Mejora la productividad de tus equipos con una app de gamificación de bajo código

Un equipo trabajando con sus ordenadores y chocando las manos en señal de celebración

¿Buscas que tus equipos sean productivos y proactivos, que encuentren espacio para la creatividad y la innovación y que además se mantengan motivados por aportar valor? Suena tan perfecto que podría parecer una utopía, y ciertamente no es tarea sencilla. Las estrategias de  gamificación han demostrado ser un aliado perfecto en este contexto, y son muchas las herramientas que lo hacen fácil. Hoy te vamos a hablar de la experiencia con nuestra Power App de gamificación de bajo código. [Spolier: ¡una experiencia magnífica!]

Al ser una empresa 100% en remoto, con todas las ventajas que nos aporta, también nos enfrontamos a grandes retos en la experiencia de empleado. Buscábamos la manera de motivar todas aquellas acciones que aportan valor tanto a nivel de equipo como personal: seguir creciendo profesionalmente, aportar contenido a la web, compartir conocimiento, etc…

Lo conseguimos mediante una Power App de gamificación de bajo código a la que, en un alarde de creatividad máxima, bautizamos como CrossAwards y que hemos evolucionado hasta contar con la herramienta perfecta para cubrir nuestras necesidades. El mecanismo es simple: se puntúan los hitos conseguidos en base a un baremo según complejidad y valor de cada acción.

App de gamificación de bajo código con Power Apps

Nos basamos en la plantilla Incentives de Power Apps y la personalizamos para contar con las siguientes funcionalidades:

  • Un apartado de perfil desde el que podemos consultar nuestro historial de hitos y puntos
  • Un pequeño formulario desde el que podemos informar de manera sencillo de los logros alcanzados, sumando los puntos de forma automática
  • Un listado completo de las acciones que puntúan, así como los puntos que vale cada una
  • Un ranking que nos permite saber qué compañeros suman más puntos, para favorecer la sana competitividad y fomentar la motivación por seguir escalando puestos
  • Un apartado con la relación de premios que permite canjear los puntos de manera directa, y que envía una notificación automática al encargado de gestionar el envío de los regalos.

Cuando miramos atrás y nos acordamos, con cariño, de aquella primaria lista de SharePoint con la que sumábamos puntos, somos conscientes de lo mucho que hemos ganado gracias a esta Power App de gamificación. Tanto en la propia gestión de los puntos y premios como en la mejora de la experiencia de empleado. Cada vez son más los miembros del equipo que suman puntos y ¡el ranking está que arde!

Hemos podido poner en marcha nuestra Power App de gamificación en poco de tiempo, con mínimo coste y de manera sencilla, gracias a que es de bajo código y no necesita desarrollos complejos. Y porque contamos con un equipo de Power Platform de gran nivel, todo hay que decirlo ;)

La hemos integrado en Teams, nuestra nave nodriza y oficina en la nube, para tenerla a mano y poder acceder a ella siempre que necesitamos. Además, la aplicación no necesita gran mantenimiento, y gracias a Power Automate las gestiones para la petición y gestión de los regalos son pan comido.

Estamos tan orgullosos de nuestra app que no queríamos dejar la oportunidad de compartirla contigo por si puede ayudar de alguna manera a mejorar la experiencia de empleado en tu organización, o a facilitar la gamificación que necesitas para dinamizar tu equipo, tu negocio o ganarte a la audiencia. Estaremos encantados de enseñártela si quieres, solo tienes que contactar con nosotros. ¡Gracias por leernos!

¡Felices vacaciones!

Una gorra corporativa de CrossPoint apoyada sobre una bolsa de tela con el lema We tech teams en la arena de la playa

Disfrutamos del equipo, de nuestro día a día, de lo que hacemos y, sobre todo, de cómo lo hacemos. Pero también nos gusta (y necesitamos) descansar, tomar distancia y desconectar para recargar pilas y renovar fuerzas. Nuestro evento presencial de principios de julio nos sirvió para reencontrarnos, hacer balance, mirar hacia el futuro y, de paso, ponernos en mood veraniego.

Hemos tenido un primer semestre intenso de trabajo y se vienen cosas nuevas que nos encantará poder contaros muy pronto. Pero ahora es momento para el esperado y merecido descanso, así que ponemos el blog en pausa unas semanitas y nos vemos a la vuelta, en septiembre, con ganas de más (y siempre a mejor).

Equipo CrossPoint con las camisetas corporativas, posando para la cámara delante del mar

Mientras tanto, y porque no todo va a ser trabajo y pantallas de ordenador, os dejamos un par de recomendaciones de lectura para vuestro tiempo libre:

 

De parte de todo el equipo CrossPoint… ¡Feliz verano! ¡Nos vemos a la vuelta! 💙

Automatiza y garantiza la seguridad de los offboarding con InTune

Gráfico sobre un ordenador que muestra las funcionalidades de control en el offboarding con Intune

Se le presta mucha atención a los procesos de onboarding, para facilitarlos al máximo y ofrecerle la mejor experiencia a alguien que se incorpora a un nuevo proyecto. Pero no menos importante es tener bien configurado el offboarding para que, cuando toca, la salida se haga de la manera más adecuada. En el post de hoy vamos a ver cómo se puede garantizar la seguridad de los dispositivos y la información sensible de manera automática y con un solo clic al hacer el offboarding con Intune.

Desde el punto de vista de seguridad, hay dos puntos de especial importancia a gestionar. Por un lado, bloquear el acceso a las herramientas y cuentas corporativas y de terceros. Por el otro, asegurar que la información sensible almacenada en los dispositivos queda a buen recaudo.

Dos frentes que se complican por la distancia cuando trabajamos con equipos en remoto, pero que se pueden abordar de manera sencilla, automática y con todas las garantías. Veamos cómo.

