Integra tus trabajadores de primera línea con Microsoft 365

Una de las situaciones que más se repite en las implantaciones de Microsoft 365 es la exclusión de los empleados de primera línea al acceso de la plataforma.  Esto, inevitablemente crea un gap tanto comunicativo como de seguridad, ya que parte de los mecanismos comunicativos y procedimentales de la organización se gestionan de forma separada al resto, y habitualmente con sistemas obsoletos o inadecuados.

Pero antes de continuar, ¿a qué nos referimos con empleados de primera línea? Consideramos como empleados de primera línea a aquellos trabajadores cuyas funciones principales no son de backoffice y que pasan gran parte del día alejados del ordenador. Ejemplos de ello serían:

  • En una empresa industrial, los operarios de fábrica.
  • En una empresa de comercio y distribución, el personal de supermercado.
  • En una tienda de ropa el personal de tienda.
  • En un centro médico el personal de asistencia.

La concepción detrás del razonamiento de no licenciar a los empleados esenciales es que no van a rentabilizar lo suficiente una licencia mensual.

En este articulo vamos a defender qué valor puede aportar el licenciar a todos los usuarios de la organización y veremos ejemplos de cómo hacerlo con el menor coste posible.

Premisa incorrecta, conclusión incorrecta

En mi opinión, el hecho de determinar de manera unilateral que un trabajador no va a rentabilizar una licencia de Microsoft 365 parte de tres premisas incorrectas.

  • Todos necesitan la misma licencia y supondrán el mismo coste.
  • No vale la pena porque no disponen de un ordenador asignado o no pasan suficiente tiempo delante de uno.
  • La información ya les llegará por otros canales.

Los puntos 1 y 2 podrían ser ciertos, si pensamos únicamente en soluciones que históricamente han formado parte de las herramientas de backoffice, es decir, un empleado de oficina que gestiona principalmente el correo electrónico y  documentos. No cabe duda de que un operario de fábrica no enviará el mismo volumen de correo ni creará la misma documentación que un empleado de oficina, pero no hay que olvidar que con el auge de los dispositivos móviles hoy en día cualquier usuario puede disponer de un dispositivo móvil que le asista en sus funciones y, independientemente que lo planifiquemos, probablemente lo usará de todos modos. Si esto es así, ¿qué mejor que planificarlo y tenerlo controlado?

El punto 3 ciertamente es relativo porque depende de la casuística de cada empresa, pero por nuestra experiencia, vemos que a parte de los muchos beneficios que nos puede conllevar tener una organización cohesionada digitalmente, las pocas o muchas necesidades que se puedan dar para estos empleados es mejor tenerlas canalizadas a través de sistemas corporativos, porque de lo contrario sucede que se producen igualmente, solo que a través de cuentas y dispositivos no controlados, con un gran riesgo tanto de fuga de datos como de seguridad IT.

Tipos de licencias

A continuación,  explicaremos algunos casos de uso que ilustran cómo estas licencias pueden aportar valor, pero antes, empezaremos enumerando las características de 3 de las principales licencias pensadas para los empleados de primera línea:

Microsoft 365 F1 – 1,90  € / usuario y mes

  • EOL Kiosk sin buzón (solo calendario)
  • Sharepoint online (solo lectura) à Acceso a documentación corporativa.
  • Teams à Chat, colaboración en equipo, fichaje, comunicación (App Walkie).
  • Intune à Control de los dispositivos y aplicaciones corporativas
  • Onedrive à Almacenaje en la nube (2 GB)
  • Azure Information Protectionà Controlar y proteger información sensible dentro de los documentos corporativos en toda la plataforma.

Office 365 F3 – PVP 3,40 € / usuario y mes

  • Instalación de Office en pantallas de hasta 10,1” de diagonal
  • Correo: EOL Kiosk (Buzón solo web de 2 GB)
  • Teams
  • Sharepoint
  • Stream à Plataforma de video corporativo
  • Power Apps y Power Automate à Aplicaciones y automatizacion
  • Planner y To-Do à Gestión y asignación de tareas y planificación
  • Forms à Creación y gestión de formularios en línea.
  • Bookings

Microsoft 365 F3 – 6,7 € / usuario y mes

  • Offfice en pantallas de hasta 10,1” de diagonal
  • Teams
  • Sharepoint Online
  • Correo electrónico de hasta 50 GB
  • Visualización de videos en Stream.
  • OneDrive: 2GB
  • Azure Information protection
  • Upgrade a Windows 10 Enterprise (desde cualquier licencia OEM Pro)
  • Acceso a Windows Virtual Desktop
  • Power Virtual Agents à Acceso a un chatbot de soprote interno para filtrage y organización de consultas
  • Intune
  • Azure Information Protection

Casos de uso

Ejemplo 1: empleado de fábrica, con una licencia de Microsoft 365 F1

En este ejemplo, imaginamos un empleado de fábrica con un dispositivo móvil o Tablet. El empleado podrá darle todo este valor con una licencia de 1,90 €:

  • Consultar las instrucciones de montaje de las piezas o máquinas en las que trabaja, publicadas en Sharepoint Online. Instrucciones digitalizadas, ahorro en papel impreso, errores por datos obsoletos y trazabilidad de publicación y acceso.
  • Comunicarse con Microsoft Teams, desde cualquier dispositivo móvil. Con la aplicación Walkie-Talkie, se podrá ahorrar en sistemas de telefonía, dispositivos y circuitos de radio.
  • Ser notificado a tiempo real de cambios en políticas corporativas a través de Teams, y acceder a los comunicados corporativos, publicados en Sharepoint. Mejora del engagement y comunicación corporativa.
  • Participar en reuniones departamentales o All-hands, desde una plataforma corporativa y controlada. Mejora del engagement y comunicación corporativa.
  • Control del flujo de toda la información generada, de qué tipo, a quien se envía, qué se permite / no se permite, gracias a AIP. Evita fugas de información
  • Control del software y políticas de seguridad en los dispositivos gracias a Intune. Mejora de la seguridad a todos los niveles y el compliance.

