Roquet Hydraulics apuesta por la Power Platform para facilitar la entrada de pedidos de venta en el ERP

App Roquet

Presentación Roquet:

Roquet Hydraulics (en adelante Roquet), con más de 70 años de experiencia en el sector, es especialista en diseño, desarrollo y fabricación de componentes y sistemas hidráulicos. Actualmente, cuentan con presencia en más de 30 países de todo el mundo.

Dada su globalización y su firme apuesta por la digitalización de procesos, Roquet ha decidido renovar su actual portal de clientes, a través del cual, sus clientes podían gestionar sus pedidos y consultar la disponibilidad y acuerdos comerciales de los productos, entre otras funcionalidades.

Es importante mencionar que recientemente han implantado en su organización el ERP Dynamics AX, por lo que la solución propuesta, deberá convivir e integrarse con el nuevo sistema de gestión empresarial.

Apuesta por Power Apps:

Si estás familiarizado con la gestión de pedidos de venta en un ERP, y en este caso concreto en Dynamics, seguramente coincidirás con nosotros en que la entrada de pedidos no siempre es lo suficientemente ágil e intuitiva que debería ser, sobre todo cuando son los propios clientes quienes tienen que introducir los datos, ya que evidentemente, no están familiarizados con el sistema y el proceso puede volverse complejo.

Para cubrir esta necesidad, los últimos años hemos estado lidiando con el ya famoso Enterprise Portal (EP) de Dynamics, y también con aplicaciones desarrolladas a medida, que suponían un elevado coste de desarrollo y mantenimiento.

Por suerte para todos, este proceso ha mejorado gracias a la aparición de Power Apps, que nos permite crear aplicaciones de forma muy ágil y rápida, e integradas 100% con el ERP. En Roquet no dudaron ni un segundo en apostar firmemente por el producto y de esta forma proporcionar a sus clientes una aplicación innovadora e intuitivita, disponible en varios idiomas, que les permite gestionar sus pedidos y consultar la disponibilidad los productos, todo ello gracias a una conexión en tiempo real con el ERP, y pudiéndolo hacer desde cualquier dispositivo.

Pedidos de venta

Integración con el ERP (Dynamics AX):

Como ya hemos avanzado, en Roquet están utilizando Dynamics AX como sistema de gestión empresarial, por lo que dada la integración total con Power Apps, esta fue la combinación ganadora desde el primer momento. Además, con vistas a una futura migración hacia Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management, era importante garantizar que toda la inversión realizada con esta versión del ERP pudiera aprovecharse, haciendo el mínimo de modificaciones posible.

Uno de los puntos clave del proyecto consistía en la posibilidad de consultar la disponibilidad de los productos en tiempo real, así como una previsión de envío acorde a dicha disponibilidad. Esto implicó importantes desafíos en cuanto a rendimiento, que pudimos resolver gracias al uso de filtros y otras técnicas más avanzadas.

Tarifas

Metodología agile:

Como solemos hacer en todos nuestros proyectos de Power Apps, el producto nos permite seguir una metodología agile durante el desarrollo para obtener un prototipo de forma muy rápida, e ir mejorando y modificando la solución en distintas iteraciones (sprints) gracias al feedback de los usuarios.

Este caso no fue una excepción y pudimos presentar un primer prototipo en una fase muy inicial del proyecto, que nos sirvió para terminar de convencer a los usuarios de que esta era la mejor opción, a la par que ellos mismos, y en base a este prototipo, fueron proponiendo distintas modificaciones y mejoras de forma proactiva, implicándose de lleno en el proyecto, un aspecto fundamental para el éxito de cualquier proyecto de software.

Agile

Resultado:

Después de varios sprints quincenales, la aplicación se puso a disposición de algunos clientes que, tras dar su visto bueno, nos garantizó que el producto ya estaba preparado para salir a producción.

Estas son algunas de las funcionalidades presentes en la aplicación:

  • Consulta de saldo
  • Consulta de referencias (disponibilidad, tarifas y descuentos)
  • Consulta de líneas pendientes de envío
  • Gestión de pedidos (creación, tramitación, consulta)
  • Multidispositivo
  • Multidioma

Cabe destacar que esta aplicación se ha complementado con un portal web desarrollado también con Power Apps. A través de este portal, los clientes pueden, entre otras cosas, consultar y descargar sus facturas o albaranes, y acceder directamente a la aplicación para gestionar los pedidos de venta.