Ficha de seguimiento con la información de los dispositivos para gestionar el Offboarding con intune

Bloquear todos los accesos con un solo clic

Durante el tiempo que una persona trabaja en una empresa, se activan múltiples accesos a aplicaciones y herramientas tanto propias de la empresa como de terceros. Rastrear ese hilo de permisos sería una misión casi imposible.

Poder controlar el inicio de sesión desde el centro de administración de Microsoft 365 permite cerrar de un plumazo el acceso a todos los servicios de Microsoft (Outlook, OneDrive, Sharepoint, Power Apps, Power Automate, Dynamics…)

Pero además, Azure AD puede actuar como proveedor de autenticación integrado, por lo que podremos bloquear también el acceso a herramientas y servicios de terceros como GSuite de Google o Dropbox, garantizando así la seguridad integral de todo el proceso.

Centro de control de dispositivos gestionados de Intune

Formatear el equipo a distancia

Pero, ¿qué ocurre con el ordenador y otros dispositivos físicos de equipos en remoto a los que no podemos tener acceso de manera inmediata? Al igual que se puede configurar la seguridad y normas de uso de esos dispositivos cuando se dan de alta, en el offboarding con Intune se pueden formatear remotamente con un solo clic al nivel que se requiera, con mayor o menor profundidad.

De esta forma, no solo nos aseguramos de que los datos corporativos estén a salvo, sino que además el dispositivo quede preparado para poderse entregar a otro usuario, como parte del mismo proceso.

 

Con este breve post queríamos compartir contigo el que consideramos que es el sistema más eficaz para garantizar que los procesos de offboarding se realizan de manera adecuada y con todas las garantías de seguridad, especialmente en situaciones de equipos en remoto.

Esperamos que te pueda ayudar a encontrar la manera de hacer más seguros y eficientes los procesos internos en tu organización. Si necesitas ampliar información, puedes revisar nuestro Curso de administración de dispositivos con Microsoft 365, y contactarnos si tienes alguna duda.

Dinamiza los datos de Power BI integrando tus informes en Power Point

Power BI integrado en una presentación de Power Point

Mayo ha sido un mes muy intenso en cuanto a novedades del equipo de desarrollo de Power BI. Se han producido cambios sustanciales en la usabilidad e integración con el resto del stack de herramientas de Microsoft, con un amplio listado de mejoras jugosas para cualquier técnico que trabaje con la herramienta.

Pero más allá del área de desarrollo técnico, lo que queremos aportar en el post de hoy son las que consideramos las dos novedades de mayor impacto desde el punto de vista de negocio: presentaciones dinámicas de informes en Power Point y el acceso selectivo a datos de los informes gracias al conector de Power Automate. Vamos a verlas.

Vista de un informe de Power BI en Power Point

Integración entre Power Point y Power BI Services

Eran muchos los usuarios de negocio que hacían uso de la funcionalidad de exportar los informes en Power Point para poder presentar los resultados a nivel mensual en sus organizaciones, pero cabe recordar que hasta este momento, no dejaba de ser una slide sin interacción con los datos.

Gracias a la nueva actualización podremos incrustar en nuestras slides de Power Point los informes de Power BI, de forma que podamos analizar los datos dinámicamente, como si estuviéramos consultando el informe desde Power BI Services.

Pasos a dar para integrar Power BI en una presentación de Power Point de manera dinámica

Esta novedad facilitará, optimizará y dotará de mayor valor a la presentación, puesta en común y discusión de los datos a nivel empresarial.

 

Conector de Power Automate a partir de consultas

Este mes también nos ha dejado una nueva integración con otro componente de la Power Platform, concretamente Power Automate. Gracias a esta nueva posibilidad, seremos capaces de acceder a la información de una gráfica concreta del informe.

Flujo de Power Automate para llamar a datos concretos de una gráfica, almacenados en una lista de Sharepoint

Esta función podrá aplicarse en infinidad de escenarios y para responder distintas necesidades, pero quisiera compartir uno de los casos de uso real con los que me he encontrado y que demuestra el valor que aporta esta integración.

Nos encontramos en una empresa en el sector industrial, en la que la información obtenida por las máquinas de una fábrica de producción, solo se almacena para los últimos n días. Existe el requisito de negocio de que algunos de los datos del conjunto de datos se consoliden para poder mantener un histórico y poder explotar esa información a posteriori.

Pues bien, gracias a esta nueva funcionalidad de Power BI, seremos capaces de almacenar ese histórico en una lista de Sharepoint y quedarnos solo con aquellos valores necesarios, en lugar de tener que almacenar todo el conjunto de datos.

 

Y hasta aquí las dos mejoras de Power BI enfocadas a negocio que hemos considerado más destacables en este mes de mayo. Accede a este enlace si quieres consultar el listado completo de novedades del mes. Esperamos que te hayan resultado útiles para conocer nuevas formas de sacarle el mayor partido a la herramienta y conseguir mayor impacto para tu organización.

Toma el control con las notificaciones de Power Automate en Teams

Un escritorio con la pantalla llena de iconos de notificaciones en Teams

Son muchas las herramientas que permiten a las empresas digitalizar y automatizar tareas repetitivas y manuales para tener control total sobre toda la actividad de la organización, al gestionarla de manera centralizada y compartida en la nube. Hoy te contamos cómo hemos optimizado ese control de la actividad internamente usando las notificaciones automáticas de Power Automate en Teams.

En la gestión global de una empresa hay que atender a numerosos frentes, y cualquier desviación o incorrección puede poder en riesgo la productividad, la experiencia de empleado y la propia estabilidad de la empresa, incurriendo en pérdidas económicas.

Un sistema de avisos que permita detectar cualquier situación de posible peligro da el poder para actuar de forma proactiva. Vamos a ver algunos ejemplos prácticos. El único requisito previo es instalar la aplicación de Power Automate en Teams.