Ejemplo 2: Empleado de tienda de ropa, con una licencia Office 365 F3

En este caso, pensamos en un empleado de una cadena de distribución de ropa, que dispone de una Tablet de 10,1 pulgadas. Estos son algunos ejemplos de lo que se podría realizar en este escenario con una licencia de tan solo 3,40 € / mes:

  • Comunicación corporativa con Microsoft Teams, desde cualquier dispositivo móvil. Con la aplicación Walkie-Talkie, se podrá ahorrar en sistemas de telefonía, dispositivos y circuitos de radio.
  • También con Teams participar en los equipos de trabajo, tanto de tienda como regionales o departamentales. Mejora del engagement y flujo de la información.
  • Gestionar los turnos de la tienda y el fichaje, también gracias a Microsoft Teams.
  • Desde su dispositivo, podrá elaborar o colaborar en los informes de ventas en Word y Excel y publicarlos en la intranet corporativa en Sharepoint, o compartirlos en Teams. Ahorro en licencias de ofimática y mejora de la comunicación.
  • Visualizar las nuevas campañas de video corporativo publicadas en Stream.
  • Acceder a una aplicación Power Apps de consulta de Stock a tiempo real (o cualquier otra aplicación de este tipo) con datos alimentados desde Microsoft 365.
  • Crear, asignar o participar de la planificación de tareas propias de equipo o de organización, con propietario, fecha de finalización y visualización en calendario, con Microsoft Planner y To-Do
  • Crear y analizar formularios de satisfacción o colección de feedback de empleados, clientes o proveedores con Microsoft Forms.
  • Crear y gestionar un calendario de reservas y cita previa para los clientes, publicable via web o Facebook sin conocimientos técnicos con Microsoft Bookings

Ejemplo 3: Personal médico de primera línea, con una licencia Microsoft 365 F3

Una persona del equipo médico, con un equipo convertible de 10 pulgadas, y una licencia de 6,7 € puede:

  • Participar de reuniones de grupales, dinámicas de colaboración y análisis datos, tendencias y documentos en Microsoft Teams
  • Crear, editar, compartir y consultar informes médicos con Microsoft Office.
  • Almacenar, compartir y organizar esta información corporativa en Sharepoint Online y OneDrive.
  • Atender al correo electrónico con un buzón de tamaño completo en Exchange Online.
  • Visualización de video corporativo de carácter interno en Stream.
  • Acceso a un chatbot de soporte con el que se puede interactuar con lenguaje natural, que facilita el acceso a la información corporativa, especialmente en situaciones de estrés, gracias a Power Virtual Agents.
  • Posibilidad de actualizar su dispositivo, desde cualquier versión OEM de Windows 10 Pro, a Windows 10 Enterprise, para acceder a las características de empresariales más avanzadas. Esto es especialmente útil en un entorno como el sanitario, donde se requieren políticas de control de datos, aplicaciones y encriptación.
  • En caso de que queramos gestionar el núcleo de las estaciones en un entorno Azure especialmente securizado, esta licencia nos cubre el licenciamiento de acceso a Windows Virtual Desktop

Dejamos la parte más interesante para el final, con algunas ideas de lo que podríamos conseguir con una aplicación moderna desarrollada en un orden de magnitud de horas con Power Apps:

  • Consulta del historial del paciente, con control de pruebas e introducción de resultados a tiempo real, desde cualquier ubicación dentro del centro médico.
  • Consultar una aplicación de seguimiento y control de la medicación, con una interfaz ultra simplificada, con avisos y recordatorios de medicación, incluso con reconocimiento facial del paciente.

Y desde luego, como no puede ser de otra forma en un entorno en el que deben cumplirse las regulaciones más estrictas a nivel de privacidad y control de la información, disponemos de las herramientas más avanzadas para asegurar la información a todos los niveles. A nivel de dispositivo, encriptación total y políticas centralizadas para evitar el acceso no autorizado a la información, e incluso destrucción remota en caso de robo, gracias a Intune.  Control del flujo de datos sensibles, para bloquear, prevenir o monitorizar el acceso a los datos, pudiendo ver donde se almacenan, quién accede, cuando, y desde dónde, a quién se pueden enviar, a quién no, todo ello con detección a través inteligencia artificial y machine learning gracias a Azure Information Protecion

Resumen y conclusión

Tal y como hemos visto, incluir a los trabajadores de primera línea en la plataforma Microsoft 365 es una inversión que genera valor tanto a nivel de seguridad de datos y procesos como de engagement de los empleados en la propia organización.

Si tienes alguna duda sobre cómo hacerlo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros en info@crosspoint365.com

Realiza ventas más cercanas con Microsoft Relationship Sales

La llegada de las redes sociales ha revolucionado la forma de contactarnos y comunicarnos diariamente. Como no podía ser de otra manera, esta tendencia se ha trasladado también al mundo de los negocios, siendo LinkedIn la red social por excelencia en este ámbito.

Hoy en día, la mayoría de las empresas y los profesionales apuestan por tener presencia en esta red social, ya que constituye una fuente de fácil acceso a nivel de contactos, relaciones profesionales, búsqueda de empleo y por supuesto ventas.

Muchos equipos de venta nos han preguntado si sería posible disponer de toda esta información que se genera en LinkedIn en el CRM.  Si tú también te lo preguntas, estás de suerte, ya que es justamente lo que nos ofrece Microsoft Relationship Sales.

¿Qué es Microsoft Relationship Sales?

Microsoft Relationship Sales es una solución que combina Dynamics 365 Sales y LinkedIn Sales Navigator, ofreciendo a los comerciales toda la información que necesitan para establecer una relación más personal con sus clientes y contactos.

Gracias a la integración entre Dynamics 365 Sales y LinkedIn Sales Navigator, tu equipo comercial tendrá en el CRM de toda la información y actualizaciones que se genere en LinkedIn de tus clientes potenciales, cuentas y contactos.

Además, las interacciones realizadas directamente en LinkedIn se verán reflejadas en el timeline de los contactos de Dynamics 365 gracias a la sincronización diaria entre ambas aplicaciones. De esta manera, tendremos una visión unificada de todas las comunicaciones que se realizan día a día con nuestros contactos.

