Automatiza el procesamiento de facturas con AI Builder

Si estás leyendo este artículo, seguramente sea porque todavía no has encontrado una solución óptima para procesar automáticamente las facturas de tus proveedores.

Pues tenemos buenas noticias, ya que gracias a un producto presentado hace poco más de un año por Microsoft, llamado Invoice Processing Automation, en adelante IPA, esta automatización puede ser una realidad en menos tiempo de lo que imaginas.

Esta solución, que se apoya en algoritmos de inteligencia artificial para extraer los datos de los documentos, nos proporcionará una base muy sólida con la que empezar a trabajar desde el minuto 0 y, además, podremos personalizarla en base a nuestras necesidades, como, por ejemplo, introduciendo una integración directa con nuestro ERP, implementado un sistema de aprobaciones para facturas que superen cierto importe o para aquellas en las que la fiabilidad de los datos leídos no sea la adecuada.

Para poder utilizar la solución IPA, primero de todo tendremos que ir a este enlace de AppSource e instalar el paquete en nuestro entorno de Power Platform.

Una vez instalada la solución, lo primero que tendremos que hacer es crear un modelo de AI Builder, en el cual cargaremos los distintos diseños de factura de nuestros proveedores y, posteriormente, identificaremos los campos que queremos extraer de dichos documentos.

Después de publicar el modelo, ya estamos en disposición de dar de alta los proveedores y las regiones asociadas a estos. Gracias a las regiones, podremos decidir qué campos son necesarios en función de las necesidades específicas de cada región.

Es importante mencionar que las regiones quedan vinculadas a un equipo dentro de la organización, por lo que los usuarios asignados a este equipo únicamente podrán visualizar las facturas de sus regiones.

A continuación, daremos de alta los proveedores, que como hemos comentado, quedarán asociados a una región. En este punto, es importante configurar correctamente el o los emails(s) del proveedor, ya que estas direcciones se utilizarán para procesar las facturas recibidas por correo electrónico. Si se recibe una factura de un remitente cuya dirección no está asociada a ningún proveedor, la factura quedaría pendiente de procesar.

Con esta configuración tan sencilla, ya estamos preparados para probar el producto. Para ello, enviaremos una factura adjunta desde la dirección de correo m.vidal@crosspoint365.com, por lo que la factura debería quedar vinculada al proveedor CrossPoint.

Dicho y hecho, justo después de recibir el correo, comprobamos como la factura ya aparece automáticamente en la aplicación:

Si entramos en el detalle de la factura, podremos observar el documento adjunto en el email (que podría ser tanto una imagen como un PDF) y lo más importante, comprobar que el modelo de AI Builder ha sido capaz de extraer correctamente toda la información del documento. Por último, desde esta misma aplicación, podremos corregir la información que consideremos incorrecta y dar por validada la factura.

Todo esto estÁ genial, ya que, con muy poco esfuerzo, habremos automatizado gran parte de nuestro proceso, pero que pasa si, por ejemplo, ¿queremos que se envíe la factura automáticamente a nuestro ERP o queremos recoger las facturas desde un directorio en vez de hacerlo por correo electrónico?

Pues bien, aquí es donde entra en juego la potencia de Power Platform (tecnología en la que se basa esta solución), ya que nos permitirá modificar la solución para adaptarla a nuestras necesidades. Es importante recordar que la Power Platform es una tecnología low-code, por lo que seremos capaces de realizar muchas mejoras sin apenas escribir código.

Por ejemplo, gracias a este flujo de Power Automate, si la factura no supera cierto importe, la registraremos directamente en el ERP, en caso contrario, solicitaremos una aprobación al responsable del proveedor:

Las aprobaciones las podemos recibir en la aplicación móvil de Power Automate, por correo electrónico e incluso directamente en el chat del propio Teams, al igual que disponemos de un histórico de todas nuestras aprobaciones, ya sean enviadas o recibidas.

Licenciamiento

Por último, y no menos importante, tenemos que hablar de cuanto nos costará a nivel económico implantar esta solución. Para poder utilizar el producto tal y como lo proporciona Microsoft, serían necesarias las siguientes licencias:

  • 1 licencia de Power Automate para el administrador de la solución
  • 1 licencia de Power Apps para el administrador de la solución
  • N unidades de AI Builder, en función del nº de documentos mensual (500$ / mes por 1600 facturas)
  • OPCIONAL: N licencias de Power Apps para los usuarios que validarán las facturas
    • Solo sería necesario si los usuarios quieren utilizar la app. Si las facturas entran directamente en el ERP o a través del sistema de aprobaciones no sería necesario, ya que las facturas se podrían consultar directamente en el ERP.

Conclusión

En resumen, gracias a la solución Invoice Processing Automation, obtendremos muchas ventajas respecto a soluciones desarrolladas a medida, ya que automatizaremos el procesamiento de las facturas de nuestros proveedores de forma muy rápida, obteniendo una fiabilidad muy alta gracias a la inteligencia artificial, con la posibilidad de poder adaptar la solución a nuestras necesidades mediante el uso de la Power Platform y, además, estaremos siempre a la última gracias a las actualizaciones y mejoras continuas por parte de Microsoft.