Chat de Teams con las notificaciones de Power Automate

Avisos críticos en la gestión de proyectos

Tener a una persona revisando personalmente y uno por uno las horas contratadas con clientes, los vencimientos de contratos o pagos, etc… es muy costoso. En nuestro caso hemos automatizado avisos personalizados de fechas de vencimiento próximo o de bolsas de horas que se agotan, para estar al día y evitar que se produzca cualquier incidencia. También puedes contar con alertas en las encuestas de satisfacción de Customer Voice, de manera que detectes cualquier feedback que pueda ser señal de alarma (si la valoración es baja, por ejemplo). De esta forma, podemos trabajar tranquilamente sin tener que estar pendientes ni gastar tiempo, con la tranquilidad de que si algo sucede, nos enteraremos y podremos intervenir.

 

Notificaciones en las imputaciones de horas

La imputación de horas a veces se convierte en un quebradero de cabeza, tanto para quien tiene que entrar los registros como para quien controla si se han hecho adecuadamente. Cualquier descuadre diario o en el cierre de mes puede ser fatal para la gestión de los proyectos y la facturación. Hemos solventado esta necesidad de control con avisos personalizados de Power Automate en Teams que alertan tanto de imputaciones no enviadas o incorrectas, como de la necesidad de dejar todo registrado el último día del mes. Y nos evitamos de nuevo tener a una persona invirtiendo tiempo en este seguimiento.

Aviso de imputación de horas incorrecto a través de Power Automate en Teams

Refuerzo del feedback positivo

Ya hablamos hace unas semanas de cómo trabajamos internamente la promoción de una cultura de feedback positivo, principalmente a través de nuestra aplicación de kudos creada con Power Apps. Favorecemos así la comunicación entre el equipo, especialmente importante al trabajar en remoto. Además, al automatizar las notificaciones, nos aseguramos de que los compañeros reciben mensajes instantáneos en Teams cuando tienen nuevos mensajes, y recordatorios cuando lleven tiempo sin enviar kudos. De esta forma, facilitamos un flujo continuo.

Recordatorio de la app de kudos de Power Apps, generado mediante Power Automate

 

Además, se envía cada viernes el Pulso Semanal, para que los compañeros compartan qué tal ha ido la semana. Los resultados se recogen en informes de Power BI con los que conocer en tiempo real el sentir general del equipo. Recibir una puntuación demasiado baja puede desencadenar una alerta de Power Automate que nos permite detectarlo e intervenir proactivamente si es necesario, para cuidar la experiencia del empleado en todo momento.

Tarjeta de aviso de Pulso Semanal para recoger el feedback de los empleados a través de Power Automate en Teams

 

Como punto extra, cualquier compañero puede acceder a la herramienta y configurar sus propias notificaciones automatizadas sin necesidad de tener conocimientos de desarrollo. Sin ir más lejos, yo misma, que me dedico a Comunicación y Marketing, he podido crear un aviso que se repite cada final de mes para recordarme hacer los informes estadísticos de tráfico a la web. Esto nos da al equipo una enorme autonomía y facilidad para optimizar nuestros propios procesos de departamento.

 

Con este post queríamos compartir algunos ejemplos prácticos sobre cómo conseguimos tener el control sobre todo lo que pasa en la empresa, detectar situaciones de riesgo, garantizar que los procesos se desarrollan de manera correcta y, en definitiva, mantener vivo el ritmo de trabajo y de interacción con el equipo gracias a las notificaciones automatizadas de Power Automate en Teams. Esperamos que te hayan servido de inspiración para optimizar el funcionamiento de tu propia organización.

Nos sumamos al altruismo efectivo: no importa cuánto dones, sino que lo dones bien

Desparasitación masiva en colegios, una imagen de Evidence Action

Hace unas semanas nos llamó la atención un artículo en Suma Positiva de Pablo Melchor, presidente y director de Ayuda Efectiva, sobre las razones para ‘donar más y mejor’ y en conceptos como el altruismo efectivo, maximizar el impacto de las donaciones y ajustar el coste-efectividad de la ayuda. Nos fascinó la idea: conocer a dónde se destina cada euro donado, saber que el gasto va directo a aquellos programas que ayudan a más personas y tener visibilidad concreta de lo que has conseguido en todo momento (número exacto de casos de malaria evitados, número exacto de vidas salvadas…).

Para nosotros, esta propuesta de altruismo efectivo tiene todo el sentido, ya que la pregunta que nos mueve es el para qué hacemos las cosas. Lo aplicamos a todo: en nuestro día a día como equipo, en las decisiones de negocio, en los proyectos con nuestros clientes y en toda iniciativa que ponemos en marcha.

Buscamos siempre basarnos en datos y evidencias para tomar mejores decisiones. Lo tenemos especialmente presente en las acciones de responsabilidad social, porque no queremos llenarnos la boca con promesas y mensajes bonitos, sino asegurarnos de que lo que hacemos tiene un sentido y un impacto efectivo. O sea, que lo hacemos para algo.

Algunos de los programas de altruismo efectivo de Ayuda Efectiva

Grupo de donantes de CrossPoint por el Fondo de Salud Global

Así que nos ha encantado la propuesta de altruismo efectivo de Ayuda Efectiva. Hasta el punto de poner en marcha nuestro propio grupo de donantes de CrossPoint a favor del Fondo de Salud Global, que distribuye la ayuda para paliar los problemas en los que puede conseguir mayor impacto por el cálculo de coste-efectividad:

  • Malaria: más de 400.000 muertes al año, la mitad menores de 5 años.
  • Gusanos parasitarios (más de 1.500 millones de afectados)
  • Deficiencia de vitamina A, que provoca que entre 250.000 y 500.000 niños pierdan la vista cada año.

Programas del Fondo de Salud Global de Ayuda Efectiva

Conoce en todo momento el impacto exacto de tu donación

La intención no es otra que aportar nuestro granito de arena y hacerlo con conciencia. Por eso, nos hemos establecido un objetivo inicial de 3.000 euros al que te puedes sumar si quieres, como nosotros, donar mejor y maximizar el impacto de cada euro invertido. Es tan sencillo como entrar en la página de nuestro grupo de donantes en Ayuda Efectiva y realizar la aportación, la que tú decidas.