Portal Roquet

Conclusión:

A día de hoy, tanto trabajadores internos como clientes siguen pidiendo mejoras que se van incorporando de la misma forma que en las fases iniciales del proyecto, haciendo uso de sprints e identificando siempre los puntos prioritarios.

Gracias a esta aplicación y al nuevo portal, los clientes pueden gestionarse sus propios pedidos, por lo que en Roquet están ahorrando mucho tiempo invertido anteriormente en contestar peticiones de disponibilidad de productos, condiciones comerciales, etc.… sin contar el tiempo necesario en crear y tramitar el pedido en el ERP.

Por otro lado, los clientes tienen a su disposición una plataforma innovadora adaptada a las necesidades actuales con la que podrán gestionar todas sus operaciones, mejorando de esta forma la experiencia de usuario y muy probablemente, reafirmando su apuesta por su proveedor, en este caso, Roquet Hydraulics.

Referencia Roquet

Feliubadaló confía en Power Apps para mejorar su control logístico

Feliubadaló, con más de 30 años de experiencia en el sector, es el mayorista líder nacional en la distribución de productos de dietética y complementos para la salud.

Una de sus premisas es proporcionar un servicio de atención al cliente de calidad, respaldado por todo el conocimiento obtenido durante todos estos años, además de un sistema optimizado de logística que les permite hacer entregas durante el mismo día en que se realiza el pedido en el caso de Catalunya y hasta 24/48 horas para el resto de la península ibérica.

Digitalización en la trazabilidad de logística

Para gestionar el sistema de logística cuentan con un potente ERP como back-office, a través del cual se gestiona la operativa diaria de la compañía.

Sin embargo, uno de los temas pendientes de mejorar era la visibilidad de las entregas a través de su ERP, con el fin de tener la información en una única fuente centralizada de gestión y lo que es más importante, en tiempo real.

Prototipo

Valorando la solución empresarial de gestión usada por Feliubadaló basada en soluciones empresariales de Microsoft, acordamos que la mejor opción y más eficiente era utilizar Power Apps que, combinada con un conector, podíamos comunicar en tiempo real con el sistema de gestión.

Con Power Apps pudimos crear rápidamente un prototipo para que el cliente pudiera validar la propuesta, evitando una inversión de tiempo y recursos innecesaria.

La necesidad de esta solución era exclusivamente el volcado de datos para facilitar al equipo comercial y de administración las tareas de gestión de los procesos que involucran las entregas como las liquidaciones de las mismas, hasta su finalización.

Metodología Agile

Gracias al uso de la metodología Agile, en este caso concreto utilizando sprints y reuniones de seguimiento quincenales, tanto CrossPoint como Feliubadaló teníamos un control total sobre el proyecto.

Trabajar con esta metodología nos permitió ir adaptando y modificando la app de forma dinámica, consiguiendo con cada iteración acercarnos más al resultado esperado.

Resultado

Después de varios sprints, en los que se detectaron nuevas necesidades e incluso se eliminaron funcionalidades previstas al inicio del proyecto, terminamos por obtener una aplicación sencilla e intuitiva que puede ser utilizada desde cualquier dispositivo, y conectada en tiempo real con el ERP.

Gracias a esta app, se pueden realizar las siguientes tareas que sustituyen a lo que actualmente se hacía en papel y que, además, permite al back-office de Feliubadaló tener visibilidad en tiempo real de todo lo que sucede en las expediciones.

  • Carga de bultos en almacén con escaneo de códigos de barras
  • Entrega, devolución y recogida en destino
  • Traspaso de expediciones
  • Liquidación al final del día
  • Recogida de imágenes y firmas

Almacenamiento de imágenes y firmas

Aprovechando la integración de Power Apps con todos los servicios de Microsoft, decidimos utilizar el servicio de almacenamiento en Azure (Azure File Storage).

Gracias a Azure File Storage, tienen la posibilidad de escalar fácilmente el tamaño del almacenamiento acorde a sus necesidades, garantizando la seguridad de los datos en todo momento, así como el cumplimiento de las normativas de protección de datos.

Conclusión

Los resultados obtenidos gracias a la implantación de Power Apps han sido los siguientes:

  • Dar visibilidad a Feliubadaló del trabajo logístico, evitando errores por la entrada manual de datos, y asegurando la integridad de estos.
  • Proporcionar control y visibilidad al departamento de gestión, gracias a una integración en tiempo real entre la aplicación y el ERP
  • Digitalizar imágenes y firmas, garantizando tanto la seguridad como el cumplimiento de todas las normativas vigentes.

