Uno de los grandes valores de la plataforma Microsoft 365, es el hecho de que las aplicaciones que forman parte del producto están en un proceso de evolución permanente, lo que favorece que la organización crezca continuamente. Gran parte de este enfoque de mejora por parte de Microsoft, se centra en facilitar la integración entre aplicaciones, para incrementar el valor de las herramientas no solo con nueva funcionalidad sino porque la información se hace accesible para los usuarios. Tener acceso directo a la intranet en Teams, especialmente en tiempos de trabajo remoto, es una de esas ventajas de la integración.
En efecto, Microsoft Teams es el paradigma de esta estrategia al actuar como concentrador de apps. La que hoy nos ocupa, Microsoft Viva Connections, nos facilita el enlace y la navegación de los recursos de nuestra intranet, con contenido útil, relevante y totalmente personalizable, presentado en formato de tarjetas.
¡Por cierto! Para acceder a esta funcionalidad de Microsoft Viva, no se requiere licencia adicional de Microsoft 365.
Como con toda buena receta, empezamos por los ingredientes. Para poder realizar esta configuración necesitaremos:
- Licencias de Microsoft 365: Cualquier plan que incluya Teams y Sharepoint Online, por ejemplo, Microsoft 365 Empresa básico.
- Una Intranet de Sharepoint Online, que esté establecida como Home Site en nuestro tenant.
- La navegación Global configurada en este sitio de intranet.
- Configuración de los paneles de Viva.
- Acceso administrativo al centro de Administración de Teams.
En este post, nos centraremos en cómo configurar Viva, así que pasaremos por alto el detalle de cómo adquirir licencias, o cómo diseñar tu Intranet, pero si lo deseas contacta con nosotros y te ayudaremos con tus dudas.
Primeros pasos para instalar la intranet en Teams: Home Site
El primer paso para configurar VIVA Connections será establecer el sitio principal, lo que designará como elemento más elevado de la jerarquía de sitios, y habilitará a su vez los menús de configuración de Viva Connections. Es importante no confundirlo con el sitio raíz, que es el sitio que contiene la url más corta de tu tenant (tenant.sharpeoint.com), o con un concentrador, que simplemente es un sitio que agrega a nivel lógico a otros sites.
Para designar el Home Site, navega hasta el centro de Administración de Sharepoint Online > Configuración > Sitio principal y selecciona Guardar.
El cambio puede tardar unos minutos en aplicarse, no debería ser más de una hora.
Sabremos que se ha activado cuando veamos en el site designado los siguientes menús de configuración de Microsoft Viva:
Establecer la navegación global para los recursos de la intranet
La navegación global es una barra de enlaces y aplicaciones que permitirá a nuestros usuarios desplazarse a través de los recursos más importantes de la intranet en Teams, independientemente de donde se encuentren en Sharepoint.
Para configurarla, habiendo activado el sitio principal, veremos el menú Navegación global en nuestro sitio principal de Sharepoint.
En este submenú, podremos habilitar la navegación y personalizarla tanto a nivel del logotipo que aparecerá posteriormente en la barra de inicio de Sharepoint, como de nombre, y lógicamente los enlaces al contenido, que podremos editar pinchando en el enlace remarcado en Azul.
La edición de la barra se realizará de forma muy similar a como se edita la navegación del sitio de Sharepoint, combinando niveles de profundidad, vínculos y Etiquetas.
Terminada la edición, podemos observar la experiencia de usuario, como se muestra en la siguiente imagen:
Creando los paneles de Microsoft Viva Connections para la intranet en Teams
Los paneles nos permiten agregar al menú lateral de la App de Viva un acceso de navegación rápido y visual en la intranet en Teams a aquellos elementos que consideremos importantes para el día a día de los empleados.
Para acceder a la edición de paneles, pulsaremos sobre la rueda del engranaje que identifica la configuración del sitio de Sharepoint, seguido de Configurar conexiones Viva.
Esto nos llevará a este elemento lateral, en el que pulsaremos Ver Panel.
Aquí accederemos a la vista de edición, en el que como podemos ver ya tenemos algunas tarjetas agregadas. No obstante, con el fin de mostrar el proceso de creación pulsaremos en Editar.