Si te animas a donar mejor y te unes a nuestro grupo de Ayuda Efectiva, no solo estarás colaborando con el Fondo de Salud Global sino que sabrás en todo momento cuántos casos de malaria habrás evitado o cuántas vidas habrás salvado con el dinero donado. Aquí tienes un ejemplo de una ficha de donante:

Impacto de las donaciones de Pablo Melchor, de Ayuda Efectiva

 

Estamos más que contentos de anunciarte hoy esta nueva iniciativa con la que esperamos tener un impacto consciente y, sobre todo, visibilidad exacta de todo lo que vamos consiguiendo con cada euro recaudado. ¿Te sumas con nosotros a donar mejor? Únete al grupo de donantes de CrossPoint en Ayuda Efectiva.

 

Foto de portada: Desparasitación masiva en colegios, de Evidence Action

Crea un espacio de trabajo en Teams para entidades nonprofit

Un chico revisa en su portátil el organigrama del espacio de trabajo en Teams para entidades nonprofit de Federació Allem

Hoy nos gustaría compartir contigo un ejemplo real de cómo configurar las herramientas de trabajo online y colaborativo con Microsoft 365 y Teams para entidades nonprofit en un escenario complejo. Lo haremos a través del caso práctico de Federació Allem, que agrupa 17 organizaciones sin ánimo de lucro dedicadas al apoyo de personas con discapacidad intelectual, cada una con sus propias herramientas y diferentes áreas de acción y equipos a coordinar.

Nuestro equipo ha ayudado a Allem a definir un espacio de trabajo común en Teams y a integrar las aplicaciones de Microsoft 365 necesarias para sus tareas del día a día de forma organizada y sincronizada. Vamos a ver cuáles eran los requerimientos y retos, y cuál la solución que hemos propuesto.

Página de inicio de Federació Allem, que ha confiado a CrossPoint la configuración de su espacio de trabajo en Microsoft 365

La necesidad: un único canal para trabajar coordinados

Ante la necesidad de canalizar y coordinar las acciones de los 17 integrantes de la federación, Allem decidió desde un inicio usar Microsoft 365 y Teams, todo un acierto. Pero se enfrentaban a algunas dudas y dificultades:

  • ¿Hemos ordenado correctamente los recursos de Microsoft 365? (Bibliotecas de documentos de SharePoint, estructura de equipos y grupos, nomenclatura de los buzones…)
  • Cada colaborador utilizaba plataformas de correo y colaboración distintas, ¿Cómo podían integrarlas?
  • ¿Cómo estructurar los equipos y canales en Teams, y con qué aplicaciones?
  • ¿Cómo configuramos los permisos correctos? ¿Estamos en un entorno seguro?
  • ¿Qué licencias de Microsoft 365 aplicar para asegurar que todas las entidades cuentan con las herramientas necesarias para colaborar en el proyecto?

Ante estas dudas, necesitaban no solo soporte técnico, sino el conocimiento transversal de todas las áreas de la plataforma para conseguir una solución sin fisuras que permitiera avanzar de manera efectiva y cubrir sus necesidades. Al plantearnos el reto, hicimos un análisis inicial del cual extrajimos las siguientes necesidades a responder:

  • Contar con un espacio de trabajo común que cubriese las siguientes áreas de acción:
    • Espacio de comunicación: Muro para debatir sobre la organización y el contenido del grupo.
    • Biblioteca de ficheros: Espacio en el que almacenar y compartir la documentación relativa a la actividad del grupo de trabajo.
    • Mesa de trabajo: Herramienta para planificar tareas y asignarlas.
    • Tablero de actas: Espacio en el que poder almacenar las actas de las reuniones.
    • Calendario compartido: Un lugar donde poder visualizar las actividades comunes del grupo y las convocatorias de reuniones.
  • Atender a la naturaleza descentralizada y la diversidad de herramientas de los colaboradores.
  • Tener en cuenta qué licencias se necesitaban y cuáles eran las restricciones presupuestarias de las entidades.

Calendario de equipo del espacio de trabajo en Teams para entidades nonprofit para Federació Allem

La solución: un equipo en Teams con todo lo necesario

Una vez tuvimos claros estos aspectos, definimos el proceso de resolución del espacio de trabajo en Microsoft Teams para entidades nonprofit de la siguiente manera:

1.Sentamos las bases. Nos aseguramos de que los recursos internos de la federación estaban correctamente definidos y estructurados: revisamos la estructura de documentos de SharePoint, la nomenclatura de las cuentas de usuario, los mecanismos de seguridad del tenant… Y propusimos la implantación de Microsoft Intune, para simplificar determinados accesos y configuraciones. El objetivo:  garantizar que el crecimiento se haga sobre una base sólida, siguiendo los objetivos definidos en un inicio, a la vez que optimizamos las licencias ya existentes.

2.Definimos el espacio de trabajo. Gerenamos un equipo de trabajo en Teams con un único canal (General) y las siguientes pestañas:

  • Espacio de comunicación: La pestaña de publicaciones del canal es el lugar idóneo para llevar a cabo esta actividad.
  • Biblioteca de ficheros: La pestaña de archivos, basado en la tecnología y recursos de SharePoint, junto con un procedimiento de gestión de permisos personalizado, nos permite dar respuesta a esta necesidad.

Carpeta de archivos en el equipo de Teams de Federacio Allem, configurado por CrossPoint

  • Mesa de trabajo: Para la planificación de tareas es idóneo Microsoft Planner, que nos permite generar tareas de proyecto, asignarlas y verlas en formato calendario.
  • Tablero de actas: Por formato, estructura y posibilidad de modificar los permisos de las distintas hojas y secciones, elegimos OneNote.
  • Calendario compartido: El propio calendario de equipo nos permite visualizar las actividades compartidas del grupo y las convocatorias de reuniones de canal.
  • Organización: Como punto extra, para definir el organigrama del grupo de trabajo, usamos una plantilla de Power Point y la compartimos como Pdf en una pestaña del canal.

