, se nos abre un mundo lleno de posibilidades y soluciones con las que aportar más valor añadido al ERP.

Sin embargo, toda esta información y novedades constantes puede resultar abrumador. Además, los recursos suele encontrarse de forma desestructurada, aunque es verdad que Microsoft está haciendo grandes esfuerzos para organizarlo con las páginas oficiales de documentación y plataformas e-learning como MS Learn.

En Crosspoint365 nos encanta estar al día de todas las nuevas funcionalidades y mejoras que van apareciendo en el mundo Dynamics, con el objetivo puesto en ofrecer la mejor solución a nuestros clientes. Es por ello que hemos realizado el siguiente ejercicio en donde recopilamos y organizamos los recursos web imprescindibles para estar a la última.

Páginas principales

Eventos

Formación

Comunidades/Foros/Blogs

Redes sociales

Youtube

Desarrollo/Implementación

  • Lifecycle Services (LCS) – Espacio colaborativo entre partners y clientes para la gestión de proyectos
  • Portal Azure – Portal para el despliegue y mantenimiento de recursos en Azure
  • MSDN – Microsoft Developer Network
  • AzureDevOps – Plataforma de gestión del ciclo de vida de la aplicación
  • GitHub – Repositorio de utilidades de código abierto para Dynamics 365FO
  • FastTrack – Recursos y soporte para la migración a Dynamics365

 

Esperamos que esta recopilación os sirva de mucha ayuda y recordad que podéis visitar nuestro blog para estar siempre bien informados, así como nuestra sección de formación para estar preparados ante cualquier reto.

No dudéis en enviarnos vuestros comentarios a info@crosspoint365.com si consideráis que hay recursos web que son merecedores de aparecer en la lista, estaremos encantados de añadirlos.

Domina la gestión financiera en AX2012 con nuestros nuevos cursos

Las finanzas son seguramente la parte más transversal en cualquier ERP, ya que la mayoría de acciones que se llevan a cabo repercuten inevitablemente en la contabilidad. Dynamics AX2012 no es una excepción, y de hecho la gestión financiera es una de las funcionalidades más potentes y completas del ERP de Microsoft.

Desde CrossPoint 365 hemos diseñado una serie de cursos enfocados a poder dominar todos los aspectos de la gestión financiera. Estos cursos son los siguientes:

  • Gestión Financiera Diaria
  • Gestión Financiera Avanzada
  • Gestión Efectivo y Bancos
  • Gestión Pagos Proveedores
  • Gestión Cobros Clientes
  • Gestión Activos Fijos
  • Management Reporter (Informes Financieros)

Podréis encontrar más información de los cursos en nuestra sección de Formación. Como siempre, podemos ajustar y personalizar el temario de cualquier curso a vuestras necesidades, para que el curso se adapte lo máximo posible a los procesos existentes.

Cómo cumplir en DynamicsAX con la nueva ley de registro horario en 4 pasos

El próximo 12 de mayo entra en vigor la nueva ley de registro diario de la jornada laboral de los trabajadores. Para dar cumplimiento a este requerimiento, tanto MS Dynamics AX2012 como Dynamics 365 For Finance and Operations cuentan con el control de presencia.

En esta publicación vamos a ver como poner en marcha el control de presencia en AX2012 (aunque en Dyn365FO tanto la funcionalidad como la configuración es muy similar) en 4 pasos:

1. Inicializar el módulo con sus actividades
2. Parametrizar los perfiles de tiempo y los horarios para el usuario
3. Realización de la fichadas
4. Sacar el informe del registro de horas

Paso 1: Inicializar las actividades sobre las que imputaran las horas los usuarios. Nos centraremos en la entrada y salida.