La sincronización de ambos sistemas permite que Dynamics 365 disponga de mayor cantidad de datos referentes a las necesidades de nuestros clientes y clientes potenciales, por tanto, tendremos la capacidad de optimizar nuestro proceso de venta para adaptarlo y tener en cuenta las necesidades que queremos cubrir. Si disponemos de más datos referenciados, el seguimiento de relaciones se podrá realizar a través del sistema de scoring que nos proporciona Microsoft Sales Relationship. Un sistema de puntuación basado en las indicaciones proporcionadas por Dynamics 365 y Microsoft 365.

Por último, Microsoft Sales Relationship te ayuda a conocer mejor a tus contactos, identificando aquellas personas con poder de decisión en las organizaciones, facilitando la búsqueda de compañeros en común que puedan presentarte o bien detectando intereses o necesidades que puedan ayudarte a romper el hielo con propuestas personalizadas.

Licenciamiento

Microsoft Relationship Sales tiene un precio de 121,76€ al mes por usuario, siendo obligatoria la suscripción de al menos 10 usuarios. Sin embargo, hay que tener en cuenta que, comparado con el precio unitario de sus dos componentes, Dynamics 365 Sales Enterprise (80,10€/mes/usuario) y LinkedIn Sales Navigator Teams (111€/mes/usuario), resulta en un ahorro significativo en la suscripción mensual.

Conclusión

En resumen, gracias a Microsoft Relationship Sales tendremos la capacidad de mejorar las interacciones con nuestros clientes, contar con más medios e información para forjar nuevas relaciones, optimizar nuestro proceso de venta teniendo en cuenta las necesidades e intereses del cliente y en definitiva mejorar la productividad y las ventas de nuestro departamento comercial.

Toma el control de tu información en Microsoft 365

Con el advenimiento de las soluciones en la nube cada vez generamos más datos que a su vez compartimos con más personas, pudiendo llegar a ser abrumador llevar el control real de nuestra información.

Hoy queremos hablarte del módulo de auditoría del centro de seguridad de Microsoft 365, la solución que nos permitirá no solo asegurar el cumplimiento normativo de nuestra organización, sino tener pleno control y conocimiento de quién y como accede a nuestros datos

Con este módulo podremos auditar absolutamente todo lo que pasa en nuestro tenant, como por ejemplo:

  • Quién y cuando accede a una determinada información: fichero, informe de BI, aplicación, etc.
  • Si se ha añadido un nuevo usuario invitado a nuestro directorio, y si este ha accedido a algún recurso.
  • Quién ha modificado los permisos o eliminado un contenido determinado.
  • Quién, cuando y como ha creado un nuevo flujo de automatización o aplicación Power App

El centro de seguridad de Microsoft 365, y en concreto su modulo de auditoria, nos dará la tranquilidad de que obtendremos las respuesta necesarias cuando se nos requieran, seamos directores de IT o responsables de gerencia, teniendo además  la posibilidad mediante la creación de alertas de tomar acciones correctivas concretas ante acciones determinadas.

¡Empecemos!

Acceso, activación y conceptos básicos 

La herramienta de búsqueda de registros de auditoría se encuentra a caballo entre dos portales: El centro de seguridad y cumplimiento de Microsoft 365 (en adelante CSC), y el centro de cumplimiento.

El primero acabará desapareciendo, distribuyendo su funcionalidad entre el mencionado centro de cumplimientoy un segundo portal llamado centro de seguridad. Esta funcionalidad está ya disponible en el nuevo centro de cumplimiento , por lo que en este caso nos dirigiremos allí.  

Una vez en el centro de seguridad vamos a Soluciones -> Auditar 

En el primer acceso, nos pedirá activar al registro de actividad, ya que, por defecto, viene desactivado en la plataforma. 

Si realizamos el acceso a través del CSC, el mensaje es ligeramente distinto pero la función la misma:

Una vez activado, el servicio tarda aproximadamente 2 horas en empezar a registrar la actividad de los usuarios (también de los administradores), con una profundidad de retención por defecto de 90 días, a contar desde la activación siendo imposible acceder a registros anteriores. Es posible ampliar la retención por defecto en función de las necesidades pagando únicamente el coste del almacenamiento Azure de la diferencia entre los 90 días y el periodo elegido.

Visión del panel y acciones auditables

Una vez activado, podremos configurar las búsquedas a través del asistente.

Aquí podemos modificar los siguientes campos:

  • Usuarios: Si queremos identificar a uno o varios usuarios com ejecutores de la acción auditada, de lo contrario lo dejaremos en blanco y buscará para todos los usuarios del tenant. En el momento de escribir este post, no es posible buscar por grupos de usuarios.
  • Archivo, carpeta, o sitio: Si la acción es relativa a uno de estos, puede acotarse su url total o parcialmente, apoyados por caracteres comodín, como asterisco.
  • Fecha de inicio y finalización si queremos acotar la búsqueda en un periodo determinado (siempre inferior a 90 días o el periodo configurado en nuestro caso).
  • El más importante: Actividades, donde podemos especificar el tipo de acción que queremos detectar. No las vamos a enumerar, porque son cientos, quedaros con la idea que se puede auditar prácticamente todo lo que se hace en el tenant, desde la lectura de un documento, a la creación de cualquier tipo de configuración recurso o contenido.

Una vez completada la búsqueda, en la parte inferior de la pantalla aparecerán los resultados con la información básica. Si lo deseamos, podemos expórtalos a CSV para analizar la información fuera de línea.

Si pulsamos sobre alguno de los registros, obtendremos información ampliada a todo detalle:

A comentar que a veces puede ser confuso configurar las primeras búsquedas, sea por desconocimiento del tipo de acción a auditar o por cómo funcionan los caracteres comodines y las url.

En este sentido, recomiendo realizar una exportación completa de los eventos durante un periodo más reducido. De esta forma podremos observar como la plataforma los registra, y así nos será más sencillo entender como buscarlos en el futuro.