Plantilla de organigrama generada con Power Point para la configuración de espacios de trabajo en Teams para entidades nonprofit

3.Estandarizamos y planificamos el acceso. Nos aseguramos de que todas las entidades contasen con un tenant de Microsoft 365, facilitando el acceso a los recursos mediante el rol Invitado para todo el mundo por igual. Además, aprovechamos las licencias gratuitas de Microsoft para entidades nonprofit, que incluyen la suite completa de Microsoft 365, aplicaciones Cloud y de escritorio, además de características avanzadas de seguridad, tanto para Allem como para todo el ecosistema de colaboradores.

4.Documentamos. Pensando en replicar el proceso para las 17 entidades, y en la escalabilidad futura, documentamos el proceso de consultoría, la configuración y la experiencia de usuario, así como las buenas prácticas de configuración del tenant en materia de seguridad. Eso permite tener un marco claro, por ejemplo, por parte del personal de Allem de cómo deben configurar los recursos, y por parte de los usuarios finales, de qué experiencia pueden esperar.

5.Desplegamos. Finalmente definimos un proceso de acompañamiento y soporte a la creación y configuración de los recursos necesarios en las entidades (tenant), y de onboarding al licenciamiento. Planificamos las sesiones de formación en Microsoft 365 y otras actividades de apoyo funcionales para garantizar que todos los usuarios de la organización conocen cómo acceder y cómo interactuar con los equipos, canales y pestañas, dotándolos de la autonomía necesaria para seguir avanzando.

Referencia de cliente de Federació Allem con el proyecto de espacio de trabajo con Teams y Microsoft 365 de la mano de CrossPoint

 

Con el post de hoy queríamos mostrar mediante un ejemplo práctico una propuesta de espacio de trabajo con Microsoft 365 y Teams para entidades nonprofit con estructuras complejas, como es el caso de Federació Allem. Esperamos que lo hayas encontrado interesante o útil. Contacta con nosotros si crees que te podemos echar una mano, necesitas resolver alguna duda o quieres profundizar en el tema.

 

Controla en tiempo real la salud de tu empresa con informes Power BI

Controla en tiempo real la salud de tu empresa con informes Power BI

Tener el control de todo lo que sucede en una empresa no es tarea fácil. Contar con una visión global y en tiempo real del estado de salud de la organización en áreas críticas como la productividad, la gestión de clientes o el bienestar del equipo es clave para detectar problemas, intervenir a tiempo, tomar mejores decisiones y, en definitiva, garantizar la viabilidad y el crecimiento de la empresa. En CrossPoint lo hemos conseguido al centralizar y automatizar los datos a través de informes Power BI.

Ya te avanzamos cómo le estamos sacando partido a Power BI para la organización interna de la empresa. Gracias al trabajo conjunto de los departamentos de Business Intelligence y UX, contamos con tableros compartidos, de fácil acceso y visualización, y con diseño 100% corporativo, con los que analizamos y filtramos en tiempo real datos que dan respuesta a las preguntas clave en la gestión de la empresa.

Los tableros del feedback de las formaciones de los que hablamos hace un par de semanas son buen ejemplo. Al poder automatizar encuestas de formación y analizar los resultados en tiempo real con Microsoft 365 a través de informes Power BI, sabemos en todo momento si estamos haciendo bien las cosas, si hay puntos que necesitan corrección y si le estamos dando a los usuarios lo que necesitan. Y con la ventaja de poder hacerlo desde un mismo canal que, además, se integra a la perfección con el resto de herramientas de Microsoft 365, como es Teams.

Informes Power BI de las encuestas de satisfacción de formaciones, integrado en Teams

Es solo un ejemplo de cómo la herramienta de BI de Microsoft nos permite controlar en tiempo real el estado de salud de esa área de negocio. Veremos otros usos reales con los que esperamos ayudarte a hacerte una idea de hasta dónde puedes llegar con los informes Power BI. Y sin tener que invertir en complejos proyectos ni en desarrollo de código, ya que lo tienes a tu alcance sin salir de Microsoft 365.

Te puede interesar: Crea informes desde cero con Power BI

Informes Power BI para las distintas áreas estratégicas de la empresa

Por si no estás familiarizado con la herramienta, Power BI es la plataforma de Business Intelligence de Microsoft que te permite convertir tus datos en informes y tableros configurables en formato y diseño, y tener la información disponible de manera accesible, en tiempo real, sin necesidad de conocimientos técnicos ni grandes inversiones de tiempo, garantizando en todo momento la seguridad de los datos.

Aquí tienes algunos de los informes de Power BI que, junto con el reporte de feedback de formaciones, nos dan la visión global de la salud de la empresa:

Informes Power BI de rendimiento del templeado

Informe del trabajador. Con este informe para uso personal, recogemos y explotamos las imputaciones de horas que los compañeros del equipo realizamos en Project Service (ahora parte de Dynamics 365 Project Operations. Nos ofrece información tan importante como el total de horas destinado a cada proyecto (interno o clientes), el estado de las horas entradas o las horas invertidas en cada tipo de tarea. Gracias a este informe, al filtrado y al cruce de datos tenemos la capacidad de detectar horas no enviadas o devueltas y contamos con el cálculo del índice de productividad. Como complemento a esta completa vista, añadimos una pestaña donde recogemos el historial de kudos enviados a compañeros y recibidos y los casos de soporte gestionados, con índices de efectividad y promedio de respuesta, entre otros indicadores.

Informe de Vacaciones. En lugar de echar mano de herramientas de terceros o de los engorrosos tradicionales Excel, la gestión de vacaciones también la realizamos a través de informes de Power BI. ¿Por qué? Porque de nuevo centralizamos la información y porque es una manera sencilla pero muy potente de compartir el calendario global de la empresa. De esta manera, no solo permitimos a cada compañero tener visibilidad del estado de sus vacaciones solicitadas y aprobadas, sino conocer la disponibilidad del resto del equipo en todo momento, con el plus del filtrado de información por persona, facilitando de esta forma la organización interna, por áreas y por proyecto.