Siguientes pasos

Gracias al uso de Power Apps, Feliubadaló no tiene que preocuparse de una posible migración de su ERP, ya que la plataforma permite conectarse sin problemas a cualquier origen de datos, sea o no de un producto de Microsoft, manteniendo toda la funcionalidad de la aplicación.

Además, dado que ahora los datos enviados por la app están homogeneizados y se dispone de ellos en tiempo real, se está planteando una segunda fase del proyecto haciendo uso de herramientas como Power BI o Jet Analytics para poder explotar la información del ERP y tomar decisiones que ayuden a mejorar todavía más el sistema logístico de Feliubadaló.

 

Arranque de Dynamics AX en tiempos de COVID

El poder anunciar el arranque de una empresa en el ERP Dynamics AX 2012 es siempre un motivo de celebración, pero creemos que aún lo es más teniendo en cuenta las circunstancias en que nos ha abocado la pandemia.

En este post te vamos a explicar cómo ha sido la experiencia de hacer un arranque totalmente en remoto con nuestro cliente Roquet Hydraulics, líder en fabricación de componentes hidráulicos.

Situación y plan de proyecto

Cuando empezamos en Roquet Hydraulics hace más de un año, nos encontramos un proyecto de implantación que había logrado arrancar la primera fase contable, pero se había estancado en la puesta en marcha de la segunda fase que consistía en los módulos de compras, almacén, MRP y ventas.

Después de analizar la situación decidimos apostar por retomar el proyecto empezando con sesiones intensivas de formación de los equipos con dos objetivos:

  • Empoderar a los usuarios para retomar la ilusión en el proyecto y asumir el ownership del mismo.
  • Conocer el producto al máximo para minimizar los desarrollos y facilitar una futura migración a Dynamics 365 F&O.

Implantación

Faltaban pocos meses para el día del arranque cuando llegó el COVID, y con él el confinamiento y las limitaciones de movilidad.

La cuestión en ese momento fue si parar a ver que pasaba o seguir. La postura que consensuamos con Roquet Hydraulics  fue clara; los proyectos de implantación o van hacia adelante o hacia atrás, nunca se paran. No es lo mismo trabajar en una tarea que acabas de definir que retomarla al cabo de 6 meses. Si se para luego se necesita tiempo para volver a situarse y recopilar la información que tienes fresca cuando estás inmerso en la implantación.

El otro punto de cambio importante fue el trabajo en remoto. En CrossPoint estamos acostumbrados al trabajo en remoto desde nuestros inicios, pero con la pandemia fueron también los usuarios de Roquet Hydraulics quiénes empezaron a trabajar en remoto. Un cambio que necesitó su tiempo de adaptación, tanto a nivel de infraestructura como de gestión de personas, y en el que Microsoft Teams jugó un papel imprescindible para mantener la comunicación y colaboración de los equipos.

El hacer todo el trabajo online tiene, como todo, sus pros y sus contras. Las ventajas pasan por mayor disponibilidad y rapidez en las respuestas del día a día, y en poder focalizar las reuniones en sesiones de 2-3 horas, minimizando el impacto en el día a día de los usuarios (ya no era necesario bloquear todo el día para “aprovechar” la jornada entera presencial del consultor). Por contra, a veces había problemas técnicos de conexión o sonido, aunque por suerte cada vez menos importantes, pero también problemas más sociales de distanciamiento y dificultad de explicar conceptos que en persona siempre se hace más sencillo.

Después de un periodo de adaptación en el que se siguió trabajando, puliendo sobre todo temas de datos, y cuadrando el periodo de vacaciones también bastante inusual, se fijó el arranque en octubre con la mentalidad de hacerlo totalmente en remoto.

Arranque

La puesta en marcha siempre es un momento difícil, aunque un tema crítico recurrente son los datos; la buena calidad de los datos traspasados facilita en gran medida el trabajo posterior y puede condicionar el éxito o fracaso de un arranque.

El otro punto a destacar es la propia adopción de la herramienta por parte de los usuarios; cuando empiezan a trabajar con el nuevo sistema tienen que hacer el mismo trabajo que hacían antes, por lo que es necesario no solo que conozcan la herramienta y tengan manuales de procedimiento sino que, además, deben tener práctica con los procesos y los conceptos claros. El hecho de tener un tiempo “extra” por el covid hizo que pudiéramos poner énfasis en este punto y que los usuarios ya contaran con cierto manejo en el momento del arranque.