Creación de alertas

Una opción interesante es la posibilidad de crear una alerta en el registro de búsqueda, para que en caso de que se produzca una determinada actividad, se notifique a ciertas personas, por ejemplo, al equipo de IT para su supervisión (aunque los destinatarios de las alertas pueden ser cualquier usuario).

Un ejemplo de aplicación claro es el de monitorizar la creación de flujos de PowerAutomate y aplicaciones PowerApp en los entornos por defecto de PowerPlatform, en los que, por diseño, no se puede limitar dichas acciones. Con este enfoque, podemos monitorizar a tiempo casi real todo lo que se crea en dichos entornos y tomar acciones correctivas antes de que sea demasiado tarde.

Actualmente la funcionalidad de creación de alertas, solo esta disponible en el antiguo  centro de seguridad y cumplimiento concretamente en el subapartado Buscar à Búsqueda de registros de auditoria

La experiencia de búsqueda es bastante similar a lo visto en el nuevo portal, pero aquí tenemos el botón llamado Nuevo directiva de alertas, que en ser presionado nos va a lanzar el asistente de creación de alertas, con las actividades que tengamos seleccionadas previamente en el panel de actividades.

Si lo preferimos, podemos modificar las actividades auditadas, así como dar un nombre y descripción identificativos. Atención: una vez creada la alerta podemos cambiar su configuración, destinatarios y descripción, pero no su nombre.

Para finalizar, un pequeño truco para administrar las alertas. El menú desde el que se gestionan no es visible desde ningún portal, y solo es accesible desde la url https://protection.office.com/managealerts

Aquí podremos, además de crear nuevas directivas, gestionar las existentes, con unas opciones bastante auto explicativas:

Look and feel

Una vez se produce una coincidencia sobre la acción configurada, se nos envía una notificación por correo electrónico, con los datos mas importantes del evento, para que podamos tomar la acción correctiva precisa en cada caso.

Resumen y cierre

En este articulo hemos navegado por una parte de los portales de seguridad y compliance de Microsoft 365, para conocer y activar sus herramientas de telemetría y auditoría de registros incluídas en la plataforma.

Con la cantidad de datos que generamos es crítico disponer de herramientas que nos permitan incrementar la automatización de la seguridad y del cumplimiento, tanto para aumentar nuestra productividad, como para cerrar gaps que puedan producirse debido al (mal) uso de las herramientas.

La búsqueda de registros de auditoría es una herramienta ideal para dar el primer paso en esta dirección.

Toma el control de tus proyectos con CrossProjects

Hoy en día hay muchas soluciones en el mercado enfocadas a la gestión de proyectos y tareas; desde aplicaciones de negocio como Dynamics 365 Project Operations, que te permiten gestionar todo el ciclo de vida de un proyecto con multitud de funcionalidades, hasta la más básica hoja de Excel que todos en algún momento hemos utilizado. De hecho, nosotros mismos empezamos imputando las horas en un Excel (o varios para ser exactos) ya que en los inicios de CrossPoint había más ilusión que presupuesto.

Es precisamente por este motivo por lo que decidimos crear CrossProjects, una solución basada en Microsoft 365 y la Power Platform, sin necesidad de adquirir licencias adicionales y con tres objetivos claros:

  • Simplificar la gestión y mantenimiento de los proyectos y sus tareas
  • Facilitar la imputación de horas
  • Dotar de visibilidad al estado de los proyectos

A continuación vamos a explicarte los diferentes componentes de la solución:

Back Office – SharePoint

Habilitamos un site de SharePoint desde el cual se pueden acceder a las siguientes funciones y entidades:

  • Clientes. Lista de SharePoint desde la cual puedes crear y editar todos tus clientes.
  • Proyectos. Lista de SharePoint desde la cual puedes crear y editar todos tus proyectos, así como vincularlos al cliente correspondiente.
  • Tareas. Lista de SharePoint desde la cual puedes crear y editar todas las tareas, así como vincularlas al proyecto correspondiente.
  • Horas. Lista de SharePoint donde se guardan todas las horas enviadas.
  • Entrada de horas. Acceso directo a la Power App Entrada de horas.
  • Cuadro de mandos. Acceso directo al informe de Power BI Gestión de proyecto.

En todas las listas de SharePoint se pueden personalizar los campos con mucha facilidad, así como administrar la propia seguridad de acceso y permisos.

Front end – Power App Entrada de horas

Para la entrada de horas creamos una app en formato dispositivo móvil para facilitar la imputación de horas a las tareas y proyectos desde cualquier lugar.

Además, la app te indica por cada día si ya has imputado todas las horas previstas (verde), si en un día te falta alguna hora por imputar (amarillo) o si no has imputado ninguna hora (rojo).

Dashboard – Power BI

Con el informe de Power BI podrás tener visibilidad del estado de tus proyectos y las imputaciones de un equipo. De esta forma podrás hacer una gestión proactiva, anticipándote a posibles desviaciones.

A diferencia del resto de funcionalidades, el informe de Power BI no está cubierto con las licencias de Microsoft 365, y por lo tanto es necesario adquirir una licencia de Power BI Pro.

Notificaciones y avisos – Power Automate

Por último, con CrossProjects también podrás automatizar avisos para ahorrarte la siempre desagradable tarea de recordar la imputación de las horas, o simplemente enviar notificaciones a tus compañeros.

 

En el caso de que tengas alguna duda de la solución o directamente quieras programar una demo, puedes contactar con nosotros en info@crosspoint365.com o directamente desde nuestro formulario web.

Automatiza el procesamiento de facturas con AI Builder

Si estás leyendo este artículo, seguramente sea porque todavía no has encontrado una solución óptima para procesar automáticamente las facturas de tus proveedores.

Pues tenemos buenas noticias, ya que gracias a un producto presentado hace poco más de un año por Microsoft, llamado Invoice Processing Automation, en adelante IPA, esta automatización puede ser una realidad en menos tiempo de lo que imaginas.