CrossPoint informes Power BI personalizados para la gestión de clientes

Informe de Gestión de Proyectos. Si hay una parte crítica que toda empresa debe tener bajo supervisión esa es la del rendimiento de los proyectos puestos en marcha y la gestión de las horas con los clientes. En nuestro caso, contamos con visibilidad total de este aspecto gracias a nuestro informe de Gestión de Proyectos, con el que accedemos a la información del total de horas invertidas por proyecto, equipo implicado, rendimiento por trabajador, horas por tarea… Un tablero muy completo que nos permite tener conocimiento en tiempo real del estado de salud de los proyectos, detectar cuándo las bolsas de hora están cercanas a agotarse y contar con un valioso análisis de cómo se están gestionando los casos de soporte: tiempos de respuesta, casos abiertos y cerrados, análisis por responsable, temas más solicitados, origen de los casos… Y todo ello con máxima transparencia al estar compartido con todo el equipo.

Informe de Bienestar del Equipo. Tan importante como hacer seguimiento del estado de salud de los proyectos, es conocer el bienestar del equipo. Por eso contamos con un informe en el que monitorizamos el índice de satisfacción de los compañeros y sus comentarios en respuesta al pulso semanal que recogemos mediante Power Automate., así como el tráfico de kudos. De esta forma, tenemos la capacidad de detectar picos o tendencias a la baja para tratar de solventar el origen de esas valoraciones negativas. Los permisos de Power BI para este informe se han configurado para no ser compartido con el equipo, por una cuestión lógica de privacidad.

Informe de CrossPoint de seguimiento de experiencia de empleado

Datos centralizados y transparencia con el equipo

Con este post de hoy queríamos compartir contigo nuestra experiencia real en el uso de informes Power BI para la gestión interna. Nos dan una visión global del estado de salud de la organización en gestión de clientes, proyectos, productividad, rendimiento de las líneas de negocio o incluso de bienestar del equipo. Centralizar esta información y compartirla con el equipo nos permite, además, seguir siendo fieles a nuestros principios de transparencia y honestidad, y facilitar la organización en remoto.

Como beneficios, tenemos un mayor control en la gestión global de la empresa, más capacidad de tomar decisiones de manera proactiva e informada, atajamos tendencias negativas en tiempo real y, en definitiva, conseguimos ahorro de costes y mejora continua. Si crees que también puedes sacar partido a los informes de Power BI para tu empresa, te interesa profundizar en el tema o tienes alguna consulta, no dudes y contacta con nosotros siempre que necesites.

 

Curso de Power BI para directivos

Gestiona y automatiza el onboarding con Microsoft 365 para dar una mejor experiencia de empleado

Automatiza tus procesos de onboarding gracias a Power Automate

Una de las dudas que nos plantean a menudo es cómo conseguimos organizar el onboarding siendo una empresa 100% en remoto. Coordinar a los implicados, gestionar los dispositivos y herramientas, ordenar las tareas y comprobar que se cumplen… El proceso es complejo para cualquier empresa, sea en formato presencial o teletrabajo. Pero cuando la persona trabaja desde casa, ofrecerle una buena employee experience se convierte en un reto aún más complejo. En CrossPoint hemos conseguido afianzar un proceso de onboarding automatizado, bajo control y fácil gracias a Microsoft 365, con muy buen resultado. Te lo contamos en este post.

Muchas veces buscamos recursos fuera de casa sin saber que ya tenemos a nuestro alcance la solución que necesitamos. Lo comentábamos hace unas semanas con el post sobre las licencias de Microsoft 365: desde la más básica y sin necesidad de grandes inversiones contamos con herramientas que nos pueden dar muchas alegrías si las integramos adecuadamente.

Y no lo decimos por decir, sino por experiencia propia, y el onboarding con Microsoft 365 es un buen ejemplo. Hemos combinado listas de Sharepoint con tareas de Planner y flujos de Power Automate, y conseguimos gestionar, automatizar y controlar los procesos de incorporación de nuevos compañeros.

Ilustración con varias personas utilizando dispositivos con herramientas de Microsoft 365

Tres ingredientes principales para el onboarding con Microsoft 365 en remoto

Cualquier persona que empieza un nuevo trabajo se encuentra de repente con muchas cosas nuevas a las que atender. No solo el propio papel que desempeñará en esa nueva empresa, sino también conocer las herramientas, procedimientos, cultura de la empresa… Poniéndonos en la piel de ese nuevo compañero, entendíamos que lo primordial era listar todas las tareas para tener visibilidad de los pasos a dar, y posteriormente ordenarlos.

Para empezar, nuestro compañero Albert, Azure Architect del área de Modern Workplace, generó una lista de Sharepoint para el checklist inicial. En ella detalló la información más importante de cada tarea a completar: plazo, departamento implicado, asignación, información y enlaces a recursos, y persona de contacto.

Checklist inicial con el listado de tareas del onboarding con Microsoft 365 a través de listas de Sharepoint

Con esta lista completa de tareas conseguimos una primera visión del alcance del proceso. El siguiente paso era convertir estas necesidades en tareas a las que pudiésemos dar seguimiento, buscando optimizar al máximo el procedimiento y ahorrar tiempo.

Lo conseguimos transformando el checklist de manera automática en un plan de tareas de Microsoft Planner. ¿Cómo? Con Power Automate, la herramienta de Power Platform que permite generar flujos en línea y ahorrar tiempo automatizando acciones rutinarias como el envío de correos o aprobaciones, entre otros muchos.