En el módulo de RRHH disponemos de un asistente que nos ayudará a crear las actividades por defecto:

El asistente nos guiará con los pasos a configurar:

Primero nos advierte que hay que configurar unos parámetros previos. Los parámetros por defecto son los siguientes:

Con estos valores podemos seguir con el asistente creando los trabajos asociados para cada concepto de AX y así poder imputar los tiempos de los empleados. Creamos para todos, vamos pulsando siguiente y al finalizar tendremos inicializadas las actividades que necesitamos:

Paso 2: Configurar los horarios y los parámetros generales de actuación

Para ver que parámetros vamos a necesitar lo mejor es ir a la ficha de un empleado. Situados en la ficha del empleado, vamos a la pestaña de registro de horas:

Aquí podemos ver que tenemos disponible la opción de activar en terminales de tiempo y presencia.
NOTA: Es importante remarcar que el trabajador tiene que estar dado de alta como empleado en la empresa, sino la opción aparecerá desactivada. Para darle de alta, podemos ir al historial de empleo y crear la asignación del trabajador en la empresa donde tiene que fichar.

Volviendo a la opción de activar en terminal, la ventana de introducción de datos que nos aparece es la siguiente:

Los campos marcados en rojo son los obligatorios:

  • Fecha activación: fecha a partir de la cual el trabajador va a usar el control de presencia
  • Grupo de cálculo: los grupos de cálculo exceden la funcionalidad que necesitamos en este momento por lo que podemos crear un código y asignarlo ya que simplemente es una tabla de código y descripción.
  • Perfil estándar: aquí vamos a indicar el horario que va a seguir el empleado. Si vamos a la ficha del perfil nos encontramos con la ventana para definir el horario de trabajo. En nuestro caso vamos a crear un perfil standard, de forma que el horario es de 9 a 2 y de 3 a 6 de la tarde con un descanso para comer y cualquier hora fuera de ese horario se considerará extra:

En el tipo de perfil es importante asociarlo al tipo de hora que queremos que represente:

Si en nuestra empresa hay empleados con diferentes horarios habría que crear tantos perfiles como horarios distintos. NO es necesario un perfil por empleado hay que englobar los horarios por franjas de tiempo distintas.

Como en nuestro caso solo tenemos este horario, configuramos el perfil en el grupo de perfiles para todos los casos:

De esta forma tendríamos completa la configuración necesaria para asignárselo a un usuario:

Esta información habría que introducirla para cada trabajador. Como nota adicional podemos incluir una contraseña por usuario para realizar el registro de horas:

Para activar esta función hemos de ir en control de producción>Configurar>Ejecución de fabricación>parámetros de ejecución de fabricación:

En el apartado de la ventana de fichadas volveremos a hablar sobre esta funcionalidad y la conveniencia o no de usarla.

Paso 3. Realización de fichadas
Con el sistema configurado y la información de los empleados rellenada ya podemos usar el sistema. Habría que ir a Control de producción>periódico>ejecución fabricación>Registro del trabajo. La primera vez nos pedirá que definamos que tipo de formulario queremos usar, los disponibles por defecto son:

Es interesante el check Deshabilitar Cerrar, si está marcado (opción por defecto) el formulario de registro no se puede cerrar de la forma habitual, sino que hay que pulsar Ctrl + Q. De esta forma se evita que se cierre de forma accidental.

En nuestro caso vamos a usar el de entrada o salida, de forma que nos aparece el siguiente formulario:

En la parte superior introducimos el número de empleado y debajo se ha de introducir la contraseña.

Como indicábamos antes esta funcionalidad es opcional y suele ser desaconsejable dado el gran número de veces que se ha de fichar, en cambio se recomienda instalar un lector de código de barras y que cada empleado tenga una tarjeta con ese código que agiliza enormemente la fichada. Sin la contraseña la ventana se vería de la siguiente forma:

Al introducir el código del trabajador lo más probable es que nos aparezca el siguiente mensaje:

El sistema controla que las fichadas se ajusten al horario marcado, sino se pueden crear unos códigos de ausencia para notificar las entradas/salidas fuera de horario.

En Recursos Humanos>Configurar>Ausencias>Códigos de ausencia podemos definir diferentes motivos:

A cada motivo se le indica un color para que resalte al aparecer el formulario. Se pueden marcar valores máximo y toda una serie de parámetros que ahora exceden el alcance de este ejemplo.