Esta solución, que se apoya en algoritmos de inteligencia artificial para extraer los datos de los documentos, nos proporcionará una base muy sólida con la que empezar a trabajar desde el minuto 0 y, además, podremos personalizarla en base a nuestras necesidades, como, por ejemplo, introduciendo una integración directa con nuestro ERP, implementado un sistema de aprobaciones para facturas que superen cierto importe o para aquellas en las que la fiabilidad de los datos leídos no sea la adecuada.

Para poder utilizar la solución IPA, primero de todo tendremos que ir a este enlace de AppSource e instalar el paquete en nuestro entorno de Power Platform.

Una vez instalada la solución, lo primero que tendremos que hacer es crear un modelo de AI Builder, en el cual cargaremos los distintos diseños de factura de nuestros proveedores y, posteriormente, identificaremos los campos que queremos extraer de dichos documentos.

Después de publicar el modelo, ya estamos en disposición de dar de alta los proveedores y las regiones asociadas a estos. Gracias a las regiones, podremos decidir qué campos son necesarios en función de las necesidades específicas de cada región.

Es importante mencionar que las regiones quedan vinculadas a un equipo dentro de la organización, por lo que los usuarios asignados a este equipo únicamente podrán visualizar las facturas de sus regiones.

A continuación, daremos de alta los proveedores, que como hemos comentado, quedarán asociados a una región. En este punto, es importante configurar correctamente el o los emails(s) del proveedor, ya que estas direcciones se utilizarán para procesar las facturas recibidas por correo electrónico. Si se recibe una factura de un remitente cuya dirección no está asociada a ningún proveedor, la factura quedaría pendiente de procesar.

Con esta configuración tan sencilla, ya estamos preparados para probar el producto. Para ello, enviaremos una factura adjunta desde la dirección de correo m.vidal@crosspoint365.com, por lo que la factura debería quedar vinculada al proveedor CrossPoint.

Dicho y hecho, justo después de recibir el correo, comprobamos como la factura ya aparece automáticamente en la aplicación:

Si entramos en el detalle de la factura, podremos observar el documento adjunto en el email (que podría ser tanto una imagen como un PDF) y lo más importante, comprobar que el modelo de AI Builder ha sido capaz de extraer correctamente toda la información del documento. Por último, desde esta misma aplicación, podremos corregir la información que consideremos incorrecta y dar por validada la factura.

Todo esto estÁ genial, ya que, con muy poco esfuerzo, habremos automatizado gran parte de nuestro proceso, pero que pasa si, por ejemplo, ¿queremos que se envíe la factura automáticamente a nuestro ERP o queremos recoger las facturas desde un directorio en vez de hacerlo por correo electrónico?

Pues bien, aquí es donde entra en juego la potencia de Power Platform (tecnología en la que se basa esta solución), ya que nos permitirá modificar la solución para adaptarla a nuestras necesidades. Es importante recordar que la Power Platform es una tecnología low-code, por lo que seremos capaces de realizar muchas mejoras sin apenas escribir código.

Por ejemplo, gracias a este flujo de Power Automate, si la factura no supera cierto importe, la registraremos directamente en el ERP, en caso contrario, solicitaremos una aprobación al responsable del proveedor:

Las aprobaciones las podemos recibir en la aplicación móvil de Power Automate, por correo electrónico e incluso directamente en el chat del propio Teams, al igual que disponemos de un histórico de todas nuestras aprobaciones, ya sean enviadas o recibidas.

Licenciamiento

Por último, y no menos importante, tenemos que hablar de cuanto nos costará a nivel económico implantar esta solución. Para poder utilizar el producto tal y como lo proporciona Microsoft, serían necesarias las siguientes licencias:

  • 1 licencia de Power Automate para el administrador de la solución
  • 1 licencia de Power Apps para el administrador de la solución
  • N unidades de AI Builder, en función del nº de documentos mensual (500$ / mes por 1600 facturas)
  • OPCIONAL: N licencias de Power Apps para los usuarios que validarán las facturas
    • Solo sería necesario si los usuarios quieren utilizar la app. Si las facturas entran directamente en el ERP o a través del sistema de aprobaciones no sería necesario, ya que las facturas se podrían consultar directamente en el ERP.

Conclusión

En resumen, gracias a la solución Invoice Processing Automation, obtendremos muchas ventajas respecto a soluciones desarrolladas a medida, ya que automatizaremos el procesamiento de las facturas de nuestros proveedores de forma muy rápida, obteniendo una fiabilidad muy alta gracias a la inteligencia artificial, con la posibilidad de poder adaptar la solución a nuestras necesidades mediante el uso de la Power Platform y, además, estaremos siempre a la última gracias a las actualizaciones y mejoras continuas por parte de Microsoft.

 

Balance 2020

Al igual que el año pasado, empezamos el nuevo año haciendo balance del anterior para poder reflexionar sobre qué hemos logrado, en qué podemos mejorar y los retos que nos hemos planteado. En el post de hoy intentaremos resumir este ejercicio en base a los objetivos que nos habíamos marcado.

Equipo

Durante este año se han incorporado Sandra para iniciar la práctica de Dynamics 365 Customer Engagement, Albert para liderar el departamento de infraestructura y Eugenia y Tere para reforzar el equipo de Dynamics AX.

A pesar de tener que hacer un onboarding totalmente en remoto y de las dificultades para vernos en persona, la integración al equipo ha sido total desde el principio.

Además nos hace especial ilusión destacar que el 75% de las incorporaciones hayan sido mujeres, y más en un sector como el nuestro.

El único pero ha sido que aún no hemos conseguido cubrir la posición de consultor senior de Dynamics 365 SCM, así que si estás leyendo estas líneas y cumples el perfil, no dudes en aplicar en nuestra oferta 🙂

Organización

Ya ha pasado casi un año desde la implantación del nuevo Branding y la verdad es que no podemos estar más contentos con el resultado; la adopción ha sido total y sentimos que refleja nuestros valores y cultura.