Así pues, nuestro compañero Miquel, Technical Architect del área de Power Platform, configuró los flujos de Power Automate para traducir cada fila de la lista de Sharepoint en una tarea, de manera fácil al trabajar en el propio ecosistema de Microsoft 365, sin necesidad de conectores o desarrollos extra. Gracias a estos flujos automatizados, la lista completa se traduce de manera inmediata en una vista de planificación de Microsoft Planner, como la siguiente:

Vista de Microsoft Planner con las filas de la lista de Sharepoint convertidas en tareas

Por si no estás familiarizado con esta herramienta, Microsoft Planner es un software de gestión de tareas y productividad que, a modo de tablero Kanban, permite listar las tareas por diferentes depósitos (temáticas, estado de la tarea, fecha, …) y hacer seguimiento de las mismas. La tarjeta de cada tarea incluye información como la descripción del propio ítem, tags, fecha de inicio y finalización, enlaces a recursos como documentos o links, y área de conversación.

Facilitando la experiencia de todas las partes implicadas

Con esta combinación de herramientas, facilitamos el trabajo de todas las partes implicadas. Por un lado, cada nuevo compañero que se incorpora al equipo se encuentra con una planificación detallada y ordenada de cada una de las tareas que ha de cumplir para completar su aterrizaje en la empresa con una visión global de todo el procedimiento. Es más: en cada tarea cuenta con los recursos necesarios para favorecer su autonomía: enlaces a manuales, a recursos corporativos, vídeos tutoriales…

En nuestro caso hemos sumado un cuarto ingrediente a esta receta de onboarding con M365, haciendo uso de la plataforma de vídeo de Stream de Microsoft 365, de la que ya os hablamos hace unas semanas. Para cada una de las tareas, hemos subido un vídeo tutorial con información básica sobre los pasos a dar, facilitando de esa manera el acompañamiento y la autonomía del nuevo compañero.

Por supuesto, echamos también mano de Microsoft Teams, nuestra nave nodriza en cuanto a oficina en la nube. Allí, en el canal de onboarding, centralizamos el acceso tanto a los diferentes Planners como a los vídeos de Microsoft Stream.

Vista del canal de Stream de onboarding integrado en Teams

 

Lo cierto es que estamos muy satisfechos con el sistema que hemos generado en nuestro Modern Workplace automatizando el onboarding con Microsoft 365. Y no solo por lo que ayuda a mejorar la employee experience, sino también por el ahorro de tiempo internamente al gestionarse todo de manera automática.

Complementamos esta gestión con Intune, la herramienta de M365 que permite al departamento IT administrar los dispositivos y el software de forma centralizada y del que ya te hablamos en este post sobre cómo facilitar el onboarding con Intune.

Estas son, en resumen, las ventajas que obtenemos con esta solución de onboarding automatizado y bajo control en el ecosistema de Microsoft 365:

  • Facilitar la employee experience de las nuevas incorporaciones, detallando y organizando las tareas a realizar en un tablero de Planner
  • Dotar de autonomía al nuevo empleado, que cuenta con acceso a todos los recursos de Sharepoint y a vídeos tutoriales de Stream de forma centralizada
  • Ahorrar tiempo de gestión de cada nuevo proceso de onboarding al contar con los flujos de Power Automate que generan automáticamente el Planner
  • Tener visibilidad y transparencia de cómo avanzan los diferentes procesos de onboarding, especialmente cuando existen dependencias entre tareas asignadas a diferentes compañeros
  • Hacer acompañamiento online del nuevo compañero a través de Teams, con comunicación directa e instantánea e integración del resto de herramientas del proceso en una misma plataforma.

Con este post queríamos darte una pincelada más de cómo sacar partido a las herramientas de Microsoft 365 en escenarios tan esenciales como puede ser la bienvenida a nuevos miembros del equipo. Un objetivo crítico para cualquier empresa, pero de especial importancia en caso de organizaciones en remoto. Si tienes alguna necesidad o duda en este aspecto, contacta con nosotros siempre que quieras y te ayudaremos en lo que esté en nuestra mano. ¡Hasta el próximo post!

Teletrabajo, ética y sostenibilidad: sumando muchos ‘pequeños mundos mejores’ para cambiar el planeta

Una botella personalizada del welcome pack sostenible de CrossPoint, entre acciones de ayuda al planeta como los beneficios del teletrabajo

Una persona, un equipo o una empresa carecen de poder de cambiar el mundo por sí solas, y esa realidad puede llegar a desmotivarnos al pensar que no valdrá de nada actuar para revertir el grave estado de salud del planeta. No obstante, si cada uno de nosotros nos preocupamos de cuidar nuestro entorno más cercano y todos sumamos ‘muchos pequeños mundos mejores‘ tendremos el poder de conseguir ese cambio global que necesitamos. Estamos convencidos de ello y  por eso intentamos poner nuestro granito para remar a favor del planeta mediante el compromiso con la ética, la apuesta por la sostenibilidad y, por supuesto, con el impacto positivo para el clima derivado de los beneficios del teletrabajo.

Esta visión es parte inherente a nuestra filosofía y responsabilidad social corporativa. La tenemos muy presente durante este mes de marzo al haber confluido varias efemérides de concienciación sobre la sostenibilidad del planeta:

  • El 4 de marzo se celebró el Día Mundial de la Ingeniería para el Desarrollo Sostenible, una fecha que pone el acento en aquellas soluciones tecnológicas a favor de la sostenibilidad del planeta. Impulsada por la Unesco en 2019, persigue el reto de garantizar que las futuras generaciones de ingenieros y científicos sean capaces de idear soluciones para los retos locales y mundiales.
  • El Día Mundial de la eficiencia energética (5 de marzo) busca, por su parte, llamar la atención sobre la importancia de hacer un uso consciente, correcto y eficiente de los recursos energéticos. Se celebra desde 1998, coincidiendo con la I Conferencia Internacional de la Eficiencia Energética en Austria.
  • Este martes, día 22, fue el turno para el Día Mundial del Agua, con el que la ONU alerta sobre el hecho de que 200 millones de personas viven en el mundo sin acceso a agua potable. El objetivo: concienciar acerca de la crisis mundial del agua y la necesidad de buscar medidas para abordarla y alcanzar el Objetivo de Desarrollo Sostenible No 6: Agua y saneamiento para todos antes de 2030.