De esta forma cuando la hora de entrada o de salida no coincide con la del perfil aparece una lista de opciones:

Y después se indica que se registrado la hora de entrada o salida de forma correcta:

Paso 4. Impresión del informe horario
Este es el paso más sencillo, para sacar el listado hemos de ir a Recursos Humanos>Informes>Tiempo y asistencia>Asistencia:

En esta ventana podríamos filtrar por tipo de hora o por trabajador, si queremos toda la información no indicamos nada más y pulsamos aceptar:

Podemos ver la señal de advertencia que las horas no se ajustan a los horario.

Esperamos que este post os haya sido útil y os pueda ayudar a cumplir con la nueva ley. Si tenéis cualquier tipo de duda o consulta, no dudéis en contactar con nosotros a info@crosspoint365.com

Seguridad en Dyn365FO & AX, la gran olvidada en las implementaciones

Según una reciente publicación del blog del equipo de FastTrack de Microsoft 365, una de las 5 “best practices” básicas para una implementación exitosa es la planificación de la seguridad desde el principio.

FastTrack es un programa de Microsoft diseñado para ayudar a los departamentos de IT a maximizar el valor del uso de herramientas de Microsoft. Y cuenta con la experiencia de haber colaborado con más de 60.000 organizaciones.

Igual que en una implantación general de Microsoft 365 es importante la seguridad, en una implantación de AX 2012 o Dynamics 365 for Finance and Operations la seguridad es un elemento básico.

La teoría en cuanto a la gestión de la seguridad en una implantación de Dynamics la conocemos todos; trabajar con los roles básicos que proporciona Microsoft en la fase de análisis, adaptarlos en la fase de diseño y acabarlos de revisar con las UAT previas al Go Live.

La realidad suele ser distinta. La seguridad se entiende como un engorro, se empieza con los roles standard de Dynamics, pero a las primeras incidencias se tienden a añadir más y más roles (o incluso directamente se asigna el perfil de administrador) para no bloquear la práctica de los usuarios y la validación del proceso.

Ante esta problemática, Microsoft lanzó la Security Development Tool, una herramienta enfocada a gestionar los roles, restringir permisos y hasta permite la opción de hacer una traza para saber los permisos que necesita un usuario en función de las acciones que lleva a cabo en el sistema.*

*Nota: La Security Development Tool solo está disponible como aplicación externa para AX2012. En otro post hablaremos sobre como se sustituye esta útil herramienta en Dyn365FO.

Pero la Security Development Tool por si sola no resuelve la situación. La seguridad, siendo un tema técnico, tiene una vertiente muy vinculada con los usuarios y con los procesos que se realizan en la empresa y muchas veces es más complejo saber qué permisos y roles se han de definir que la definición misma.

La complejidad radica en que los usuarios han de trasladar sus necesidades a los técnicos, pero carecen del conocimiento sobre qué es importante dentro de sus tareas para definir esos permisos. Por eso normalmente mucha información es vaga, confusa y a veces hasta incoherente.

Para ello, la solución habitual es que un técnico se siente con el usuario a ver qué funcionalidades se necesitan e ir implementando los roles en una especie de artesanía de la informática. Evidentemente esa tarea es colosal, y más en organizaciones con decenas de perfiles diferentes que no tienen por qué coincidir con los roles standard.

Para mitigar esa tarea, en CrossPoint 365 hemos diseñado un formulario para que el usuario pueda introducir la información de forma ágil y estructurada. El formulario se basa en los links de acceso, de forma que el usuario los conoce perfectamente y solo tiene que elegirlo en un desplegable. De esta forma ayudamos a reducir el gap entre el usuario y el técnico en la definición de la seguridad.

Si necesitas ayuda en la gestión de tu seguridad en Dynamics, tanto a nivel de consultoría como formación, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a info@crosspoint365.com. Además, para aquellos que estén interesados, haremos llegar una copia del formulario* sin ningún coste ni compromiso.

*Nota: el formulario normalmente cuenta con los accesos personalizados del cliente pero en este caso la copia solo incluirá los accesos standard de AX 2012.