A nivel operativo, hemos conseguido cumplir el objetivo de dar un salto importante en la digitalización de la empresa, en gran parte gracias a que durante los primeros meses de pandemia muchos proyectos quedaron en stand-by y decidimos invertir el tiempo de nuestro equipo en proyectos internos. A continuación detallamos las principales soluciones que hemos implementado:

  • Business Central para gestionar nuestra contabilidad y finanzas.
  • Dynamics 365 Sales para llevar el control de las oportunidades y la gestión de los leads.
  • Dynamics 365 Customer Service para mejorar nuestro servicio de Soporte.
  • Hemos creado un Portal de Clientes con Power Apps Portals para facilitar la gestión de los casos de soporte y dar visibilidad y transparencia al estado de los proyectos y contratos.
  • Intranet basada en SharePoint para unificar toda la información y documentación corporativa, además de habilitar una área personal para cada persona del equipo.
  • Jet Analytics para unificar y explotar nuestros datos y Power BI para elaborar informes de gestión del negocio.

Por lo que respecta a la comunicación, toda la suite M365 y especialmente Teams ha sido clave para mantenernos cerca a pesar de trabajar 100% en remoto. Además, hemos implementado las siguientes reuniones periódicas y metodologías de trabajo para fomentar la colaboración y bienestar del equipo:

  • Follow ups cada viernes para compartir con todos las principales novedades de la semana.
  • Implantación de OKR (Objectives & Key Results) para alinear objetivos de empresa con los personales de cada uno y ayudar a mantener el foco en lo importante.
  • 1:1 para fomentar feedback sincero y detectar oportunidades para mejorar.
  • Azure DevOps para la gestión y colaboración de los proyectos tanto internos como de los clientes en una metodología agile.

Negocio

Todo lo anterior está muy bien, pero sin duda no estaríamos hablando hoy aquí si el negocio no acompañara. Por suerte, y en un año totalmente excepcional e imprevisible, hemos logrado cumplir nuestros objetivos tanto financieros como estratégicos, donde destacamos:

  • Ampliación de nuestra base de clientes sumado a la fidelización de los que ya teníamos.
  • Culminación de proyectos de éxito como la adopción de las Power Apps en Ausa o la implantación de Dynamics AX en Roquet.
  • Total adopción de nuestro nueva plataforma de Soporte con una media de 30 casos cerrados al mes.
  • Buena adaptación a realizar los cursos de formación en remoto, manteniendo los altos niveles de satisfacción que tenían los presenciales.

 

En resumen, estamos muy contentos de como nos ha ido el año, y más siendo conscientes de los momentos complicados que estamos viviendo.

A pesar de todo, afrontamos 2021 con la ilusión y las mismas ganas de seguir cuidando a nuestro equipo y captar el mejor talento para que juntos podamos seguir ayudando a nuestros clientes a ser cada día más competitivos y mejorar como organización.

¿Está tu ERP preparado para el Brexit?

El próximo 31 de diciembre de 2020 finaliza el periodo de transición que se acordó a principios de año con la salida del Reino Unido de la Unión Europea.

Entre las implicaciones más importantes a nivel empresarial en las relaciones entre las empresas españolas con las inglesas, encontramos que las ventas de productos se considerarán exportaciones, mientras que las compras de productos serán tratadas como importaciones con la consiguiente declaración de aduanas. Esto no sólo impacta a la hora de importar o exportar mercancía, sino también en la declaración de estas transacciones a Hacienda.

En este artículo vamos a ver algunos de los puntos a tener en cuenta para adaptar nuestro ERP Dynamics 365 FO a la nueva situación.

Parámetros de comercio exterior

Lo primero será indicar que el país GBR ya no es un miembro de la Unión Europea y que pasa a ser un tercer país en los parámetros de comercio exterior.

Para ello, iremos a Impuestos > Configuración > Comercio exterior > Parámetros de comercio exterior y luego al apartado de Propiedades de país/región.

 

Clientes

Una forma de identificar a aquellos clientes que son de Reino Unido es filtrar por su NIF ya que deberían comenzar con GB* desde el formulario de Clientes en Clientes > Clientes > Todos los clientes.

En los clientes identificados que se deberán actualizar, será necesario verificar dos campos dentro de la ficha del cliente:

1.Grupo de clientes: comprobar que están dentro del grupo correcto.

2. Grupo de impuestos: comprobar que tienen el grupo de impuestos correcto.

Proveedores

Realizaremos las mismas verificaciones, y correcciones si fuera necesario, que hemos seguido para clientes desde Proveedores > Proveedores > Todos los proveedores.

 

Configuración especial para Reino Unido + SII

En el caso de que se tenga configurado un grupo de cliente o de proveedores específico para Reino Unido y que se tenga que declarar el SII, entonces deberemos mirar también la configuración de las claves de régimen especial asociados a estos grupos.

Para ello iremos a Impuestos > Configurar > Mensajes electrónicos > Procesamiento de mensaje electrónico y en Campos adicionales de elemento de mensaje desde el campo ClaveRegimenEspecialOTrascencia navegaremos a las opciones:

En las opciones para cada clave deberemos comprobar que la configuración se adapta al cambio de legislación respecto a Reino Unido.

 

Como hemos visto, no hablamos de un cambio complejo en la configuración de D365FO. Sin embargo, es importante tener en cuenta que el impacto puede ir más allá de la herramienta, ya que las transacciones con Reino Unido tendrán el mismo tratamiento que una exportación/importación con todo lo que ello implica a nivel práctico y burocrático.

Por último, si tienes la versión anterior de Dynamics, AX 2012, los cambios en la configuración son prácticamente los mismos. No dudes en contactar con nosotros a info@crosspoint365.com en el caso que necesites ayuda.

Automatiza tu soporte con Power Virtual Agents

Agentless support, inteligencia artificial, lógica determinística… Son conceptos que todos hemos oído en alguna ocasión, y muchos, por lo menos de entrada lo vemos como algo poco comprensible, una especie de caja negra, pero ¿qué hay detrás de ello?

Hoy vamos a presentar una herramienta del ecosistema Microsoft 365, que nos introducirá de una forma muy suave en todo este mundo: Power Virtual Agents (de ahora en adelante PVA).