Cartel de la Hora del Planeta 2022, un objetivo al que nos sumamos gracias a los beneficios del teletrabajo

26 de marzo, jornada de concienciación del clima

Y llegamos a la cuarta de las efemérides del mes, la jornada dedicada al Clima: el Día Mundial de la Meteorología y la Hora del Planeta que se celebran este sábado y que se centran en cómo estamos impactando de manera negativa en el medio ambiente poniendo a la madre naturaleza en una situación extrema. No hay más que ver los graves desastres naturales sin precedentes de los que estamos siendo espectadores.

Así que este sábado, 26 de marzo, está convocada, como cada año, la Hora del Planeta, iniciativa que llama a apagar las luces de monumentos, edificios y hogares durante una hora, entre las ocho y media y nueve y media de la noche. Se espera que alrededor de 190 países se sumen este año al reto.

No nos queremos quedar en fechas ni llenarnos la boca con buenos propósitos. Las acciones a favor de la sostenibilidad de planeta han de ser algo continuo y generado desde el más puro convencimiento para que tengan el impacto deseado (y tan necesario). Por eso, más allá de mencionar estas fechas y poner el acento en los retos que plantean, intentamos en nuestro día a día ser coherentes con nuestra filosofía y con la apuesta por la sostenibilidad aportando nuestro granito de arena.

Lo hacemos escogiendo marcas responsables para nuestro welcome pack sostenible; acciones de compra solidaria para las cestas de Navidad; sumándonos a compromisos como el Partner Pledge de Microsoft y, por supuesto, reforzando nuestra apuesta por los beneficios del teletrabajo, priorizando recursos 100% en la nube.

Welcome pack sostenible de CrossPoint, acción que se suma a los beneficios del teletrabajo

 

Beneficios del teletrabajo para la salud del planeta

Ya se ha hablado mucho de los beneficios del teletrabajo para minimizar el impacto de la huella de carbono. Recogemos algunos de los más importantes:

  • Se reducen los desplazamientos, por lo que contaminamos menos y, además, ayudamos también a reducir la contaminación sonora. Paralelamente, se minimiza el riesgo de accidentes laborales in itinere.
  • Gracias al manejo de los documentos en la nube, se reducen las impresiones, los residuos de tóners contaminantes y el gasto de papel. Además, ahorramos el gasto energético que supone el mantenimiento de servidores físicos, así como de una oficina en general.
  • Al trabajar desde casa, se consumen menos productos envasados (ensaladas, comidas precocinadas, take away…) así como menos botellas de agua.
  • El hecho de no tener que ir presencialmente a la oficina, favorece la vida fuera de las grandes ciudades, con lo que se descongestionan las urbes y se facilita la recuperación y dinamización del rural. Tras la experiencia del confinamiento hace dos años, son muchos los que han decidido trasladarse al extrarradio, gracias a las facilidades del trabajo en remoto.
  • Entre los beneficios de teletrabajo está además el impacto positivo en la vida de las personas, ya que les permiten conciliar trabajo y vida personal, ahorrar tiempo en desplazamientos y mejorar en definitiva su salud mental y calidad de vida.

 

Sudaderas de Minimalism The Brand, de producción sostenible, parte del compromiso de CrossPoint con el medio ambiente

Cuidar el planeta desde el Welcome Pack

Si bien el consumismo sin control está en la base de los problemas que afectan al clima, hay maneras de revertir la tendencia aplicando conciencia y compromiso sostenible con los productos que consumimos. La sudadera y camiseta de nuestro welcome pack son de Minimalism, una marca de accesorios y ropa que fabrica con tejidos orgánicos y reciclados, asegurando una producción sostenible y el respecto al medio ambiente.

Además de la reducción del impacto en huella de carbono, al comprar productos de Minimalism colaboramos con proyectos a favor de comunidades, del ecosistema y de las energías renovables. Añadimos a la caja del welcome pack, además, una botella reutilizable, con la intención de ayudar a reducir el uso de botellas de plástico.

Esta apuesta por la sostenibilidad y el consumo responsable la materializamos también con las cestas de Navidad. Intentamos mantener una tradición que nos gusta y nos parece entrañable enviando al equipo un lote de productos navideños al acabar el año. Y lo hacemos de una forma responsable y consciente, mediante compra solidaria a través de Bo de Shalom, iniciativa que destaca por cuidar especialmente la integración social y laboral de las personas, así como la sostenibilidad medioambiental.

 

Varias manos, unas sobre otras, en señal de apoyo y compromiso como equipo

Compromiso con la sostenibilidad digital: Partner Pledge de Microsoft

El más reciente paso en este contexto de acciones sociales responsables lo hemos dado adhiriéndonos al manifiesto Partner Pledge de Microsoft a favor de la sostenibilidad digital. En un contexto en el que el sector tecnológico está jugando un papel esencial dado el poder transformador de la tecnología y el impacto que los cambios industriales pueden suponer a gran escala, Microsoft lanzó a finales del año pasado el programa Partner Pledge, orientado a repensar el futuro de nuestra economía y sociedad de manera sostenible.

 

Pequeñas acciones con las que intentamos crear ‘pequeños mundos mejores’ y a las que vamos sumando pasos en nuestro día a día. Este mes ha sido especial en cuanto a toma de conciencia, pero ni la reflexión ni la llamada a la acción se deben restringir a fechas señaladas.

El compromiso es firme y continuo y debe partir de la absoluta convicción. Nosotros lo vemos y lo creemos así, y por eso nos sentimos orgullosos de contar con un equipo comprometido y alineado con nuestra filosofía. ¿Cambiaremos el mundo? No ¿Sumaremos nuestros mejores pequeños mundos para generar el cambio real? Sin duda. En nuestras manos (y en las tuyas) queda.