Ya en el modo Edición, se nos presenta la posibilidad de agregar tarjetas de distinto tipo. En este caso y en pro de la simplicidad de diseño hemos agregado tarjetas de tipo hipervínculo que enlazan con distintos elementos como son informes de PowerBI, Power Apps o simplemente aplicaciones web, distribuidas en distintos canales de Microsoft Teams y a las que, gracias a este elemento de Viva, podremos acceder desde un solo panel.
También podríamos agregar aplicaciones en modo integrado en el propio panel para que fueran accionables desde esta misma vista, e incluso el complemento de Tasks, podría integrarse perfectamente en este componente de visualización.
Así mismo, se nos presenta la experiencia de visualización y diseño, tanto en modo Escritorio, como en modo teléfono para tener en cuenta el acceso en ambos escenarios.
El modo edición de tarjetas, además del hipervínculo, nos permite enlazar otras apps como Turnos de Teams, Tasks o Aprobaciones, diseñar tarjetas con código SFPx e incluso integrar tarjetas adaptables, lo que merecería sin duda un nuevo artículo en exclusiva. ¡Estad atentos!
Activar Viva Connections en Teams
Una vez preconfigurados los elementos necesarios, podemos activar y publicar la aplicación de Viva en Teams.
Decimos efectivamente activar, porque por defecto la App Viva Connections viene desactivada. Eso es así, porque si alguien accediera a la app, antes de se haya llevado a cabo la configuración de los prerrequisitos mencionados esta no funcionaría adecuadamente. Por ello, Microsoft publica la app desactivada, para que una vez completados los requisitos seamos nosotros quienes decidamos cuando activarla.
Para hacerlo, navegaremos hasta el centro de administración de Microsoft Teams, Aplicaciones de Teams > Administrar aplicaciones.
Buscaremos la app Viva Connections en el buscador:
Pulsamos ahora sobre el nombre de la App, lo que nos llevará a los detalles. Allí pulsaremos sobre Personalizables accediendo al menú de ajuste de detalles como el nombre, logotipos, url, entre otros. A propósito, los logotipos deben tener un tamaño de 192×192 y de 32×32 respectivamente, por lo que será necesario editarlos previamente si los que disponemos no cumplen estas especificaciones.
Una vez modificados los detalles, pulsaremos en guardar. Cabe considerar que desde el momento de esta modificación hasta que se publique de forma a efectiva, pueden pasar hasta 24 horas.
Después de esto, volveremos a la pantalla de configuración en la que podemos publicar la aplicación, pulsando sobre el botón Permitir.
Al igual que con la operación anterior y muchas otras dentro del ecosistema Teams esta acción de publicación no es inmediata, puede pasar hasta 24 horas hasta que la App aparezca como disponible.
Pre-Instalar y anclar la app para los usuarios
Como paso final de esta configuración, vamos a realizar dos acciones; primero, preinstalar la aplicación y segundo, anclarla en la barra de aplicaciones de Teams, para conseguir el máximo impacto de manera transparente.
Para hacerlo nos desplazaremos al apartado Directivas de configuración del centro de administración de Teams, y editaremos la política que aplique a nuestros usuarios. En este ejemplo diremos que es la política global y que aplica por tanto a todos los empleados, pero podríamos tener distintas políticas para sub-grupos.
Pulsando sobre Agregar aplicaciones buscaremos la app que acabamos de y habilitar, y la agregaremos la lista. Este paso es importante, porque a diferencia de los usuarios de Teams de escritorio, que, eventualmente, podrían instalarse la app desde el catálogo de aplicaciones, los usuarios de Android necesitan que la preinstalamos desde este punto de menú.
Una vez preinstalada, podemos elegir el orden en el que se mostrará en el menú lateral de aplicaciones de nuestros usuarios, para ello, pulsaremos sobre el botón de agregar aplicaciones solo que esta vez en la sección de Aplicaciones ancladas. Una vez en lista, podremos subirla o bajarla según nuestras preferencias.
Experiencia de usuario en la intranet en Teams con Viva
Como resultado final, podemos ver la Intranet perfectamente integrada como App en Teams, con el menú de navegación global, y una experiencia de usuario muy similar a la obtenida vía Web.
Aunque en el diseño de nuestra intranet el panel no está integrado en la portada, podríamos mostrarlo en cualquier página de la intranet, incluida la propia portada, en formato horizontal o vertical.
En el cliente Android, la experiencia de usuario está diseñada para facilitar el acceso a los distintos contenidos de Viva Connections, desde una pestaña en nuestro cliente móvil.
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