PVA nos permite diseñar autómatas de atención al cliente y soporte, utilizando un framework de diseño en el que no escribiremos ni una línea de código. A lo sumo, utilizaremos herramientas de las que ya hemos hablado en entradas anteriores, como Power Automate, y lógicamente el uso de variables que nos permitirán recopilar y tratar los datos de la interacción con los usuarios, para desarrollar una experiencia completa e integrada entre los distintos componentes de la suite Microsoft 365.

El objetivo final de la creación de un bot es resolver las preguntas más comunes y repetitivas que llegan a nuestro departamento de atención al cliente, y que implican una dedicación relevante del tiempo por parte de nuestro equipo de soporte. Si conseguimos reducirlas en gran parte, automatizando esta atención a través de un bot, conseguiremos aumentar el valor de nuestro equipo.

El hecho de no necesitar conocimientos avanzados de programación hace que esta tarea sea mucho más accesible. Deberemos centrarnos únicamente en el diseño determinístico: Preguntarnos, como piensan “los humanos”, cuáles son los disparadores que nos permitirán identificar los problemas de forma concisa, como hacer las preguntas para encauzar la conversación hacia donde nosotros queremos y no entrar en una divagación. Al fin y al cabo, la inteligencia artificial conceptualmente es eso, analizar el entorno a través de variables, y diseñar los mecanismos que nos permitirán llegar a las respuestas que esperen nuestros usuarios.

Vamos a empezar.

Creación del Bot

Para experimentar con la creación de bots, necesitaremos una licencia trial de Power Virtual Agents que podéis encontrar en el enlace. Como prerrequisito, se requerirá una cuenta de Microsoft 365, que podemos dar de alta también gratuitamente. El trial de PVA incluirá la capacidad necesaria para la base de datos de Common Data Service, los recursos de Power Automate y otros complementos que podamos usar en la solución.

Una vez dentro de la experiencia de prueba, la creación de nuestro primer bot será muy sencilla; en la parte superior derecha de la pantalla presionamos sobre el icono Bots -> Nuevo bot y rellenamos la información solicitada: nombre del bot, idioma en el que se comunicará con nuestros usuarios y en que entorno Common Data Service se provisionará.

Pasados unos minutos nuestro bot estará listo para su edición.

En la pantalla principal, veremos en la parte izquierda el menú donde accedemos a los distintos elementos de edición, en la parte central, el Chatbot donde en todo momento podemos testear los cambios que vamos realizando sobre el mismo, y en la derecha, un asistente con un guion y resumen de los principales pasos a seguir para publicar nuestro primer chatbot.

Antes de proceder a editarlo, tenemos que entender cómo funciona el sistema. De forma muy resumida: El bot estructura su “cerebro” en “Temas”. Los temas son ítems que definiremos para segmentar las conversaciones, e ir redirigiéndolas a través de estos micro relatos. Es clave, para controlar la complejidad del bot llevar la iniciativa de la conversación y hacer que esta fluya por cauces controlados. Por ejemplo; dando opciones para que el usuario elija entre una serie de elementos, por contraste a dejar preguntas abiertas que hacen que la conversación divague, y sea muy difícil llegar a puntos concretos.

Por defecto, se nos suministran una serie de temas preconfigurados, también dichos De sistema, que son elementos conversativos que sabemos que se deben incluir en cualquier conversación, como, por ejemplo, un saludo, o una despedida.

Si vamos Temas -> ¿Qué tal?  entraremos en el modo edición de las frases de entrada. Aquí, veremos los desencadenadores, que son las palabras que el chatbot estará esperando para mandar al usuario hacia esta línea de conversación. En todos los temas, excepto en los de sistema, se puede modificar los desencadenadores, y crear los que deseemos.

Si pulsamos sobre lienzo de creación, podemos entrar en la edición de la lógica de conversación, personalizar, los mensajes que se muestran en pantalla, y definir variables y condiciones.

Si pulsamos sobre el botón + que aparece al pasar el cursor entre cada nodo, podemos definir las acciones anteriormente comentadas.

Por ejemplo, si formulamos una pregunta, podremos gestionar la respuesta del usuario, y tratarla como una variable, que podemos determinar si estará disponible, solo en esta conversación, o en todo el contexto de la Power Platform, para tratarse en otras herramientas. En este caso, la respuesta a esta pregunta se almacenará en la variable PayIssue.

Aunque no profundizaremos en ello, las preguntas planteadas pueden capturar distintos tipo de variables, booleano, entero, texto, etc, e incluso podemos crear Entidades para deteriminar opciones que estarán disponibles en mas de un tema.

Una vez realizada toda la lógica del proceso, podemos cerrar cada una de las ramas lógicas del tema de varias maneras:

Si la lógica de la conversación va a través de un cauce que consideremos que resuelve la pregunta del usuario, o en la que se toma una acción para corregir su problema en la que no se requiere más interacción por parte de este, lo lógico será terminar con una encuesta de Dynamics 365 Customer Voice que dará por cerrada este línea.

Si la acción ha quedado pendiente, lo podríamos transferir a un agente de soporte técnico “humano” (Requiere de determinados módulos de Dynamics 365 Customer Service de los que no hablaremos hoy) para que el usuario recibiese soporte en tiempo real.

Finalmente, también podríamos dejar la conversación abierta, terminando con una pregunta. El sistema escanearía la entrada del usuario, buscaría entre los desencadenadores de los temas definidos, e intentaría redirigir la conversación a alguno de estos.

Enlazando con Power Automate.

Como en cualquier componente de la Power Platform, tenemos la posibilidad de utilizar el contenido del flujo de conversación y capturarlo en variables que podemos pasar entre los distintos sistemas. En este caso, utilizaremos el nombre de nuestro interlocutor, y el problema con el que se está enfrentando, que hemos capturado previamente en variables, y lo enviaremos a Power Automate para que este envíe un mensaje de Teams para que un miembro del equipo se ponga en contacto con el usuario, con el fin de resolver su problema.

Al pulsar sobre crear un flujo, se abrirá la ventana de edición de Power Automate, donde el primer paso será definir las entradas de información provenientes del flujo. En este ejemplo capturaremos el nombre de la persona que está interactuando con el chatbot y el tipo de problema que reporta, en este caso ambas entradas son de tipo texto.