El soporte del arranque en remoto ha sido un reto que se ha realizado gracias a tener una base estable muy probada, una comunicación continua y contar con personas claves dentro de la organización que han podido hacer ese soporte presencial con los usuarios finales.

Conclusión

Después de haber realizado el ciclo entero de facturación y cierre de inventario en los dos meses posteriores al arranque, podemos decir que la implantación ha finalizado con éxito.

Ahora estamos entrados en la extracción de datos en la que se está trabajando con la herramienta de BI Jet Analytics, además de ultimar la implantación de nuevas mejoras como la puesta en marcha de una Power App para permitir la entrada de pedidos a los clientes y de todo un portal de clientes basado en Power Apps Portal.

Queremos aprovechar este espacio para agradecer a Alba Arissó, Ferran Costa, Victor Garcés y Elisabet Vilaró su especial dedicación en todas las fases del proyecto. Como hemos dicho, sin el conocimiento y la implicación interna no hubiera sido posible llevar a cabo un arranque como este en estas circunstancias.

Power App para el control de calidad en expediciones de AUSA

Con más de 60 años de experiencia en el sector industrial, AUSA es un fabricante global en diseño y fabricación de vehículos compactos para el movimiento de materiales y mantenimiento vial. Actualmente tienen una capacidad de producción de más de 10.000 vehículos anuales y presencia en 90 países de los 5 continentes con una red de 500 distribuidores.

Calidad como señal de identidad

Sin duda la calidad es una de principales ventajas competitivas de AUSA. A pesar del gran volumen de vehículos fabricados, cada uno de ellos es minuciosamente revisado durante las diferentes fases de fabricación y entrega para poder garantizar la perfección.

Para ello, cuentan con un departamento de calidad experto y comprometido, además de unos procesos gestionados desde el módulo de calidad del ERP Dynamics AX 2012 y totalmente integrados con los módulos de ventas, compras, fabricación y proyectos.

Digitalización en la calidad de las expediciones de venta

A pesar de gestionar el back-office desde Dynamics AX, seguía habiendo algunos procesos que se realizaban de forma más manual y sin integración directa con el sistema, especialmente cuando estos procesos requerían de movilidad o se hacían fuera del espacio de oficinas.

Uno de los procesos pendientes de digitalizar era el de las pruebas de calidad en la fase de expediciones de venta, dónde las máquinas son revisadas por última vez antes de ser enviadas al cliente. Este proceso se llevaba a cabo de forma totalmente analógica, apuntando las pruebas con papel y lápiz, registrándolas a posteriori en un Excel y finalmente guardando la documentación en una carpeta física.

Esta forma de trabajar no solo implicaba duplicar trabajo de entrada de datos, sino que comportaba un riesgo de pérdida de documentación y dificultaba la búsqueda de información.

Solución: Power Apps con Dynamics AX

Desde CrossPoint tuvimos claro que la solución escogida debía ser una Power Apps de tipo lienzo integrada con el back-office de Dynamics AX.

Por un lado, la facilidad de diseño de la Power App nos permitía hacer un proyecto muy lean, desarrollando un prototipo con poco esfuerzo que podíamos ir iterando con el feedback de AUSA de una forma muy ágil.

Por otro lado, y a pesar de no existir conector oficial con Dynamics AX 2012, pudimos desarrollar unos webservices que nos permitían tener comunicación en tiempo real entre la app y el ERP. Además, esta integración ya nos podría servir de cara a una posible migración a Dynamics 365 for Finance and Operations, minimizando los costes de futuros desarrollos.

Resultados

Gracias a a la implementación de la Power App de Expediciones de venta hemos conseguido:

  • Reducir el tiempo de entrada de las pruebas de calidad gracias a una interfase sencilla e intuitiva.
  • Evitar la duplicidad en la entrada de datos, unificándolos en el mismo entorno.
  • Facilitar la realización de las comprobaciones de calidad mediante instrucciones escritas e imágenes de referencia en la propia app.
  • Digitalización de la documentación, incluido la captura de imágenes desde la propia app, facilitando su posterior búsqueda y comunicación al cliente.
  • Total integración en tiempo real con el back office, Dynamics AX, logrando una comunicación fluida entre diferentes equipos.

Más allá de la app

Gracias al éxito de la implementación de la Power App, AUSA no solo ha seguido digitalizando otros procesos mediante nuevas apps, sino que ha adoptado otras soluciones de la plataforma como Power BI para analizar sus datos o Microsoft 365 para mejorar la productividad y trabajo en equipo.