Posteriormente, haremos el tratamiento de estas variables, en este caso utilizaremos el nombre y el tipo de problema para enviar un mensaje personalizado de Teams a través del conector relevante. Realmente, aquí podemos conseguir todo aquello que nos permite Power Automate, es decir casi cualquier cosa.

Una vez realizadas las acciones de automatización, se devuelve la acción a Power VA para continuar con el proceso de la lógica.

De vuelta a PVA, especificaremos que variables de las que hemos capturado durante nuestra conversación con el usuario, son las que le pasaremos a Power Automate para su tratamiento, según definidas en sus entradas.

Publicación

Una vez terminado el diseño del Bot, recordar que podemos ir testeando los cambios en la ventana de chat, podemos publicarlo para que los cambios sean visibles a través de todos los canales. Para publicar los cambios hechos hasta el momento iremos al menú Publicar -> Publicar

Una vez publicado, podremos hablar con el bot a través de Teams como si fuera un usuario más de nuestra organización, desde una web independiente dedicada para el bot, integrándolo con código iframe en un site de SharePoint o en nuestra web corporativa, publicándolo como una App móvil, desde Facebook… y mucho más.

Resumen y cierre

En este articulo hemos visto los principales componentes y conceptos de Power Virtual Agent, una primera aproximación potente, sencilla y sin código al mundo de los chatbots, que bien diseñada nos pueda ayudar a optimizar la carga y rendimiento de nuestro departamento de soporte y atención al cliente.

Nuevo curso de SharePoint Online para administradores

En los últimos meses estamos viendo como cada vez más empresas están apostando por Microsoft SharePoint para impulsar el trabajo en equipo, encontrar información rápidamente y favorecer la comunicación y colaboración con todas las personas de la organización.

Como siempre, desde CrossPoint creemos que la mejor forma de garantizar una correcta adopción de una herramienta es formando al equipo. Es por ello que hemos decidido añadir a nuestro actual catálogo de formación el curso de SharePoint online para administradores.

En este curso aprenderemos a gestionar la seguridad de acceso y de los datos, optimizar la productividad tanto de nuestros usuarios finales como de nuestro equipo IT y automatizar la gestión del contenido.

Además, también veremos algunas novedades como las nuevas listas de SharePoint o las plantillas de lookbook, de las que ya te hablamos en este artículo.

Como siempre, si quieres más información de los cursos puedes hacerlo a través de nuestro catálogo web o  contactarnos directamente a info@crosspoint365.com.

 

Gestiona las bolsas de horas con Dynamics 365 PSA y Power Automate

Dentro de nuestro sector, es muy común que los clientes contraten bolsas de horas para irlas consumiendo de forma gradual, según sus necesidades y prioridades. En CrossPoint no somos una excepción, y también ofrecemos este servicio a nuestros clientes especialmente en proyectos de soporte.

Con el objetivo de ser totalmente transparentes, decidimos utilizar Project Service Automation (PSA) para gestionar los proyectos y horas de los clientes, ya que gracias al Common Data Service (CDS) y a su integración nativa con los portales de Power Apps, los clientes pueden consultar sus horas en tiempo real a través de un portal web, y comprobar cuantas horas tienen disponibles, entre otras cosas.

No obstante, con el paso del tiempo, nos hemos encontrado con 2 tareas recurrentes que hemos decidido automatizar con Power Automate:

  1. Comprobación de las horas disponibles de cada cliente
  2. Envío de un informe mensual con el detalle de horas consumidas

En este post, nos centraremos en el primer punto, y veremos cómo crear un flujo programado de Power Automate, que nos avisará automáticamente cuando un cliente tenga disponibles menos de 10 horas, para que, de esta forma, podamos ofrecerle la renovación de forma proactiva.

Antes que nada, tenemos que identificar las entidades principales de CDS con las que vamos a trabajar en el flujo:

  • Cuentas: Clientes
  • Entradas de tiempo: Para recuperar las horas consumidas
  • Contratos de proyecto: Para recuperar las horas contratadas

Con esto, ya estamos listos para crear el flujo. Dado que se trata de un flujo programado, lo primero que tendremos que indicar es la periodicidad con la que se ejecutará, en este caso, cada día a las 09:00. A continuación, inicializaremos 3 variables que nos servirán para almacenar las horas contratadas, consumidas y disponibles de cada cliente.

A partir de aquí, las acciones que más vamos a utilizar en el flujo son las de obtener registros de CDS y modificar variables.

En el siguiente punto, recuperamos los clientes, y para cada uno de ellos, ejecutaremos las siguientes acciones:

1. Recuperamos el registro del cliente

2. Establecer las horas contratadas a 0

3. Comprobar si el cliente tiene activo el campo “Aviso bolsa de horas”

Este campo nos sirve para evitar que el aviso se envíe de forma indefinida para el mismo cliente (lo trataremos de nuevo en el punto 10). Si este campo está desactivado, cambiamos de cliente. En caso contrario, seguimos.

4. Obtener las bolsas contratadas del cliente a través de los contratos de proyecto

5. Sumar las horas contratadas a la variable correspondiente

Si no hay horas contratadas, significa que el cliente no tiene contratado este servicio, por lo que podemos pasar al siguiente cliente. En caso contrario, seguimos con el flujo.

6. Establecer las horas consumidas a 0

7. Obtener las horas consumidas del cliente a través de las entidades entradas de tiempo y proyectos

8. Calculamos las horas disponibles (horas contratadas – horas consumidas)

9. Comprobar si las horas disponibles son menor a 10.

10. En caso afirmativo, enviamos un mensaje por Teams al usuario correspondiente.

11. Si se ha enviado el mensaje correctamente, actualizamos el campo “Aviso bolsa de horas” del cliente a “No”, para que el día siguiente, no se envíe de nuevo el aviso.

El resultado del flujo se ve reflejado de la siguiente forma en un mensaje por Teams:

Esperamos que este ejemplo real te ayude a convencerte sobre el uso de la Power Platform en general, y de Power Automate en particular, así como de todas las posibilidades que nos puede ofrecer en nuestras tareas del día a día.